Connecter Zeffy à QuickBooks Online
L'intégration QuickBooks Online (QBO) de Zeffy synchronise automatiquement vos dépôts dans QBO. Quand un dépôt arrive dans votre compte bancaire, QuickBooks a déjà une écriture correspondante, ventilée par campagne, prête à être rapprochée en un clic.
Comment ça fonctionne
Quand Zeffy effectue un dépôt, il crée un Dépôt dans QuickBooks Online avec une ventilation ligne par ligne des revenus de chaque campagne. Quand votre flux bancaire importe ce même dépôt, QuickBooks le rapproche automatiquement du Dépôt déjà créé par Zeffy. Votre trésorier n'a qu'à cliquer sur Rapprocher, sans aucune catégorisation manuelle.
Vous pouvez aussi connecter Zeffy à QuickBooks avec Zapier. Consultez Intégrer Zeffy avec Zapier pour les instructions.
Étape 1 : connecter QuickBooks
Allez dans Finances > QuickBooks.
Cliquez sur Connecter à QuickBooks.
Terminez la connexion OAuth de QuickBooks.
Une fois la connexion faite, le nom de votre entreprise QuickBooks s'affiche, avec un bouton Déconnecter.
Remarque : la déconnexion supprime votre connexion QuickBooks ainsi que le compte bancaire et l'association des campagnes que vous aviez enregistrés. Si vous vous reconnectez, vous devrez choisir de nouveau votre compte bancaire et refaire l'association de vos campagnes. Une fenêtre de confirmation s'affiche avant la déconnexion.
Étape 2 : sélectionner votre compte bancaire
Dans la section Compte bancaire QuickBooks, ouvrez le menu déroulant.
Sélectionnez le compte bancaire où vos dépôts Zeffy apparaissent dans QuickBooks.
Cliquez sur Enregistrer.
C'est dans ce compte que Zeffy inscrit un Dépôt chaque fois qu'un dépôt est effectué.
Étape 3 : associer vos campagnes
C'est ici que vous associez chaque campagne Zeffy aux bons comptes de revenus QuickBooks. Le tableau d'association liste toutes vos campagnes avec jusqu'à trois champs :
Compte QuickBooks (obligatoire) : le compte de revenus où sont classés les revenus de cette campagne
Classe QuickBooks (facultatif) : un classement par service ou par programme, si votre organisme utilise les classes dans QuickBooks
Produit/Service QuickBooks (facultatif) : un suivi par article, au besoin
Les colonnes de classe et de produit/service s'affichent seulement si elles sont configurées dans votre compte QuickBooks.
Pour chaque campagne, sélectionnez un Compte QuickBooks dans le menu déroulant.
Au besoin, attribuez une Classe QuickBooks ou un Produit/Service QuickBooks.
Cliquez sur Enregistrer quand vous avez terminé. Vous pouvez enregistrer et revenir plus tard, même si certaines campagnes ne sont pas encore associées.
Remarque : si votre organisme utilise les fonds, les campagnes de dons sont associées au niveau du fonds plutôt qu'au niveau de la campagne. Les campagnes de billetterie, d'adhésion et les autres types de campagnes sont toujours associées au niveau de la campagne.
Les campagnes sans compte QuickBooks sont signalées par une icône ⚠️. Les transactions des campagnes non associées apparaissent comme non catégorisées dans QuickBooks. La synchronisation n'est pas bloquée, mais associer toutes vos campagnes garde votre comptabilité en ordre.
Dons additionnels et parts admissibles à un reçu fiscal
Les montants admissibles à un reçu fiscal sont classés dans cette section des dons, et non selon l'association des tarifs de la campagne. Une ligne d'association distincte couvre :
Les dons additionnels recueillis sur les formulaires de billetterie et d'adhésion
La part admissible à un reçu fiscal des ventes de billets (le montant au-delà de la juste valeur marchande)
Les tarifs entièrement admissibles à un reçu fiscal, par exemple un tarif d'adhésion entièrement admissible
Configurez-la une seule fois dans le tableau d'association des campagnes : elle s'applique automatiquement à toutes les campagnes.
Bannières d'avertissement
Si quelque chose demande votre attention, un indicateur rouge s'affiche sur la section Finances et sur l'onglet QuickBooks. Avertissements fréquents :
Aucun compte bancaire n'est sélectionné : l'étape 2 doit être terminée pour que les synchronisations puissent se faire.
Des campagnes ne sont pas associées : une ou plusieurs campagnes ne sont pas liées à un compte QuickBooks, et ces transactions apparaissent comme non catégorisées dans QuickBooks.
Une association ne fonctionne plus : un compte de revenus attribué à une campagne a été supprimé ou désactivé dans QuickBooks.
Avis par courriel
Zeffy vous envoie un courriel si :
Une synchronisation échoue (par exemple, à cause d'une connexion QuickBooks expirée ou d'une erreur d'API)
Une association ne fonctionne plus parce qu'un compte de revenus QuickBooks a été supprimé ou désactivé
Un dépôt synchronisé contenait des transactions de campagnes non associées
À savoir
Synchronisation à sens unique : Zeffy envoie les données vers QuickBooks. Les changements faits dans QuickBooks ne sont pas synchronisés dans Zeffy.
Dépôts futurs seulement : l'intégration synchronise les dépôts à partir de son activation. Les dépôts passés ne sont pas synchronisés rétroactivement.
Remboursements et contestations : ils ne sont pas envoyés comme des transactions séparées. Les remboursements et les contestations qui réduisent un dépôt apparaissent automatiquement comme lignes de remboursements et de contestations sur le Dépôt correspondant, regroupées par campagne ou par fonds. Ce qui n'y apparaît pas, par exemple des remboursements qui ne peuvent pas être associés à une campagne ou à un fonds, peut nécessiter une écriture de journal manuelle dans QuickBooks.
Synchronisation par dépôt : Zeffy crée un Dépôt par dépôt Zeffy, ventilé par campagne ou par fonds. Les transactions individuelles ne sont pas envoyées dans QuickBooks.