Einrichten einer Event-Kampagne auf Zeffy

 Erstellen Sie Ihr Event:

• Melden Sie sich bei Ihrem Zeffy-Dashboard an

• Klicken Sie in der Menüleiste links auf „Kampagnen“

• Klicken Sie dort oben rechts auf „+ Neue Kampagne“ und wählen Sie die Event-Option aus. 

• Wählen Sie in den Optionen für den Formulartyp „Event“ aus

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung

Während Sie Ihr Formular erstellen, können Sie über das Vorschaufenster auf der rechten Seite des Bildschirms sehen, wie es für Ihre Unterstützer auf Mobilgeräten und Desktop aussehen wird

1) Event-Titel 

• Geben Sie den Titel Ihres Events ein (standardmäßig ist „Jährliche Gala“ eingestellt, Sie können ihn jedoch anpassen)

2) Event-Daten und -Zeiten festlegen

• Fügen Sie das Datum Ihres Events hinzu (optional) und legen Sie eine Start- und Endzeit fest 

• Klicken Sie bei Events mit mehreren Terminen auf „Weiteres Event-Datum hinzufügen“ oder ändern Sie die Wiederholung des Events, wenn es täglich, wöchentlich, monatlich usw. stattfindet.

• Legen Sie ein „Verkaufsstartdatum“ oder ein „Verkaufsenddatum“ fest, um zu bestimmen, wann Käufer Tickets für Ihr Event erwerben können. Wenn Sie die Felder leer lassen, beginnt der Verkauf mit der Erstellung der Kampagne und endet mit dem Ende des Events.

3) Event-Ort hinzufügen

• Klicken Sie auf „+ Adresse hinzufügen“, um den Veranstaltungsort einzugeben und zu suchen (optional)

4) Formularbeschreibung anpassen

• Fügen Sie eine ausführliche Beschreibung Ihres Events hinzu

• Fügen Sie wichtige Details zum Event und Informationen dazu hinzu, was Teilnehmer erwarten können

5) Formulardesign

• Wählen Sie mithilfe des Pinsels ein Farbschema für Ihr Formular aus

• Fügen Sie oben in Ihrem Formular ein Bannerbild oder ein YouTube-Video hinzu (indem Sie die URL einfügen)

  • Hinweis: YouTube-Shorts werden derzeit nicht unterstützt.

• Laden Sie das Logo Ihrer gemeinnützigen Organisation hoch (es wird oben links neben dem Organisationsnamen angezeigt)

6) Tickets konfigurieren

• Legen Sie die Gesamtzahl der für Ihr Event verfügbaren Tickets fest (optional – um mehr über Ticketlimits zu erfahren, klicken Sie hier)

• Fügen Sie verschiedene Tickettypen hinzu:

  • Geben Sie den Ticketnamen im Abschnitt „Titel“ an (z. B. Standardticket, Tagespass, Familienpass usw.) 

  • Legen Sie einen Preis für jeden Tickettyp fest

  • Fügen Sie Beschreibungen dazu hinzu, was die einzelnen Tickets enthalten

⚠️ Weitere Optionen: Klicken Sie unter jedem Artikel auf „Mehr anzeigen“, um weitere Optionen aufzurufen:

• Gesamtverfügbarkeit festlegen: Wenn die Anzahl dieses Tickettyps begrenzt ist, können Sie eine Obergrenze für diesen Tickettyp festlegen. 

7) Informationen zu Käufern und Gästen erfassen

• Fügen Sie Fragen im Abschnitt „Pro Teilnehmer“ hinzu, um Informationen von jedem Teilnehmer zu erfassen, oder im Abschnitt „Nur Käufer“, um Informationen einmal pro Kauf zu erfassen

• Wählen Sie Antwortformate aus (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl, Kontrollkästchen usw.)

  • 💡Um die Namen der Teilnehmer zu erfassen, fügen Sie eine Frage pro Teilnehmer hinzu und wählen Sie das Antwortformat „Name“ aus. Die in diesen Feldern eingegebene Antwort wird auf E-Tickets und Ihrer Gästeliste angezeigt, um die Berichterstattung und Anwesenheitsverfolgung zu erleichtern.

• Legen Sie fest, ob Fragen für alle Tickettypen oder nur für bestimmte gelten

• Markieren Sie Fragen bei Bedarf als erforderlich

• Legen Sie maximale Auswahlgrenzen fest. Durch eine maximale Auswahlgrenze wird die Anzahl der möglichen Auswahlen dieser Antwort begrenzt. Sobald das Limit erreicht ist, wird die Option ausgegraut.

  

Fragenlimits für Fragen mit Mehrfachauswahl

Bei Fragen mit Mehrfachauswahl können Sie festlegen, wie oft jede Antwortoption ausgewählt werden kann. Mit diesem Feature können Sie beispielsweise angeben, wie viele Mahlzeiten, Kleidungsgrößen oder Plätze bei Aktivitäten verfügbar sind!

Wählen Sie dazu Mehrfachauswahl oder Einzelauswahl als Fragentyp aus. Klicken Sie anschließend unter der Frage auf „Maximale Auswahlgrenze“.

Anschließend können Sie im Feld rechts das für jede Antwort mit Mehrfachauswahl geltende Limit eingeben. Im Formular können Ihre Käufer sehen, wie viele Exemplare jeder Auswahl noch verfügbar sind.

Fragen nur für bestimmte Tickets

Sie können auf „Für alle Tickettypen fragen“ klicken, wenn Sie die Frage für jeden Tickettyp stellen möchten. Sie können auch festlegen, für welche Ticketkategorien diese Frage gestellt werden soll.

8) Zusätzliche Spenden (Add-ons)

• Aktivieren oder deaktivieren Sie im Abschnitt Add-ons des Formulareditors die Option für eine Zusätzliche Spende.

• Wenn die Option aktiviert ist, können Käufer Ihrer Organisation eine Spende hinzufügen. Für die Zusätzliche Spende kann ein Beleg erstellt werden, wenn Ihr Konto entsprechend konfiguriert ist.

10) Rabattcodes hinzufügen

• Fügen Sie Rabattcodes mit bestimmten Werten und Nutzungslimits hinzu. Mehr über Rabattcodes erfahren

  • „Nutzungslimit pro Datum“: Wenn Sie ein Event mit mehreren Terminen und Uhrzeiten veranstalten, kann der Code pro Event-Termin so oft verwendet werden, wie angegeben. Wenn Sie ein Event mit nur einem Datum veranstalten, gilt die Angabe „pro Datum“ nicht.

11) Ihr E-Ticket anpassen

• Passen Sie E-Tickets an, indem Sie ein Ticketbanner hinzufügen

12) Automatisierte Kommunikation einrichten

Dankes-E-Mails

• Wenn ein Käufer den Kauf abschließt, erhält er eine Bestätigungs-E-Mail mit seinen E-Tickets, dem Transaktionsbeleg und einer Dankesnachricht, die Sie im Formulareditor anpassen können.

• Konfigurieren Sie Dankes-E-Mails mit:

  • Individueller Betreffzeile und individuellem Inhalt

  • Variablen zur Personalisierung

  • Schaltflächen mit Links zu anderen Formularen oder Kampagnen

  • Bildanhängen

  • Die Farbe Ihrer Dankes-E-Mail entspricht der Farbe, die Sie für Ihre gesamte Kampagne ausgewählt haben

Es ist nicht möglich, die Dankes-E-Mails zu deaktivieren, da diese den Transaktionsbeleg für Ihre Spender enthalten.

Erinnerungs-E-Mails 

• Vor dem von Ihnen festgelegten Startdatum des Events können Sie eine automatische Erinnerungs-E-Mail programmieren, die an alle Käufer gesendet wird und wichtige Informationen zu Ihrem bevorstehenden Event enthält. 

• Sie können zwei Erinnerungen programmieren, die an alle Käufer gesendet werden, und festlegen, wie viele Tage vor dem Startdatum des Events sie versendet werden sollen. 

• Wenn Sie keine Erinnerung senden möchten, können Sie diese Kommunikation deaktivieren

Um Käufer nach Abschluss ihres Kaufs statt auf die standardmäßige Zeffy-Seite auf eine individuelle Dankesseite weiterzuleiten, lesen Sie So leiten Sie Spender auf eine individuelle Dankesseite weiter. Dies wird auf Anfrage von unserem Support-Team eingerichtet.

12) Erweiterte Einstellungen

• Fügen Sie ein Thermometer für das Spendenziel der Kampagne hinzu, um den Fortschritt Ihrer Verkäufe zu teilen

• Aktivieren Sie Scheckzahlungen für Beträge über 1.000 $

• Richten Sie Benachrichtigungs-E-Mails für mehrere Teammitglieder ein

• Aktivieren Sie die Übersetzung des Formulars (Spanisch für die USA, Französisch für Kanada)

13) Ihr Event teilen

Sobald Ihre Formularkonfiguration abgeschlossen ist und Sie bereit sind, das Formular zu veröffentlichen, können Sie es mit Ihrer Community teilen. Eine Anleitung zum Teilen Ihres Formulars finden Sie hier: Ihr Zeffy-Formular teilen.

Häufig gestellte Fragen:

Kann ich die Beschreibungen der Ticketstufen oder benutzerdefinierte Fragen in meinen Formularen formatieren? 

Derzeit bieten wir in unserer Software keine Möglichkeit, Ticketbeschreibungen und benutzerdefinierte Fragen zu formatieren. Wir empfehlen Ihnen jedoch, diesen Vorschlag auf unserer Plattform für Produktvorschläge einzureichen. Dadurch können andere Organisationen für das Feature abstimmen, und Sie werden informiert, falls unser Produktteam mit der Entwicklung und Veröffentlichung beginnt. 

Ist es möglich, Spendern das Hochladen von Dateien während der Anmeldung zu einem Event zu ermöglichen?

Derzeit bieten wir keine Möglichkeit, dass Spender bei der Anmeldung zu einem Event Dateien hochladen. Obwohl dieses Feature noch nicht verfügbar ist, arbeiten wir weiterhin daran, Ihre Erfahrung zu verbessern, und unser Entwicklungsteam arbeitet kontinuierlich an der Verbesserung der Plattform. Jede Woche werden neue Features veröffentlicht, um Ihre Anforderungen zu erfüllen. Stimmen Sie hier für diese Anfrage ab, um informiert zu werden, falls unser Produktteam mit der Entwicklung und Veröffentlichung beginnt. 

Alternativ können Sie eine Datei an die automatisierte „Dankeschön“-E-Mail anhängen, die an Ihre Spender gesendet wird. So können diese das Formular vollständig ausfüllen und an Sie zurücksenden. Hier finden Sie eine hilfreiche Dokumentation :). Sie können außerdem hier nachlesen, wie Sie bei Ihren Teilnehmern eine Befreiung beantragen, und diese Schritte auf andere Dokumente anwenden, die Ihre Spender möglicherweise einreichen müssen.