Konfigurieren einer Event-Kampagne auf Zeffy

 Erstellen Sie Ihr Event:

• Melden Sie sich bei Ihrem Zeffy-Dashboard an

• Klicken Sie in der Menüleiste links auf „Kampagnen“.

• Klicken Sie dort oben rechts auf „+ Neu Kampagne“ und wählen Sie die Event-Option aus.

• Wählen Sie unter den Formularoptionen „Event“ aus.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung

Während Sie Ihr Formular erstellen, können Sie im Vorschaufenster auf der rechten Seite des Bildschirms sehen, wie es für Ihre Unterstützer auf Mobilgeräten und Desktop-Computern aussehen wird.

1) Event-Titel 

• Geben Sie den Titel Ihres Events ein (Standard ist „Jährliche Gala“, Sie können ihn jedoch anpassen).
  
  

2) Event-Daten und -Zeiten festlegen

• Fügen Sie das Datum Ihres Events hinzu (optional) und legen Sie eine Start- und Endzeit fest. 

• Klicken Sie bei Events mit mehreren Terminen auf „Weiteres Event-Datum hinzufügen“ oder ändern Sie die Event-Wiederholung, wenn das Event täglich, wöchentlich, monatlich usw. stattfindet.

• Legen Sie ein „Verkaufsenddatum“ fest, wenn Sie den Verkauf vor dem Startdatum Ihres Events schließen möchten. Wenn Sie kein Verkaufsenddatum festlegen, wird der Verkauf automatisch zur festgelegten „Startzeit“ geschlossen.

• Derzeit ist es nicht möglich, ein automatisches Startdatum festzulegen. Wenn Sie verhindern möchten, dass Verkäufe beginnen, bevor Sie Ihr Formular veröffentlichen, können Sie sie manuell schließen (hier erfahren Sie, wie). 

3) Event-Ort hinzufügen

• Klicken Sie auf „+ Adresse hinzufügen“, um den Ort Ihres Veranstaltungsortes einzugeben und zu suchen (optional).

4) Formularbeschreibung anpassen

• Fügen Sie eine ausführliche Beschreibung Ihres Events hinzu.

• Fügen Sie wichtige Details zum Event und Informationen darüber hinzu, was Teilnehmer erwartet.

5) Formulardesign

• Wählen Sie mithilfe des Pinsels Ihr Farbschema für das Formular aus.

• Fügen Sie oben in Ihrem Formular ein Bannerbild oder ein YouTube-Video hinzu (durch Einfügen der URL).

  • Hinweis: YouTube Shorts werden derzeit nicht unterstützt.

• Laden Sie das Logo Ihrer gemeinnützigen Organisation hoch (es wird oben links neben dem Organisationsnamen angezeigt).

6) Tickets konfigurieren

• Legen Sie die Gesamtzahl der für Ihr Event verfügbaren Tickets fest (optional – Wenn Sie mehr über Ticketlimits erfahren möchten, klicken Sie hier)

• Fügen Sie verschiedene Ticketarten hinzu:

  • Geben Sie den Ticketnamen im Abschnitt „Titel“ an (z. B. Standardticket, Tagespass, Familienpass usw.). 

  • Legen Sie einen Preis für jede Ticketart fest.

  • Fügen Sie Beschreibungen dazu hinzu, was jedes Ticket beinhaltet.

⚠️ Weitere Optionen: Klicken Sie unter jedem Artikel auf „Mehr anzeigen“, um weitere Optionen anzuzeigen:

• Gesamtverfügbarkeit festlegen: Wenn die Anzahl dieser Ticketart begrenzt ist, können Sie eine Obergrenze für diese Ticketart festlegen. 

7) Informationen zu Käufern und Gästen erfassen

• Fügen Sie im Abschnitt „Pro Teilnehmer“ Fragen hinzu, um Informationen von jedem Teilnehmer zu erfassen, oder im Abschnitt „Nur Käufer“, um Informationen einmal pro Kauf zu erfassen.

• Wählen Sie Antwortformate aus (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl, Kontrollkästchen usw.).

  • 💡Um die Namen der Teilnehmer zu erfassen, fügen Sie eine Frage pro Teilnehmer hinzu und wählen Sie das Antwortformat „Name“ aus. Die in diesen Feldern eingegebene Antwort wird auf E-Tickets und Ihrer Gästeliste angezeigt, um die Berichterstattung und Anwesenheitsverfolgung zu erleichtern.

• Legen Sie fest, ob Fragen für alle Ticketarten oder nur für bestimmte Ticketarten gelten.

• Markieren Sie Fragen bei Bedarf als erforderlich.

• Legen Sie maximale Auswahlgrenzen fest. Durch das Festlegen einer maximalen Auswahlgrenze wird die Anzahl der möglichen Auswahlen dieser Antwort begrenzt. Wenn das Limit erreicht ist, wird die Option ausgegraut.

  

Fragenlimits für Fragen mit Mehrfachauswahl

Bei Fragen mit Mehrfachauswahl können Sie festlegen, wie oft jede Antwortoption ausgewählt werden kann. So können Sie beispielsweise angeben, wie viele Essensoptionen, Kleidungsgrößen oder Plätze bei Aktivitäten verfügbar sind.

Wählen Sie dazu Mehrfachauswahl oder Einzelauswahl als Fragentyp. Klicken Sie anschließend unter der Frage auf „Maximale Auswahlgrenze“.

Anschließend können Sie im Feld rechts für jede Antwort der Mehrfachauswahl das entsprechende Limit eingeben. Im Formular sehen Ihre Käufer, wie viele Exemplare jeder Auswahl noch verfügbar sind.

Fragen nur für bestimmte Tickets

Sie können auf „Für alle Ticketarten fragen“ klicken, wenn Sie die Frage für jede Ticketart stellen möchten. Sie können auch festlegen, für welche Ticketkategorien diese Frage gestellt werden soll.

8) Zusätzliche Spenden erfassen

• Sie können die Option aktivieren, mit der Käufer Ihrer Organisation eine Spende hinzufügen und einen Beleg für die Zusätzliche Spende erstellen können, sofern Ihr Konto entsprechend konfiguriert ist.

10) Rabattcodes hinzufügen

• Fügen Sie Rabattcodes mit bestimmten Werten und Nutzungslimits hinzu. Erfahren Sie mehr über Rabattcodes

  • „Nutzungslimit pro Datum“: Wenn Sie ein Event mit mehreren Terminen und Uhrzeiten veranstalten, kann der Code bei jedem Event-Termin so oft verwendet werden, wie angegeben. Wenn Sie ein Event mit nur einem Termin veranstalten, gilt die Angabe „pro Datum“ nicht.

11) E-Ticket anpassen

• Passen Sie E-Tickets an, indem Sie ein Ticketbanner hinzufügen.

12) Automatisierte Kommunikation einrichten

Dankes-E-Mails

• Wenn ein Käufer den Kauf abschließt, erhält er eine Bestätigungs-E-Mail mit seinen E-Tickets, dem Transaktionsbeleg und einer Dankesnachricht, die Sie im Formular-Editor anpassen können.

• Konfigurieren Sie Dankes-E-Mails mit:

  • Individueller Betreffzeile und individuellem Inhalt

  • Variablen zur Personalisierung

  • Buttons mit Links zu anderen Formularen/Kampagnen

  • Bildanhängen

  • Die Farbe Ihrer Dankes-E-Mail entspricht der Farbe, die Sie für Ihre gesamte Kampagne ausgewählt haben.

Es ist nicht möglich, die Dankes-E-Mails zu deaktivieren, da diese den Transaktionsbeleg für Ihre Spender enthalten.

Erinnerungs-E-Mails 

• Vor dem festgelegten Startdatum Ihres Events können Sie eine automatische Erinnerungs-E-Mail programmieren, die an alle Käufer gesendet wird und wichtige Informationen zu Ihrem bevorstehenden Event enthält. 

• Sie können zwei Erinnerungen programmieren, die an alle Käufer gesendet werden, und festlegen, wie viele Tage vor dem Startdatum des Events sie gesendet werden sollen. 

• Wenn Sie keine Erinnerung senden möchten, können Sie diese Kommunikation deaktivieren.

Um Käufer nach Abschluss ihres Kaufs anstelle der standardmäßigen Zeffy-Seite auf eine individuelle Dankesseite weiterzuleiten, siehe So leiten Sie Spender auf eine individuelle Dankesseite weiter. Diese Funktion wird auf Anfrage von unserem Support-Team eingerichtet.

12) Erweiterte Einstellungen

• Fügen Sie ein Thermometer für das Spendenziel hinzu, um den Fortschritt Ihrer Verkäufe zu teilen.

• Aktivieren Sie Scheckzahlungen für Beträge über 1.000 $.

• Richten Sie Benachrichtigungs-E-Mails für mehrere Teammitglieder ein.

• Aktivieren Sie die Formularübersetzung (Spanisch für die USA, Französisch für Kanada).

13) Ihr Event teilen

Sobald die Konfiguration Ihres Formulars abgeschlossen ist und Sie bereit sind, es zu veröffentlichen, können Sie es mit Ihrer Community teilen. Informationen zum Teilen Ihres Formulars finden Sie hier: Ihr Zeffy-Formular teilen.

Häufig gestellte Fragen:

Kann ich die Beschreibungen der Ticketkategorien oder benutzerdefinierte Fragen in meinen Formularen formatieren? 

Derzeit bieten wir in unserer Software keine Möglichkeit, Ticketbeschreibungen und benutzerdefinierte Fragen zu formatieren. Wir empfehlen Ihnen jedoch, diesen Vorschlag auf unserer Plattform für Produktanfragen einzureichen. So können andere Organisationen für das Feature abstimmen, und Sie werden informiert, falls unser Produktteam mit dessen Entwicklung und Veröffentlichung beginnt. 

Kann ich ein festes Datum festlegen, an dem mein Verkauf automatisch geöffnet wird?  

Derzeit bieten wir in unseren Formularen keine Möglichkeit, den Verkauf automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt zu öffnen. Obwohl dieses Feature derzeit nicht verfügbar ist, empfehlen wir Ihnen, diesen Vorschlag auf unserer Plattform für Produktanfragen einzureichen. So können andere Organisationen für das Feature abstimmen, und Sie werden informiert, falls unser Produktteam mit dessen Entwicklung und Veröffentlichung beginnt. 

Alternativ können Sie Ihren Verkauf vor dem Event manuell schließen und wieder öffnen, sobald Sie mit dem Ticketverkauf beginnen möchten. Gehen Sie dazu zu Ihrem Dashboard, navigieren Sie zu „Formulare“, klicken Sie auf die drei Punkte rechts auf dem Bildschirm, wählen Sie „Verkauf schließen“ aus und führen Sie bei Bedarf dieselben Schritte zum Wiedereröffnen durch. 

Ist es möglich, Spendern zu erlauben, bei der Anmeldung zu einem Event Dateien hochzuladen?

Derzeit bieten wir keine Möglichkeit, dass Spender bei der Anmeldung zu einem Event Dateien hochladen. Obwohl dieses Feature noch nicht verfügbar ist, arbeiten wir kontinuierlich daran, Ihre Erfahrung zu verbessern, und unser Entwicklungsteam arbeitet laufend an der Weiterentwicklung der Plattform. Jede Woche werden neue Features veröffentlicht, um Ihre Anforderungen besser zu erfüllen. Stimmen Sie hier für diese Anfrage ab, um informiert zu werden, falls unser Produktteam mit der Entwicklung und Veröffentlichung beginnt. 

Alternativ können Sie eine Datei in die automatisierte „Dankeschön“-E-Mail aufnehmen, die an Ihre Spender gesendet wird. So können diese das Formular ordnungsgemäß ausfüllen und an Sie zurücksenden. Hier finden Sie eine hilfreiche Dokumentation :). Sie können auch hier nachlesen, wie Sie bei Ihren Teilnehmern eine Befreiung beantragen, und diese Schritte auf andere Dokumente anwenden, die Ihre Spender möglicherweise einreichen müssen.