Ein Event mit mehreren Terminen und Uhrzeiten einrichten
Ein Event-Formular mit mehreren Terminen konfigurieren
Diese Funktion eignet sich ideal, wenn Sie Tickets für Shows, Museumsbesuche, Aufführungen, Kurse oder andere Events verkaufen, die mehr als einmal stattfinden.
Wenn Sie ein Event mit mehreren Terminen konfigurieren, wählen die Käufer Ihrer Tickets zuerst das Datum und die Uhrzeit aus, an denen sie teilnehmen möchten, und fahren anschließend mit der Ticketauswahl fort.
Da der Käufer zuerst das Datum auswählt, sollten die Ticketpreise nicht an ein bestimmtes Datum oder eine bestimmte Uhrzeit gebunden sein (zum Beispiel Standardticket oder Familienpass). Erstellen Sie im selben Formular niemals ein Ticket mit einem Namen, der ein Datum oder eine Uhrzeit enthält, etwa „Freitag, 3. September, 10 Uhr“.
Die Informationen für jeden hinzugefügten Termin sind bei allen Terminen genau gleich – es ist nicht möglich, unterschiedliche Tickets oder Informationen für verschiedene Termine anzubieten.
So sieht das Formular für die Teilnehmenden aus:
So richten Sie Ihr Formular ein:
Öffnen Sie den Bereich „Kampagnen“ in Ihrem Konto und klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Neue Kampagne“, um eine neue Kampagne zu erstellen (oder klicken Sie rechts neben Ihrem bestehenden Event auf „Bearbeiten“).
Öffnen Sie den Bereich „Datum und Uhrzeit“.
Dort können Sie die Termine Ihres Events hinzufügen.
Wenn das Event täglich, wöchentlich oder monatlich immer zur gleichen Uhrzeit stattfindet:
Klicken Sie unter dem Datum auf „Findet einmal statt“ und wählen Sie im Dropdown-Menü die Häufigkeit des Events aus. Die Termine zwischen dem angegebenen Start- und Enddatum werden automatisch in der Dropdown-Liste angezeigt.Wenn das Event an unregelmäßigen Terminen oder zu unterschiedlichen Uhrzeiten stattfindet:
Lassen Sie beim ersten Datum die Einstellung „Findet einmal statt“ bestehen und klicken Sie auf „Weiteres Datum hinzufügen“, um weitere Termine oder Uhrzeiten hinzuzufügen.
Sie können für jeden Termin ein Verkaufsende festlegen. Wenn Sie den Ticketverkauf für einen bestimmten Zeitraum vor dem Termin einstellen möchten, legen Sie für diesen Tag ein „Verkaufsende“ fest. Dadurch wird die Ticketauswahl deaktiviert, wenn dieses Datum ausgewählt ist. Sie müssen kein Verkaufsende festlegen.
⏰ Möchten Sie die Termine und Uhrzeiten Ihres Events für eine bestimmte Zeitzone festlegen? Die Zeitzoneneinstellung finden Sie in den „Erweiterten Einstellungen“ des Kampagneneditors.
Erstellen Sie Ihre Ticketkategorien und legen Sie deren Verfügbarkeit fest
Öffnen Sie den Bereich „Tickets“ im Formular-Editor, um Ihre Tickets zu konfigurieren.
Es ist nicht möglich, für jeden Termin Ihres Events unterschiedliche Ticketpreise, Ticketarten oder Mengen anzubieten. Die von Ihnen konfigurierten Tickets sind an jedem Tag verfügbar, an dem Ihr Event stattfindet.
Benennen Sie Ticketarten nicht nach einem Datum oder einer Uhrzeit, wenn Sie im Bereich „Datum und Uhrzeit“ bereits Termine hinzugefügt haben. Käufer wählen zuerst in der Terminliste aus, wann sie teilnehmen möchten, und wählen dann eine Ticketkategorie (zum Beispiel Standardticket oder Familienpass). Wenn Sie zusätzlich Tickets mit Namen wie „Freitag, 3. September, 10 Uhr“ erstellen, fordert das Formular die Käufer zweimal zur Auswahl eines Datums auf. Verwenden Sie nur eine Methode: entweder mehrere Termine im Bereich „Datum und Uhrzeit“ mit Ticketkategorien, die nicht an ein bestimmtes Datum gebunden sind, oder Ticketarten mit Datumsnamen und einem einzelnen Event-Termin – niemals beides im selben Formular.
Ticketverfügbarkeit und -mengen bei Events mit mehreren Terminen
Unter „Gesamtzahl der Tickets pro Datum“ geben Sie an, wie viele Tickets insgesamt pro Datum verkauft werden können. Diese Zahl umfasst alle Ticketarten, die Sie erstellen. Sobald dieses Limit erreicht ist, wird der Verkauf geschlossen.
Um eine begrenzte Ticketmenge pro Ticketart festzulegen, klicken Sie beim Ticket, für das Sie ein Limit festlegen möchten, auf „Weitere Optionen anzeigen“ und geben Sie im Feld unter „Anzahl der für diesen Tarif pro Event-Termin verfügbaren Tickets“ die verfügbare Menge ein. Dadurch wird die Anzahl dieser Ticketart begrenzt, die pro Veranstaltungstermin ausgewählt werden kann.
Es ist nicht möglich, ein Ticketlimit für alle Termine festzulegen. Die Limits gelten pro Datum und Uhrzeit, an dem das Event stattfindet.
5. Richten Sie Ihre Erinnerungs-E-Mail ein. Öffnen Sie im Formular-Editor das Menü „Automatisierte Kommunikation“, um Ihre Erinnerungs-E-Mail zu konfigurieren.
Standardmäßig werden die Erinnerungs-E-Mails 7 Tage und 1 Tag vor Ihrem Event mit einer allgemeinen Nachricht versendet. Sie können festlegen, wie viele Tage vor dem Event die E-Mail versendet werden soll, und die Nachricht bearbeiten. Außerdem können Sie den Versand der Erinnerungs-E-Mail deaktivieren.
Die Erinnerung wird den Teilnehmenden je nach ausgewähltem Datum und Uhrzeit zu unterschiedlichen Zeitpunkten gesendet. Sie wird genau die festgelegte Anzahl von Tagen vor dem Datum und der Uhrzeit des von der teilnehmenden Person ausgewählten Events versendet. Weitere Informationen zu Erinnerungs-E-Mails finden Sie hier.
Verkaufs- und Teilnahmereports für ein Event mit mehreren Terminen abrufen
Für die gesamte Kampagne mit mehreren Terminen:
Öffnen Sie den Tab „Kampagnen“.
Klicken Sie rechts neben Ihrem Event auf die drei Punkte.
Klicken Sie auf „Event verwalten“.
Rufen Sie den Tab „Übersicht“ auf, um die insgesamt gesammelten Gelder, die Gesamtzahl der Gäste, die Aufschlüsselung nach Ticketart und eine Aufschlüsselung der Ticketverkäufe nach Datum einzusehen.
Für einen bestimmten Termin:
Öffnen Sie den Tab „Kampagnen“.
Klicken Sie rechts neben Ihrem Event auf die drei Punkte.
Klicken Sie auf „Event verwalten“.
Um Ihre Verkäufe nach einem bestimmten Datum zu filtern, wählen Sie oben auf der Seite den Filter „Alle Termine“ aus.
Öffnen Sie anschließend den Bereich „Zahlungen“ in der Kampagnenverwaltung.
Klicken Sie auf „Exportieren“, um einen Report Ihrer Käufe für diesen Event-Termin herunterzuladen.
Sie können auch Ihre Gästeliste öffnen, den Gast auswählen, der sich für diesen Termin registriert hat, und dann oben rechts auf „Exportieren“ klicken.
Um schnell den insgesamt gesammelten Betrag für Ihr Event und die Gesamtzahl der gekauften Tickets einzusehen, rufen Sie den Bereich „Übersicht“ auf. Dort finden Sie die insgesamt gesammelten Gelder, die verkauften Tickets und die Ticketverkäufe:
So senden Sie Ihren Teilnehmenden für einen bestimmten Termin eine E-Mail über Zeffy
Öffnen Sie den Tab „Kampagnen“.
Klicken Sie rechts neben Ihrem Event auf die drei Punkte.
Klicken Sie auf „Event verwalten“.
Wählen Sie oben auf der Seite den Filter „Alle Termine“ aus, um Ihre Verkäufe nach dem betreffenden Datum zu filtern.
Nachdem Sie den Filter angewendet haben, öffnen Sie den Bereich „Gästeliste“. Dort können Sie die Gäste für diesen Termin auswählen, indem Sie das Kästchen oben links markieren.
Nach der Auswahl wird eine violette Leiste angezeigt. Über diese können Sie eine neue E-Mail speziell an die Teilnehmenden dieses Termins senden.