Eine Event-Kampagne auf Zeffy konfigurieren

 Erstellen Sie Ihr Event:

• Melden Sie sich bei Ihrem Zeffy-Dashboard an

• Klicken Sie in der Menüleiste auf der linken Seite auf „Kampagnen“.

• Klicken Sie dort oben rechts auf „+ Neue Kampagne“ und wählen Sie die Event-Option aus. 

• Wählen Sie unter den Formularoptionen „Event“ aus

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung

Während Sie Ihr Formular erstellen, können Sie im Vorschaufenster auf der rechten Seite des Bildschirms sehen, wie es Ihren Unterstützern auf Mobilgeräten und Desktop angezeigt wird.

1) Event-Titel 

• Geben Sie den Titel Ihres Events ein (standardmäßig ist „Jahresgala“ eingetragen, Sie können ihn jedoch anpassen).
  
  

2) Event-Daten und -Zeiten festlegen

• Fügen Sie das Datum Ihres Events hinzu (optional) und legen Sie eine Start- und Endzeit fest. 

• Klicken Sie bei Events mit mehreren Terminen auf „Weiteres Event-Datum hinzufügen“ oder ändern Sie die Wiederholung des Events, wenn es täglich, wöchentlich, monatlich usw. stattfindet.

• Legen Sie ein „Verkaufsenddatum“ fest, wenn Sie den Verkauf vor dem Startdatum Ihres Events beenden möchten. Wenn Sie kein Verkaufsenddatum festlegen, wird der Verkauf automatisch zur festgelegten „Startzeit“ beendet.

• Derzeit ist es nicht möglich, ein automatisches Startdatum festzulegen. Wenn Sie verhindern möchten, dass der Verkauf beginnt, bevor Sie Ihr Formular veröffentlichen, können Sie ihn manuell beenden (hier erfahren Sie, wie). 

3) Event-Ort hinzufügen

• Klicken Sie auf „+ Adresse hinzufügen“, um den Veranstaltungsort einzugeben und zu suchen (optional).

4) Formularbeschreibung anpassen

• Fügen Sie eine ausführliche Beschreibung Ihres Events hinzu.

• Fügen Sie wichtige Details zum Event sowie Informationen dazu hinzu, was die Teilnehmenden erwartet.

5) Formulardesign

• Wählen Sie mithilfe des Pinsels das Farbschema Ihres Formulars aus.

• Fügen Sie oben in Ihrem Formular ein Bannerbild oder ein YouTube-Video hinzu (indem Sie die URL einfügen).

  • Hinweis: YouTube Shorts werden derzeit nicht unterstützt.

• Laden Sie das Logo Ihrer gemeinnützigen Organisation hoch (es wird oben links neben dem Namen Ihrer Organisation angezeigt).

6) Tickets konfigurieren

• Legen Sie die Gesamtzahl der für Ihr Event verfügbaren Tickets fest (optional – um mehr über Ticketlimits zu erfahren, klicken Sie hier)

• Fügen Sie verschiedene Ticketarten hinzu:

  • Geben Sie den Namen des Tickets im Abschnitt „Titel“ an (z. B. Standardticket, Tagespass, Familienpass usw.). 

  • Legen Sie für jede Ticketart einen Preis fest.

  • Fügen Sie Beschreibungen dazu hinzu, was die einzelnen Tickets enthalten.

⚠️ Weitere Optionen: Klicken Sie unter jedem Artikel auf „Mehr anzeigen“, um weitere Optionen aufzurufen:

• Gesamtverfügbarkeit festlegen: Wenn die Anzahl dieser Ticketart begrenzt ist, können Sie für diese Ticketart ein Höchstmengenlimit festlegen. 

• Zuwendungsbestätigungen generieren: Wenn ein Teil des Ticketpreises für eine Zuwendungsbestätigung infrage kommt, können Sie die Option zum Generieren einer Zuwendungsbestätigung auswählen und den gewünschten Betrag festlegen.

• Gruppenticket erstellen: Dadurch werden mehrere Tickets in einem Kauf generiert. Diese Option eignet sich hervorragend für den Verkauf von Tischen oder das Anbieten vergünstigter Preise, wenn ein Käufer mehr als ein Ticket kauft. 

• Frühbucherkäufe: Wenn Sie einige Ihrer Tickets zum Frühbucherpreis verkaufen möchten, können Sie ein Datum festlegen, ab dem dieser Tarif nicht mehr zum Verkauf angeboten wird (Mehr erfahren).

• Zahlen Sie, was Sie können: Erlauben Sie Käufern, einen Betrag ihrer Wahl für die Teilnahme an Ihrem Event einzugeben (Mehr erfahren)

• Nur für Mitglieder: Erlauben Sie ausschließlich Ihren Mitgliedern, diese Ticketkategorie auszuwählen (Mehr erfahren)

• Kategorien hinzufügen: Gruppieren Sie Ihre Ticketarten in Kategorien, damit Käufer die im Formular angezeigten Inhalte filtern können. Siehe Kategorien erstellen, damit Käufer Ihre Tickets und Artikel sortieren können.

7) Informationen zu Käufern und Gästen erfassen

• Fügen Sie Fragen hinzu, um Informationen zu jedem Gast oder zum Käufer zu erfassen.

• Wählen Sie Antwortformate aus (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl, Kontrollkästchen usw.).

  • 💡Um die Namen der Gäste zu erfassen, wählen Sie als Antwortformat „Gastname“ (Fragentyp für Gäste) aus. Die in diesen Feldern eingegebenen Antworten werden auf den E-Tickets und Ihrer Gästeliste angezeigt, um die Auswertung und Anwesenheitsverwaltung zu erleichtern.

• Legen Sie fest, ob die Fragen für alle Ticketarten oder nur für bestimmte Ticketarten gelten.

• Machen Sie Fragen bei Bedarf zu Pflichtangaben.

• Legen Sie maximale Auswahlmengen fest. Durch das Festlegen einer maximalen Auswahlmenge wird begrenzt, wie oft diese Antwort ausgewählt werden kann. Die Option wird ausgegraut, sobald das Limit erreicht ist.

  

Auswahllimits für Fragen mit Mehrfachauswahl

Bei Fragen mit Mehrfachauswahl können Sie festlegen, wie oft jede Antwortoption ausgewählt werden kann. Mit diesem Feature können Sie beispielsweise angeben, wie viele Mahlzeiten, Kleidungsgrößen oder Plätze für Aktivitäten verfügbar sind!

Wählen Sie dazu „Mehrfachauswahl“ oder „Einzelauswahl“ als Fragentyp aus. Klicken Sie anschließend unter der Frage auf „Maximale Auswahlmenge“.

Anschließend können Sie im Feld rechts das für jede Antwort mit Mehrfachauswahl geltende Limit eingeben. Im Formular können Ihre Käufer sehen, wie viele Exemplare jeder Auswahl noch verfügbar sind.

Fragen nur für bestimmte Tickets

Sie können auf „Für alle Ticketarten fragen“ klicken, wenn die Frage für jede Ticketart gestellt werden soll. Sie können auch festlegen, für welche Ticketkategorien diese Frage gestellt werden soll.

8) Zusätzliche Spenden erfassen

• Sie können die Option aktivieren, mit der Käufer eine Spende an Ihre Organisation hinzufügen können und für die Zusätzliche Spende einen Beleg generieren können, wenn Ihr Konto entsprechend konfiguriert ist.

10) Rabattcodes hinzufügen

• Fügen Sie Rabattcodes mit bestimmten Werten und Nutzungslimits hinzu. Mehr über Rabattcodes erfahren

  • „Nutzungslimit pro Datum“: Wenn Sie ein Event mit mehreren Terminen und Uhrzeiten veranstalten, kann der Code für jedes Event-Vorkommen so oft verwendet werden, wie angegeben. Wenn Sie ein Event mit nur einem Termin veranstalten, gilt die Angabe „pro Datum“ nicht.

11) E-Ticket anpassen

• Passen Sie E-Tickets an, indem Sie ein Ticketbanner hinzufügen.

12) Automatisierte Kommunikation einrichten

Dankes-E-Mails

• Wenn ein Käufer seinen Kauf abschließt, erhält er eine Bestätigungs-E-Mail mit seinem/seinen E-Ticket(s), dem Transaktionsbeleg und einer Dankesnachricht, die Sie im Formular-Editor anpassen können.

• Konfigurieren Sie Dankes-E-Mails mit:

  • Individuellem Betreff und Inhalt

  • Variablen zur Personalisierung

  • Buttons, die auf andere Formulare/Kampagnen verlinken

  • Bildanhängen

  • Die Farbe Ihrer Dankes-E-Mail entspricht der Farbe, die Sie für Ihre gesamte Kampagne ausgewählt haben.

Es ist nicht möglich, die Dankes-E-Mails zu deaktivieren, da sie den Transaktionsbeleg für Ihre Spender enthalten.

Erinnerungs-E-Mails 

• Vor dem festgelegten Startdatum Ihres Events können Sie eine automatische Erinnerungs-E-Mail programmieren, die an alle Käufer gesendet wird und wichtige Informationen zu Ihrem bevorstehenden Event enthält. 

• Sie können zwei Erinnerungen programmieren, die an alle Käufer gesendet werden, und festlegen, wie viele Tage vor dem Startdatum des Events sie versendet werden sollen. 

• Wenn Sie keine Erinnerung senden möchten, können Sie diese Kommunikation deaktivieren.

Um Käufer nach Abschluss ihres Kaufs statt auf die standardmäßige Zeffy-Seite auf eine individuelle Dankesseite weiterzuleiten, siehe So leiten Sie Spender auf eine individuelle Dankesseite weiter. Dies wird auf Anfrage durch unser Support-Team eingerichtet.

12) Erweiterte Einstellungen

• Fügen Sie ein Thermometer für das Spendenziel hinzu, um den Fortschritt Ihrer Verkäufe zu teilen.

• Aktivieren Sie Scheckzahlungen für Beträge über 1.000 $.

• Richten Sie Benachrichtigungs-E-Mails für mehrere Teammitglieder ein.

• Aktivieren Sie die Übersetzung des Formulars (Spanisch für die USA, Französisch für Kanada).

13) Ihr Event teilen

Sobald Ihre Formularkonfiguration abgeschlossen ist und Sie bereit sind, es zu veröffentlichen, können Sie es mit Ihrer Community teilen. Informationen zum Teilen Ihres Formulars finden Sie in den Anweisungen hier: Ihr Zeffy-Formular teilen.

Häufig gestellte Fragen:

Kann ich die Beschreibungen der Ticketkategorien oder individuellen Fragen in meinen Formularen formatieren? 

Derzeit bieten wir in unserer Software keine Möglichkeit, Ticketbeschreibungen und individuelle Fragen zu formatieren. Wir empfehlen Ihnen jedoch, diesen Vorschlag auf unserer Plattform für Produktanfragen einzureichen. Dadurch können andere Organisationen für das Feature abstimmen, und Sie werden informiert, falls unser Produktteam mit der Entwicklung und Veröffentlichung beginnt. 

Kann ich ein festes Datum festlegen, an dem der Verkauf automatisch beginnt?  

Derzeit bieten wir in unseren Formularen keine Möglichkeit, den Verkauf automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt zu öffnen. Obwohl dieses Feature derzeit nicht verfügbar ist, empfehlen wir Ihnen, diesen Vorschlag auf unserer Plattform für Produktanfragen einzureichen. Dadurch können andere Organisationen für das Feature abstimmen, und Sie werden informiert, falls unser Produktteam mit der Entwicklung und Veröffentlichung beginnt. 

Alternativ können Sie den Verkauf vor dem Event manuell schließen und wieder öffnen, sobald Sie bereit sind, mit dem Ticketverkauf zu beginnen. Gehen Sie dazu zu Ihrem Dashboard, rufen Sie „Formulare“ auf, klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite Ihres Bildschirms, wählen Sie „Verkauf schließen“ aus und führen Sie bei Bedarf dieselben Schritte zum erneuten Öffnen durch. 

Ist es möglich, Spendern zu erlauben, bei der Registrierung für ein Event Dateien hochzuladen?

Derzeit bieten wir keine Möglichkeit, dass Spender bei der Registrierung für ein Event Dateien hochladen. Obwohl dieses Feature noch nicht verfügbar ist, arbeiten wir weiterhin daran, Ihre Erfahrung zu verbessern, und unser Entwicklungsteam arbeitet kontinuierlich an der Verbesserung der Plattform. Jede Woche werden neue Features veröffentlicht, um Ihre Anforderungen besser zu erfüllen. Stimmen Sie hier für diese Anfrage ab, um informiert zu werden, falls unser Produktteam mit der Entwicklung und Veröffentlichung beginnt. 

Alternativ können Sie der automatisierten „Dankes-E-Mail“, die an Ihre Spender gesendet wird, eine Datei beifügen. So können sie das Formular ordnungsgemäß ausfüllen und an Sie zurücksenden. Hier finden Sie eine hilfreiche Dokumentation :). Sie können außerdem hier nachlesen, wie Sie eine Verzichtserklärung von Ihren Teilnehmenden anfordern und diese Schritte auf andere Dokumente anwenden, die Ihre Spender möglicherweise einreichen müssen.