Comment attribuer des numéros de table aux billets électroniques après l'achat
Ce qu'il faut savoir :
Les billets électroniques sont des documents PDF générés automatiquement au moment de l'achat. Ils ne peuvent plus être changés ni modifiés une fois émis.
Les invités ne verront pas les numéros de table sur leur billet électronique PDF si vous les ajoutez après l'achat.
Les numéros de table ajoutés en notes sont visibles par votre équipe dans le gestionnaire d'enregistrement et lors du scan des codes QR le jour de l'événement.
Si les numéros de table doivent apparaître sur les billets électroniques, vous devrez annuler les billets et en émettre de nouveaux (voir l'option 2 ci-dessous).
Les notes ajoutées dans le gestionnaire d'enregistrement sont sauvegardées sur le billet de chaque invité. Cette méthode fonctionne donc, que des billets électroniques aient été émis ou non.
Option 1 : ajouter les numéros de table en notes sur les billets (recommandé)
C'est la façon la plus rapide d'attribuer des numéros de table aux invités une fois les billets vendus. L'information sur la table est accessible à votre équipe d'accueil, mais n'apparaît pas sur le billet électronique de l'invité.
Étape 1 : ouvrir votre liste d'invités
Connectez-vous à votre compte Zeffy.
Cliquez sur Campagnes dans le menu de gauche.
Cliquez sur les trois points à droite de votre campagne d'événement et sélectionnez Gérer l'événement.
Passez à l'affichage Liste des invités.
Étape 2 : ajouter une note avec le numéro de table sur chaque billet
Trouvez le billet d'un invité avec la barre de recherche.
Cliquez sur le nom de l'invité. Une page s'ouvre à droite avec les détails de son billet.
Cliquez sur le bouton + à côté de la ligne Notes du billet.
Entrez le numéro de table (par exemple, « Table 5 ») dans le champ de la note.
La note est sauvegardée automatiquement.
Étape 3 : voir les attributions de tables pendant l'accueil
Le jour de votre événement, lorsque vous scannez le code QR d'un invité (y compris avec le gestionnaire d'enregistrement rapide de l'application Tap to Pay) ou que vous l'enregistrez manuellement avec le gestionnaire d'enregistrement, la note avec le numéro de table est visible par votre équipe dans les détails du billet.
Option 2 : annuler et émettre de nouveaux billets avec le numéro de table sur le billet électronique
Si les numéros de table doivent apparaître directement sur le billet électronique PDF, vous devez annuler les billets existants et en émettre de nouveaux. C'est plus long, mais les invités verront leur table sur leur billet électronique.
Avant de commencer : ajoutez à votre formulaire d'événement une question Par participant qui demande le numéro de table, et appliquez-la aux types de billets concernés. Les questions par participant sont posées pour chaque détenteur de billet et imprimées sur chaque billet électronique : les numéros de table apparaîtront donc sur les nouveaux billets. Une question Acheteur uniquement est posée une fois par achat et sauvegardée avec la commande. Elle est aussi sauvegardée dans le profil de contact de l'acheteur lorsque la question est liée à une propriété de contact.
Étape 1 : annuler les billets d'origine
Allez dans Paiements.
Recherchez le paiement avec le nom ou l'adresse courriel de l'acheteur.
Cliquez sur la transaction pour voir les détails (cliquez n'importe où sur la ligne du paiement, sauf sur le nom du contact).
Ouvrez le menu des actions en haut à droite, puis choisissez l'option pour rembourser ou annuler les billets.
Ne remboursez pas le paiement. Choisissez Annuler les billets pour annuler les billets associés.
Étape 2 : émettre manuellement de nouveaux billets avec l'information sur la table
Allez dans Paiements.
Cliquez sur + Ajouter un paiement en haut à droite de la page. Vous pouvez aussi ouvrir le profil de contact de l'acheteur, ouvrir le menu des actions et choisir Ajouter un paiement.
Sélectionnez le mode de paiement Gratuit pour émettre les billets sans frais.
Sélectionnez le type de billet approprié, puis le contact à qui envoyer les billets par courriel.
Entrez le numéro de table dans le champ de la question personnalisée.
Sélectionnez l'option d'envoi du courriel de confirmation pour que l'invité reçoive son nouveau billet électronique avec le numéro de table.
Cliquez sur Enregistrer.
L'invité recevra un nouveau billet électronique affichant son numéro de table.
Important : vous devez répéter ces étapes pour chaque détenteur de billet. Pour un grand événement avec beaucoup d'invités, l'option 1 (ajouter des notes) est beaucoup plus rapide.
Quelle option choisir ?
Choisissez l'option 1 (ajouter des notes) si :
Vous avez beaucoup de billets à mettre à jour
Votre équipe d'accueil aura accès au gestionnaire d'enregistrement ou au lecteur de codes QR
Vous voulez une solution rapide, sans émettre de nouveaux billets
Choisissez l'option 2 (émettre de nouveaux billets) si :
Vous avez peu de billets à mettre à jour
Les invités doivent voir leur numéro de table sur leur billet électronique PDF
Vous avez le temps d'annuler et d'émettre de nouveaux billets un par un