Gäste am Tag Ihres Events einchecken: E-Tickets scannen oder Gäste manuell mit dem Check-in-Manager einchecken

Es gibt zwei Möglichkeiten, Gäste am Tag Ihres Events einzuchecken:

• Scannen Sie den QR-Code auf dem E-Ticket. Jeder Gast erhält per E-Mail ein E-Ticket mit einem QR-Code.

• Checken Sie Gäste manuell ein, indem Sie ihren Namen in der Gästeliste suchen. Nutzen Sie diese Möglichkeit für Gäste, die ihr Ticket nicht dabeihaben.

Wir empfehlen die Zeffy-Tap-to-Pay-App, denn damit können Sie beides mit demselben Smartphone erledigen. Wenn Sie die App nicht nutzen können, können Sie E-Tickets weiterhin mit der Kamera eines beliebigen Smartphones scannen oder Gäste manuell im Web einchecken.

Für jede Check-in-Option benötigt das verwendete Gerät eine Internetverbindung. Ein Offline-Check-in ist nicht möglich.

Bei jeder Option können Sie alle Tickets derselben Bestellung mit einem Klick einchecken. Weitere Informationen finden Sie unten unter Eine ganze Gruppe auf einmal einchecken.

Mit der Tap-to-Pay-App einchecken (empfohlen)

Mit der App kann Ihr Team E-Tickets scannen und Gäste manuell über das Smartphone einchecken und jederzeit zwischen den beiden Möglichkeiten wechseln.

Vor dem Event

Stellen Sie sicher, dass alle Personen, die Gäste einchecken, Folgendes haben:

• Die Zeffy-Tap-to-Pay-App ist installiert und Sie sind angemeldet. Weitere Informationen finden Sie unter App: Zeffy Tap to Pay einrichten.

• Die Berechtigung Auf Gästeliste über App zugreifen. Aktivieren Sie sie für jede Person unter Einstellungen → Nutzer verwalten. Die Berechtigung kann pro Kampagne erteilt werden. Alle Berechtigungen finden Sie unter Nutzerrollen, Berechtigungen und Übertragung der Kontoinhaberschaft.

Öffnen Sie Ihr Event

1. Tippen Sie in der App unten rechts auf Check-in.

2. Wählen Sie Ihr Event aus. Wenn Sie viele Events haben, nutzen Sie oben die Option Kampagnen suchen. Der Kreis neben jedem Event füllt sich, während Gäste eingecheckt werden.

Die Gästeliste Ihres Events wird geöffnet. Oben sehen Sie, wie viele Gäste eingecheckt, nicht eingecheckt oder storniert sind.

E-Tickets in der App scannen

1. Tippen Sie in der Gästeliste Ihres Events unten rechts auf die Schaltfläche mit dem QR-Code.

2. Halten Sie Ihr Smartphone über den QR-Code auf dem E-Ticket des Gasts.

Das Ticket wird automatisch eingecheckt und die zugehörigen Details werden geöffnet. Sie müssen keinen Browser-Link öffnen.

• Tippen Sie in einem dunklen Raum auf die Blitz-Schaltfläche unter dem Scan-Rahmen, um die Beleuchtung Ihres Smartphones einzuschalten.

• Wenn ein Gast sein Ticket nicht dabeihat, tippen Sie oben rechts auf Manuell einchecken, um ihn in der Liste zu suchen.

Gäste in der App manuell einchecken

1. Suchen Sie den Gast in der Gästeliste Ihres Events oder nutzen Sie Gäste suchen.

2. Tippen Sie auf den Kreis links neben dem Namen des Gasts. Ein grünes Häkchen zeigt an, dass der Gast eingecheckt ist.

Wenn eine Bestellung mehrere Tickets umfasst, erscheint jedes Ticket in einer eigenen Zeile mit dem Namen des Käufers und einer Nummer, zum Beispiel (1), (2), (3). Bei Tickets ohne Gastnamen wird nur die Nummer angezeigt.

E-Tickets mit der Smartphone-Kamera scannen (ohne App)

Jede Smartphone-Kamera und jede QR-Code-Scanner-App funktioniert; spezielle Hardware ist nicht erforderlich. Anders als bei der App wird bei jedem Scan ein Zeffy-Link im Browser geöffnet. Bevor das Ticket eingecheckt wird, müssen Sie bestätigen, dass Sie zum Personal gehören.

1. Öffnen Sie die Kamera Ihres Smartphones oder eine QR-Code-Scanner-App und halten Sie sie über den QR-Code auf dem E-Ticket.

2. Öffnen Sie den Zeffy-Link, auf den der QR-Code verweist.

3. Bestätigen Sie, dass Sie ein Teammitglied oder eine freiwillige Helferin bzw. ein freiwilliger Helfer sind, die bzw. der Gäste eincheckt.

• Wenn das Ticket gültig ist, wird es auf der Seite als eingecheckt angezeigt. Sie können zusätzliche Details öffnen, um die Scan-Daten zu überprüfen.

• Wenn das Ticket ungültig ist, wird auf der Seite das Datum des vorherigen Scans angezeigt.

Gäste manuell im Web einchecken (ohne App)

Nutzen Sie die Gästeliste Ihres Events oder den Check-in-Manager in Zeffy. Das funktioniert an einem Computer am Empfang oder über einen geteilten Link auf den Smartphones der freiwilligen Helferinnen und Helfer.

Über die Gästeliste einchecken

1. Öffnen Sie in Zeffy im Menü links Kampagnen.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Event-Kampagne und wählen Sie dann Event verwalten aus.

3. Wechseln Sie unterhalb der Fundraising-Gesamtsumme zur Gästelistenansicht.

4. Um mehrere Gäste gleichzeitig einzuchecken, markieren Sie die Kästchen links neben ihren Namen und klicken Sie dann in der Leiste oben in der Liste auf Check-in.

5. Um einen einzelnen Gast ein- oder auszuchecken, suchen Sie ihn über die Suchleiste und klicken Sie auf seinen Namen. Die Ticketdetails werden auf der rechten Seite der Seite geöffnet.

6. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Namen und wählen Sie Als eingecheckt markieren oder Als nicht eingecheckt markieren aus. Der Status wird sofort aktualisiert.

Check-in-Manager verwenden

Öffnen Sie in der Gästelistenansicht den Check-in-Manager, um Check-ins mit diesem speziellen Tool zu verwalten.

• Klicken Sie auf den Kreis links neben einem Gast, um ihn einzuchecken. Ein grünes Häkchen zeigt an, dass der Gast eingecheckt ist.

• Oben im Check-in-Manager sehen Sie, wie viele Check-ins abgeschlossen sind.

• Wenn ein Kauf mehrere Tickets umfasst, wird jeder Gast in einer eigenen Zeile angezeigt. Weitere Gäste werden ab Nr. 1 nummeriert.

• Wenn Sie den grünen Kreis deaktivieren, wird der Check-in rückgängig gemacht und der Gast gilt als nicht anwesend.

Den Check-in-Manager mit freiwilligen Helferinnen und Helfern teilen

Nutzen Sie Freigabelink kopieren, um den Check-in-Manager mit Ihrem Team zu teilen. Freiwillige Helferinnen und Helfer können den Link am Tag des Events auf ihrem Gerät öffnen.

Geteilte Links zur Gästeliste und zum Check-in-Manager funktionieren nur, solange Ihr Event aktiv ist. Nach dem Event werden sie als abgelaufen angezeigt. Laden Sie stattdessen einen Anwesenheitsbericht herunter.

Eine ganze Gruppe auf einmal einchecken

Eine Gruppe umfasst alle Tickets derselben Bestellung. Mit dem Gruppen-Check-in checken Sie alle Gäste dieser Bestellung mit einem Klick ein, anstatt jedes Ticket einzeln einzuchecken. Diese Option ist an vier Stellen verfügbar:

• Gästeliste in der Tap-to-Pay-App: Wenn Sie einen Gast einchecken, dessen Bestellung mehrere Tickets umfasst, erscheint unter dem Gast ein Link (zum Beispiel Gruppe mit 3 Personen einchecken). Die Zahl gibt an, wie viele Tickets der Bestellung noch nicht eingecheckt sind.

• QR-Code-Scanner in der Tap-to-Pay-App: Tippen Sie nach dem Scan auf die Schaltfläche, um die ganze Gruppe einzuchecken (zum Beispiel Ganze Gruppe einchecken (4)).

• QR-Code-Scan mit der Smartphone-Kamera: Wenn Sie den QR-Code einer Bestellung mit mehreren Tickets scannen, klicken Sie auf die Schaltfläche, um die ganze Gruppe einzuchecken (zum Beispiel Ganze Gruppe mit 4 Personen einchecken).

• Check-in-Manager im Web: Wenn Sie einen Gast einchecken, dessen Bestellung mehrere Tickets umfasst, erscheint unter seinem Namen eine Schaltfläche (zum Beispiel Annas Gruppe mit 4 Personen einchecken). Klicken Sie darauf, um die übrigen Tickets der Bestellung einzuchecken.

Die Gruppenoption wird nur angezeigt, solange in der Bestellung noch nicht eingecheckte Tickets enthalten sind. Add-ons aus der Bestellung sind beim Gruppen-Check-in nicht enthalten.

Nach dem Check-in

• Unabhängig davon, ob ein Ticket manuell oder per QR-Code eingecheckt wird: Sein Status wird im Anwesenheitsbericht auf „eingecheckt“ aktualisiert und es gilt als anwesend.

• Wenn ein Gast versehentlich eingecheckt wurde, können Sie den Check-in-Status zurücksetzen.

• Nach dem Event können Sie einen Anwesenheitsbericht herunterladen, aus dem hervorgeht, wer eingecheckt wurde und wer nicht teilgenommen hat.