Eine Event-Kampagne auf Zeffy konfigurieren

 Erstellen Sie Ihr Event:

• Melden Sie sich bei Ihrem Zeffy Dashboard an

• Klicken Sie in der Menüleiste auf der linken Seite auf „Kampagnen“.

• Klicken Sie dort oben rechts auf „+ Neue Kampagne“ und wählen Sie die Option „Event“ aus. 

• Wählen Sie unter den Formulararten „Event“ aus

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung

Während Sie Ihr Formular erstellen, können Sie über das Vorschaufenster auf der rechten Seite des Bildschirms sehen, wie es Ihren Unterstützern auf Mobilgeräten und Desktop angezeigt wird.

1) Event-Titel 

• Geben Sie den Titel Ihres Events ein (standardmäßig ist „Jährliche Gala“ eingetragen, Sie können ihn jedoch anpassen)

2) Event-Daten und -Zeiten festlegen

• Fügen Sie das Datum Ihres Events hinzu (optional) und legen Sie eine Start- und Endzeit fest. 

• Klicken Sie bei Events mit mehreren Terminen auf „Weiteres Event-Datum hinzufügen“ oder ändern Sie die Wiederholung des Events, wenn es täglich, wöchentlich, monatlich usw. stattfindet.

• Legen Sie ein „Verkaufsenddatum“ fest, wenn Sie den Verkauf vor dem Startdatum Ihres Events beenden möchten. Wenn Sie kein Verkaufsenddatum festlegen, wird der Verkauf automatisch zur festgelegten „Startzeit“ beendet.

• Es ist derzeit nicht möglich, ein automatisches Startdatum festzulegen. Wenn Sie Verkäufe bis zur Veröffentlichung Ihres Formulars verhindern möchten, können Sie sie manuell beenden (hier erfahren Sie, wie). 

3) Event-Standort hinzufügen

• Klicken Sie auf „+ Adresse hinzufügen“, um den Veranstaltungsort einzugeben und zu suchen (optional).

4) Formularbeschreibung anpassen

• Fügen Sie eine ausführliche Beschreibung Ihres Events hinzu.

• Geben Sie wichtige Details zum Event sowie Informationen dazu an, was die Teilnehmer erwartet.

5) Formulargestaltung

• Wählen Sie über das Pinselwerkzeug das Farbschema Ihres Formulars aus.

• Fügen Sie oben in Ihrem Formular ein Bannerbild oder ein YouTube-Video hinzu (durch Einfügen der URL).

  • Hinweis: YouTube Shorts werden derzeit nicht unterstützt.

• Laden Sie das Logo Ihrer gemeinnützigen Organisation hoch (es wird oben links neben dem Namen Ihrer Organisation angezeigt).

6) Tickets konfigurieren

• Legen Sie die Gesamtzahl der für Ihr Event verfügbaren Tickets fest (optional – mehr über Ticket-Limits erfahren Sie, wenn Sie hier klicken).

• Fügen Sie verschiedene Ticketarten hinzu:

  • Geben Sie den Ticketnamen im Abschnitt „Titel“ an (z. B. allgemeiner Eintritt, Tagespass, Familienpass usw.). 

  • Legen Sie für jede Ticketart einen Preis fest.

  • Fügen Sie Beschreibungen dazu hinzu, was jedes Ticket beinhaltet.

⚠️ Weitere Optionen: Klicken Sie unter jedem Element auf „Weitere Optionen anzeigen“, um zusätzliche Optionen aufzurufen:

• Gesamtverfügbarkeit festlegen: Wenn die Anzahl dieser Ticketart begrenzt ist, können Sie eine Obergrenze für diese Ticketart festlegen. 

• Steuerbescheinigungen erstellen: Wenn ein Teil des Ticketpreises für eine Steuerbescheinigung berechtigt ist, können Sie die Option zum Erstellen einer Steuerbescheinigung aktivieren und den gewünschten Betrag festlegen.

• Gruppenticket erstellen: Dadurch werden mehrere Tickets in einem Kauf erstellt. Dies eignet sich hervorragend für den Verkauf von Tischen oder für vergünstigte Preise, wenn ein Käufer mehr als ein Ticket erwirbt. 

• Frühbucherkäufe: Wenn Sie einige Ihrer Tickets zu einem Frühbucherpreis verkaufen möchten, können Sie ein Datum festlegen, ab dem dieser Preis nicht mehr verfügbar ist (mehr erfahren).

• Zahlen Sie, was Sie können: Ermöglichen Sie Käufern, für die Teilnahme an Ihrem Event einen Betrag ihrer Wahl einzugeben (mehr erfahren)

• Nur für Mitglieder: Ermöglichen Sie ausschließlich Ihren Mitgliedern, diesen Ticketpreis auszuwählen (mehr erfahren)

• Kategorien hinzufügen: Gruppieren Sie Ihre Ticketarten in Kategorien, damit Käufer die auf dem Formular angezeigten Elemente filtern können. Siehe Kategorien erstellen, damit Käufer Ihre Tickets und Artikel sortieren können.

7) Informationen von Käufern und Gästen erfassen

• Fügen Sie Fragen hinzu, um Informationen von jedem Gast oder vom Käufer zu erfassen.

• Wählen Sie Antwortformate aus (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl, Kontrollkästchen usw.).

  • 💡Um die Namen der Gäste zu erfassen, wählen Sie als Antwortformat „Gastname“ (Fragentyp für Gäste) aus. Die in diesen Feldern eingegebenen Antworten werden auf den E-Tickets und Ihrer Gästeliste angezeigt, um die Berichterstellung und Anwesenheitsverfolgung zu erleichtern.

• Legen Sie fest, ob die Fragen für alle Ticketarten oder nur für bestimmte Ticketarten gelten.

• Machen Sie Fragen bei Bedarf zu Pflichtfragen.

• Legen Sie maximale Auswahlmengen fest. Durch das Festlegen einer maximalen Auswahlmenge wird begrenzt, wie oft diese Antwort ausgewählt werden kann. Die Option wird ausgegraut, sobald das Limit erreicht ist.

  

Limits für Fragen mit Mehrfachauswahl

Bei Fragen mit Mehrfachauswahl können Sie festlegen, wie oft jede Antwortoption ausgewählt werden kann. Mit dieser Funktion können Sie beispielsweise angeben, wie viele Mahlzeiten, Kleidungsgrößen oder Plätze bei Aktivitäten verfügbar sind!

Wählen Sie dazu „Mehrfachauswahl“ oder „Einzelauswahl“ als Fragentyp aus. Klicken Sie anschließend unter der Frage auf „Maximale Auswahlmenge“.

Anschließend können Sie im Feld rechts das für jede Antwort der Mehrfachauswahl geltende Limit eingeben. Auf dem Formular können Ihre Käufer sehen, wie viele Exemplare der jeweiligen Auswahl noch verfügbar sind.

Fragen nur für bestimmte Tickets

Sie können auf „Für alle Ticketarten fragen“ klicken, wenn Sie die Frage für jede Ticketart stellen möchten. Sie können auch festlegen, für welche Ticketpreise diese Frage gestellt werden soll.

8) Zusätzliche Spenden erfassen

• Sie können die Option aktivieren, mit der Käufer Ihrer Organisation eine Spende hinzufügen können und für die zusätzliche Spende eine Spendenbescheinigung erstellt wird, sofern Ihr Konto entsprechend konfiguriert ist.

10) Rabattcodes hinzufügen

• Fügen Sie Rabattcodes mit bestimmten Werten und Nutzungslimits hinzu. Mehr über Rabattcodes erfahren

  • „Nutzungslimit pro Datum“: Wenn Sie ein Event mit mehreren Terminen und Uhrzeiten veranstalten, kann der Code für jeden Event-Termin so oft verwendet werden, wie angegeben. Wenn Sie ein Event mit nur einem Datum veranstalten, gilt die Angabe „pro Datum“ nicht.

11) Ihr E-Ticket anpassen

• Passen Sie E-Tickets an, indem Sie ein Ticket-Banner hinzufügen.

12) Automatisierte Kommunikation einrichten

Dankes-E-Mails

• Wenn ein Käufer seinen Kauf abschließt, erhält er eine Bestätigungs-E-Mail mit seinen E-Tickets, einem Transaktionsbeleg und einer Dankesnachricht, die Sie im Formular-Editor anpassen können.

• Konfigurieren Sie Dankes-E-Mails mit:

  • Individuellem Betreff und Inhalt

  • Variablen zur Personalisierung

  • Schaltflächen mit Links zu anderen Formularen oder Kampagnen

  • Bildanhängen

  • Die Farbe Ihrer Dankes-E-Mail entspricht der Farbe, die Sie für Ihre gesamte Kampagne ausgewählt haben.

Die Dankes-E-Mails können nicht deaktiviert werden, da sie den Transaktionsbeleg für Ihre Spender enthalten.

Erinnerungs-E-Mails 

• Vor dem festgelegten Startdatum Ihres Events können Sie eine automatische Erinnerungs-E-Mail programmieren, die an alle Käufer gesendet wird, um wichtige Informationen zu Ihrem bevorstehenden Event mitzuteilen. 

• Sie können zwei Erinnerungen programmieren, die an alle Käufer gesendet werden, und festlegen, wie viele Tage vor dem Startdatum des Events sie versendet werden sollen. 

• Wenn Sie keine Erinnerung versenden möchten, können Sie diese Kommunikation deaktivieren.

Wenn Sie Käufer nach Abschluss ihres Kaufs statt auf die standardmäßige Zeffy-Seite auf eine individuelle Dankes-Webseite weiterleiten möchten, lesen Sie So leiten Sie Spender auf eine individuelle Dankesseite weiter. Diese Funktion wird auf Anfrage von unserem Support-Team eingerichtet.

12) Erweiterte Einstellungen

• Fügen Sie ein Thermometer für das Kampagnenziel hinzu, um den Fortschritt Ihrer Verkäufe zu teilen.

• Aktivieren Sie Zahlungen per Scheck für Beträge über 1.000 $ .

• Richten Sie Benachrichtigungs-E-Mails für mehrere Teammitglieder ein.

• Aktivieren Sie die Formularübersetzung (Spanisch für die USA, Französisch für Kanada).

13) Ihr Event teilen

Sobald die Konfiguration Ihres Formulars abgeschlossen ist und Sie bereit sind, es zu veröffentlichen, können Sie es mit Ihrer Community teilen. Wie Sie Ihr Formular teilen, erfahren Sie in dieser Anleitung: Ihr Zeffy-Formular teilen.

Häufig gestellte Fragen:

Kann ich die Beschreibungen der Ticketkategorien oder benutzerdefinierte Fragen in meinen Formularen formatieren? 

Derzeit bieten wir in unserer Software keine Möglichkeit, Ticketbeschreibungen und benutzerdefinierte Fragen zu formatieren. Wir empfehlen Ihnen jedoch, diesen Vorschlag auf unserer Plattform für Produktanfragen einzureichen. Dadurch können andere Organisationen für das Feature abstimmen, und Sie werden informiert, falls unser Produktteam mit der Entwicklung und Veröffentlichung beginnt. 

Kann ich ein festes Datum festlegen, an dem mein Verkauf automatisch beginnt?  

Derzeit bieten wir keine Möglichkeit, den Verkauf in unseren Formularen automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt zu öffnen. Obwohl dieses Feature derzeit nicht verfügbar ist, empfehlen wir Ihnen, diesen Vorschlag auf unserer Plattform für Produktanfragen einzureichen. Dadurch können andere Organisationen für das Feature abstimmen, und Sie werden informiert, falls unser Produktteam mit der Entwicklung und Veröffentlichung beginnt. 

Alternativ können Sie den Verkauf vor dem Event manuell schließen und wieder öffnen, sobald Sie bereit sind, mit dem Ticketverkauf zu beginnen. Gehen Sie dazu zu Ihrem Dashboard, navigieren Sie zu „Formulare“, klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite Ihres Bildschirms, wählen Sie „Verkauf schließen“ aus und führen Sie bei Bedarf dieselben Schritte zum erneuten Öffnen aus. 

Ist es möglich, Spendern zu erlauben, bei der Registrierung für ein Event Dateien hochzuladen?

Derzeit bieten wir keine Möglichkeit, dass Spender bei der Registrierung für ein Event Dateien hochladen. Dieses Feature ist zwar noch nicht verfügbar, aber wir arbeiten kontinuierlich daran, Ihr Erlebnis zu verbessern, und unser Entwicklungsteam arbeitet fortlaufend an der Optimierung der Plattform. Jede Woche werden neue Features veröffentlicht, um Ihre Anforderungen besser zu erfüllen. Stimmen Sie hier für diese Anfrage ab, um informiert zu werden, falls unser Produktteam mit der Entwicklung und Veröffentlichung beginnt. 

Alternativ können Sie der automatisierten „Dankeschön“-E-Mail, die an Ihre Spender gesendet wird, eine Datei anhängen. So können diese das Formular ordnungsgemäß ausfüllen und an Sie zurücksenden. Hier finden Sie eine hilfreiche Dokumentation :). Sie können außerdem hier nachlesen, wie Sie bei Ihren Teilnehmern eine Ausnahmegenehmigung anfordern und diese Schritte auf andere Dokumente anwenden können, die Ihre Spender möglicherweise einreichen müssen.