Gérer un tirage avec des ventes de billets en ligne et papier ou en personne
Configurer votre tirage
Avant de lancer votre tirage, assurez-vous de :
Vérifier les règles de votre autorité des jeux sur les tirages et obtenir les licences nécessaires
Déterminer combien de billets papier vous prévoyez vendre en personne
Configurer votre formulaire de tirage en ligne sur Zeffy
Gérer les numéros de billets
Nous recommandons deux approches pour gérer les numéros de billets entre les deux canaux de vente : la numérotation séquentielle et la saisie manuelle.
Étape 1 : numérotation séquentielle
Réservez une plage précise pour les billets papier (par exemple, les billets 1 à 1000)
Remplissez ce formulaire de demande de décalage des numéros de billets pour que votre formulaire en ligne génère des billets électroniques à partir de la fin de votre plage de billets papier (par exemple, à partir du billet nº 1001)
Ainsi, aucun numéro de billet ne sera en double entre les ventes papier et les ventes en ligne
Nous aurons besoin de
1. Le lien vers votre formulaire Zeffy.
2. Le numéro auquel vous voulez que vos billets commencent.
Les numéros de billets ne peuvent contenir que des chiffres : pas de lettres, de traits d'union ni de zéros au début. Par défaut, les billets commencent au numéro 1, mais vous pouvez demander un numéro de départ plus élevé avec le formulaire de décalage ci-dessus.
Le formulaire de décalage fixe seulement votre numéro de départ. La fin de votre plage de billets n'est pas configurée de notre côté : pour fermer les ventes à un billet précis, fixez une limite de billets sur votre formulaire comme décrit dans Comment limiter mes ventes ou fixer un nombre maximal de ventes ? Par exemple, si vous voulez vendre les billets 100 à 500, demandez un décalage et fixez votre limite de billets à 400 : les ventes se fermeront à la 400e vente, qui sera le billet numéro 500 avec le décalage.
Étape 2 : saisie manuelle
Enregistrez chaque vente de billet papier dans Zeffy pour que toutes vos ventes soient suivies au même endroit, que chaque vente papier génère un billet électronique et que vos dossiers restent exacts. Il y a deux façons d'ajouter une vente papier dans Zeffy : l'enregistrer comme paiement manuel depuis votre tableau de bord, ou enregistrer l'argent comptant directement dans l'application Tap to Pay pendant que vous vendez.
Enregistrer une vente papier comme paiement manuel (tableau de bord)
Connectez-vous à votre tableau de bord Zeffy sur un ordinateur.
Cliquez sur Paiements.
En haut de la page, cliquez sur Ajouter un paiement, puis sur Enregistrer un paiement.
Sélectionnez le formulaire de tirage sur lequel vous enregistrez la vente.
Sélectionnez le tarif de tirage acheté par l'acheteur.
Sélectionnez le mode de paiement qui s'applique : Espèce, Chèque, En nature (affiché seulement pour les organismes des pays où les paiements en nature sont permis) ou Autre. Pour offrir un billet gratuit, sélectionnez plutôt Gratuit : la valeur du paiement est fixée à zéro et aucun montant n'est enregistré.
Sélectionnez le contact de l'acheteur. Recherchez un contact existant par nom ou adresse courriel, ou créez une nouvelle fiche de contact en entrant son nom et son adresse courriel.
Cochez Envoyer un courriel au contact pour que l'acheteur reçoive son courriel de confirmation avec ses billets électroniques. Cette option reste grisée tant que le contact de l'acheteur n'a pas d'adresse courriel.
Si vous faites une erreur, vous pouvez supprimer une entrée manuelle depuis Paiements : ouvrez l'entrée, cliquez sur Plus dans le coin supérieur droit, puis sur Supprimer. Supprimer une entrée qui a un billet électronique annule automatiquement ce billet. Pour en savoir plus, consultez Supprimer un paiement saisi manuellement.
Enregistrer les ventes en argent comptant dans l'application Tap to Pay
Pour les ventes en personne, l'application Zeffy Tap to Pay vous permet d'accepter des paiements par carte directement sur votre téléphone et d'enregistrer l'argent comptant sur place. Vos ventes papier arrivent ainsi dans Zeffy au fur et à mesure, au lieu d'être saisies plus tard depuis le tableau de bord. Les formulaires de tirage fonctionnent dans l'application : les types de formulaires qui n'apparaissent pas dans Tap to Pay sont les formulaires d'encan, les dons récurrents et les formulaires d'adhésion.
Pour enregistrer un paiement en argent comptant dans l'application :
Ouvrez l'application Zeffy Tap to Pay sur votre appareil.
Sélectionnez le formulaire de tirage sur lequel vous vendez.
Sélectionnez le tarif de billet comme vous le feriez pour une vente par carte.
Au bas de la page, appuyez sur Enregistrer comme paiement en espèces, sous le bouton Passer à la caisse avec Tap to Pay.
Vérifiez les détails et confirmez pour enregistrer le paiement en argent comptant.
Les paiements en argent comptant s'affichent dans la section Paiements de votre tableau de bord comme tout autre paiement manuel : vous pouvez les consulter, les gérer et les supprimer au besoin. Enregistrer un paiement en argent comptant ne traite aucune transaction par carte ; le paiement est enregistré uniquement à des fins de suivi et de rapports.
Pour utiliser Tap to Pay, vous avez besoin de l'application installée sur un appareil compatible et d'un compte Zeffy vérifié, connecté au compte bancaire de votre organisme. Toutes les étapes de configuration sont dans Application : configuration de Zeffy Tap to Pay, et la marche à suivre complète pour l'argent comptant est dans Enregistrer un paiement en espèces / hors ligne dans l'application Tap to Pay.