Configurer une campagne d'événement sur Zeffy

Créez votre événement :

• Connectez-vous à votre tableau de bord Zeffy.

• Cliquez sur Campagnes dans le menu de gauche.

• Cliquez sur Nouvelle campagne en haut à droite.

• Sélectionnez Événement parmi les types de formulaires.

Guide de configuration étape par étape

Pendant que vous créez votre formulaire, le panneau d'aperçu à droite de l'écran vous montre à quoi il ressemblera pour vos donateurs, sur mobile comme sur ordinateur.

1) Titre de l'événement

• Entrez le titre de votre événement (un titre par défaut est proposé, mais vous pouvez le personnaliser).

2) Définir les dates et les heures de l'événement

• Ajoutez la date de votre événement (facultatif) et définissez une heure de début et de fin.

• Pour un événement à plusieurs dates, cliquez sur Ajouter une autre date, ou changez la récurrence de l'événement s'il a lieu chaque jour, chaque semaine, chaque mois, etc.

• Cliquez sur Ajouter date d'ouverture des ventes ou sur Ajouter date de clôture des ventes pour choisir quand les acheteurs peuvent acheter des billets pour votre événement. Si vous ne fixez pas ces dates, les ventes ouvrent à la création de la campagne et ferment à la fin de l'événement.

3) Ajouter le lieu de l'événement

• Cliquez sur + Ajouter une adresse pour entrer et rechercher l'adresse de votre lieu (facultatif).

4) Personnaliser la description du formulaire

• Ajoutez une description détaillée de votre événement.

• Indiquez les détails importants de l'événement et ce à quoi les participants peuvent s'attendre.

5) Apparence du formulaire

• Choisissez les couleurs de votre formulaire avec l'outil pinceau.

• Ajoutez une image de bannière ou une vidéo YouTube (en collant l'adresse URL, y compris un lien YouTube Shorts) en haut de votre formulaire.

• Téléversez le logo de votre OBNL (il s'affichera en haut à gauche, à côté du nom de votre organisme).

6) Configurer les billets

• Définissez le nombre total de billets offerts pour votre événement (facultatif. Pour en savoir plus sur les limites de billets, cliquez ici).

• Ajoutez différents types de billets :

  • Indiquez le nom du billet dans la section Titre (par exemple : admission générale, laissez-passer d'un jour, forfait famille, etc.).

  • Définissez un prix pour chaque type de billet.

  • Ajoutez une description de ce que comprend chaque billet.

⚠️ Plus d'options : cliquez sur Plus d'options sous chaque élément pour afficher d'autres options :

• Définir une disponibilité totale : si vous avez une quantité limitée de ce type de billet, vous pouvez fixer un nombre maximal pour ce type de billet.

7) Recueillir les renseignements des acheteurs et des invités

• Ajoutez des questions dans la section Par participant pour recueillir des renseignements sur chaque participant, ou dans la section Acheteur uniquement pour les recueillir une seule fois par achat.

• Choisissez le format de réponse (choix unique, choix multiples, case à cocher, etc.).

  • 💡 Pour recueillir le nom des participants, ajoutez une question par participant et choisissez le format de réponse Nom. Les réponses entrées dans ces champs s'affichent sur les billets électroniques et dans votre liste d'invités, ce qui facilite les rapports et le suivi des présences.

• Choisissez si les questions s'appliquent à tous les types de billets ou à certains seulement.

• Rendez les questions obligatoires au besoin.

• Définissez des limites de choix maximum. Une limite de choix maximum limite le nombre de fois que cette réponse peut être sélectionnée. L'option devient grisée lorsque la limite est atteinte.

  

Limites pour les questions à choix multiples

Pour les questions à choix multiples, vous pouvez limiter le nombre de fois que chaque option de réponse peut être sélectionnée. Par exemple, vous pouvez indiquer le nombre de repas, de tailles de vêtements ou de places offertes dans une activité !

Pour ce faire, choisissez une question à choix multiples ou à choix unique. Cliquez ensuite sur Limite maximum de choix sous la question.

Entrez ensuite la limite de chaque réponse dans le champ à droite. Sur le formulaire, vos acheteurs voient combien il reste de chaque choix.

Questions pour certains billets seulement

Cliquez sur Demander pour tous les types de billets si vous voulez poser la question pour chaque type de billet. Vous pouvez aussi préciser pour quels tarifs de billets cette question doit être posée.

8) Dons supplémentaires (Extras)

• Dans la section Extras de l'éditeur de formulaire, activez ou désactivez l'option de Don supplémentaire.

• Lorsqu'elle est activée, les acheteurs peuvent ajouter un don à votre organisme, et un reçu peut être généré pour ce don supplémentaire si votre compte est configuré pour le faire.

9) Ajouter des codes de réduction

• Ajoutez des codes de réduction avec des valeurs et des limites d'utilisation précises. En savoir plus sur les codes de réduction

  • Limite d'utilisation par date : si votre événement a plusieurs dates et heures, le code peut être utilisé le nombre de fois indiqué pour chaque date de l'événement. Si votre événement a une seule date, la limite par date ne s'applique pas.

10) Personnaliser votre billet électronique

• Personnalisez vos billets électroniques en ajoutant une bannière de billet.

11) Configurer les communications automatiques

Courriels de remerciement

• Lorsqu'un acheteur termine son achat, il reçoit un courriel de confirmation avec son ou ses billets électroniques, le reçu de la transaction et un message de remerciement que vous pouvez personnaliser dans l'éditeur de formulaire.

• Configurez vos courriels de remerciement avec :

  • Un objet et un contenu personnalisés

  • Des variables de personnalisation

  • Des boutons menant vers d'autres formulaires ou campagnes

  • Des images en pièce jointe

  • La couleur de votre courriel de remerciement est la même que celle choisie pour l'ensemble de votre campagne

Il n'est pas possible de désactiver les courriels de remerciement, car ils contiennent le reçu de la transaction de vos donateurs.

Courriels de rappel

• Avant la date de début de votre événement, vous pouvez programmer un courriel de rappel automatique envoyé à tous les acheteurs pour leur transmettre des informations importantes sur votre événement à venir.

• Vous pouvez programmer deux rappels envoyés à tous les acheteurs, et choisir combien de jours avant la date de début de l'événement chacun est envoyé.

• Si vous ne souhaitez pas envoyer de rappel, vous pouvez désactiver ces communications.

Pour rediriger les acheteurs vers une page de remerciement personnalisée au lieu de la page Zeffy par défaut après leur achat, consultez Comment rediriger les donateurs vers une page de remerciement personnalisée. Ce réglage se fait sur demande auprès de notre équipe de support.

12) Paramètres avancés

• Ajoutez un thermomètre d'objectif de campagne pour montrer la progression de vos ventes.

• Activez le paiement par chèque pour les montants de plus de 1 000 $.

• Configurez des courriels de notification pour plusieurs membres de l'équipe.

• Activez la traduction du formulaire (en français pour le Canada).

13) Partager votre événement

Une fois la configuration de votre formulaire terminée et que vous êtes prêt à le rendre public, vous pouvez le partager avec votre communauté. Pour savoir comment partager votre formulaire, consultez les instructions ici : Partager votre formulaire Zeffy.

Questions fréquentes :

Puis-je mettre en forme les descriptions des billets ou les questions personnalisées de mes formulaires ?

Pour le moment, notre logiciel ne permet pas de mettre en forme les descriptions des billets et les questions personnalisées. Nous vous invitons toutefois à soumettre cette suggestion sur notre plateforme de demandes de fonctionnalités. D'autres organismes pourront voter pour la fonctionnalité, et vous serez informé si notre équipe produit commence son développement et sa mise en ligne.

Est-il possible de permettre aux donateurs de téléverser des fichiers lors de leur inscription à un événement ?

Pour le moment, les donateurs ne peuvent pas téléverser de fichiers lors de leur inscription à un événement. Même si cette fonctionnalité n'est pas encore offerte, nous continuons d'améliorer votre expérience, et notre équipe de développement travaille constamment à améliorer la plateforme. De nouvelles fonctionnalités sont lancées chaque semaine pour répondre à vos besoins. Votez pour cette demande ici pour être informé si notre équipe produit commence son développement et sa mise en ligne.

Vous pouvez aussi joindre un fichier au courriel de remerciement automatique envoyé à vos donateurs. Ils pourront ainsi remplir le formulaire et vous le retourner. Vous pouvez aussi lire comment demander une décharge de responsabilité à vos participants ici et appliquer ces étapes à d'autres documents que vos donateurs doivent vous remettre.