Auf die Gästeliste Ihrer Kampagne zugreifen und sie mit Antworten auf Fragen herunterladen
Was ist die Gästeliste?
Die Gästeliste ist ein Bereich im Kampagnenmanager, in dem Sie Teilnehmer verwalten und die Anwesenheit erfassen können. Sie zeigt Folgendes an:
Wichtige Informationen zu jedem Gast, einschließlich Ticketstatus und Antworten auf benutzerdefinierte Fragen, die beim Checkout gestellt wurden.
Eine aktuelle Übersicht über die Anwesenheit beim Event. Sie sehen, wie viele Gäste während und nach dem Event eingecheckt haben – entweder durch Scannen des QR-Codes auf E-Tickets oder über den Online-Check-in-Manager.
Eine grafische Übersicht über die Antworten auf benutzerdefinierte Fragen. Ein Diagramm auf der linken Seite der Gästeliste zeigt, wie oft die jeweilige Antwort ausgewählt wurde.
Auf dieser Seite können Sie:
Ihre Gästeliste nach Ticketart, Ticketstatus und Antworten auf benutzerdefinierte Fragen filtern.
Eine E-Mail an alle oder einen Teil Ihrer Gäste senden
Auf Ihren Check-in-Manager zugreifen oder eine Gästeliste herunterladen
Gäste verwalten: ihren Ticketstatus ändern, Notizen zu ihrem Ticket hinzufügen, die beim Check-in eingesehen werden können (z. B. Tischzuweisung oder besondere Hinweise), oder einen neuen Gast zu Ihrer Liste hinzufügen
So greifen Sie auf die Gästeliste zu:
Melden Sie sich bei Ihrem Zeffy-Konto an
Öffnen Sie im Menü auf der linken Seite den Tab „Kampagnen“.
Klicken Sie rechts neben der Event-Kampagne auf die drei Punkte und wählen Sie „Verwalten“.
Öffnen Sie den Tab „Gästeliste“, um Ihre Gäste, Ticketinformationen, Antworten auf benutzerdefinierte Fragen und den Ticketstatus zu sehen.
Wenn jemand mehrere Tickets in einer Transaktion gekauft hat, werden die einzelnen Gäste in separaten Zeilen aufgeführt. Der Name des Käufers steht in der „Käufer“-Liste.
Auf den Check-in-Manager zugreifen oder die Gästeliste ausdrucken
So verwenden Sie den Online-Check-in-Manager:
Der Check-in-Manager ist eine online zugängliche Gästeliste, mit der Sie Personen bei ihrer Ankunft beim Event einchecken können. Sie können den Link zum Check-in-Manager mit allen Personen in Ihrer Organisation teilen, die für die Anwesenheitserfassung zuständig sind.
↗️ Mehr erfahren über den Check-in-Manager
Um den Online-Check-in-Manager aufzurufen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Check-in-Manager“ oben rechts im Feld „Anwesenheit“.
So laden Sie eine Liste Ihrer Gäste herunter oder drucken sie aus:
Um Ihre Gästeliste herunterzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Exportieren“ oberhalb der Gästeliste.
Wenn Ihr Event mehrere Termine umfasst, achten Sie darauf, oben auf der Seite den Datumsfilter anzuwenden, damit Sie die Gäste für bestimmte Termine Ihres Events exportieren.
Vor dem Export können Sie das Dateiformat auswählen: Excel-Tabelle oder PDF-Dokument (ideal zum Ausdrucken). Außerdem können Sie die Spalten in diesem Bericht anpassen.
Der PDF-Export ist auf die Anforderungen der Event-Verwaltung ausgelegt und ermöglicht es Ihnen, direkt auf dem Ausdruck Notizen zu machen – ideal, um Gäste einzuchecken oder vor Ort zusätzliche Informationen festzuhalten. Wenn Sie lieber digital arbeiten, bietet die Excel-Version einen eigenen Notizbereich, in dem Sie Informationen eingeben und bei Bedarf aktualisieren können.
Eine E-Mail an alle oder einen Teil Ihrer Gäste senden
So senden Sie eine E-Mail an alle oder einen Teil Ihrer Gäste:
Scrollen Sie nach unten zur Gästeliste.
Wenden Sie alle passenden Filter an (z. B. eine bestimmte Ticketart, einen bestimmten Status oder eine bestimmte Antwort auf eine benutzerdefinierte Frage).
Wählen Sie alle Gäste aus, indem Sie das Kästchen oben in der Liste markieren, oder wählen Sie einzelne Gäste aus, indem Sie das Kästchen neben ihrem Namen markieren.
Wählen Sie nach Ihrer Auswahl oben die Option „Neu: E-Mail“.
Den Ticketstatus eines Gastes ändern oder eine Notiz zum Ticket hinzufügen
So ändern Sie den Ticketstatus eines Gastes:
Suchen Sie über die Suchleiste nach dem Ticket und klicken Sie auf den Namen des Gastes. Rechts öffnet sich eine Seite mit den Ticketdetails.
Um den Gast einzuchecken, klicken Sie auf „Einchecken“.
Um den Status anderweitig zu ändern, klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Namen und wählen Sie „Als nicht eingecheckt markieren“ (wird nur angezeigt, wenn der Gast eingecheckt ist) oder „Als storniert markieren“. Der Status wird sofort aktualisiert.
Bei einem stornierten Ticket wird anstelle der drei Punkte die Schaltfläche „Ticket wiederherstellen“ angezeigt.
Um eine Notiz hinzuzufügen, klicken Sie neben der Zeile „Notizen“ auf die Schaltfläche „+“.
Einen neuen Gast zur Liste hinzufügen
Um einen Gast manuell über die Gästeliste hinzuzufügen, öffnen Sie den Bereich Gast hinzufügen und geben Sie die entsprechenden Informationen ein. Der neue Gast erscheint sofort in der Liste und kann wie jeder andere Teilnehmer eingecheckt oder per E-Mail kontaktiert werden.
