Zeffy mit QuickBooks Online verbinden

Die QuickBooks-Online-Integration von Zeffy synchronisiert Ihre Auszahlungen automatisch mit QBO. Sobald eine Einzahlung auf Ihrem Bankkonto eingeht, verfügt QuickBooks bereits über einen passenden Eintrag – nach Kampagne aufgeschlüsselt und mit nur einem Klick zum Abgleichen bereit.

So funktioniert es

Wenn Zeffy eine Auszahlung veranlasst, erstellt das System in QuickBooks Online eine Einzahlung mit einer detaillierten Aufschlüsselung der Einnahmen jeder Kampagne. Wenn Ihr Bank-Feed dieselbe Auszahlung importiert, ordnet QuickBooks sie automatisch der bereits von Zeffy erstellten Einzahlung zu. Ihre Schatzmeisterin oder Ihr Schatzmeister klickt einfach auf Abgleichen – eine manuelle Kategorisierung ist nicht erforderlich.

Alternativ können Sie Zeffy über Zapier mit QuickBooks verbinden. Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie unter Zeffy mit Zapier integrieren.

Schritt 1 – Mit QuickBooks verbinden

1. Gehen Sie zu Finanzen > QuickBooks

2. Klicken Sie auf Mit QuickBooks verbinden

3. Schließen Sie die QuickBooks-OAuth-Anmeldung ab

4. Nach der Verbindung wird der Name Ihres QuickBooks-Unternehmens zusammen mit einer Schaltfläche Verbindung trennen angezeigt

Hinweis: Wenn Sie die Verbindung trennen, werden die Synchronisierungen pausiert, aber alle Ihre Einstellungen (Bankkonto- und Kampagnenzuordnungen) bleiben gespeichert. Wenn Sie erneut eine Verbindung mit demselben QuickBooks-Konto herstellen, wird die Synchronisierung an der zuvor unterbrochenen Stelle fortgesetzt. Wenn Sie eine Verbindung mit einem anderen QuickBooks-Konto herstellen, werden Ihre Einstellungen für Bankkonto- und Kampagnenzuordnungen zurückgesetzt – bevor dies geschieht, wird eine Warnung angezeigt.

Schritt 2 – Bankkonto auswählen

1. Öffnen Sie im Abschnitt QuickBooks-Bankkonto das Dropdown-Menü

2. Wählen Sie das Bankkonto aus, auf dem Ihre Zeffy-Einzahlungen in QuickBooks erscheinen

3. Klicken Sie auf Speichern

Auf diesem Konto wird Zeffy jedes Mal eine Einzahlung buchen, wenn eine Auszahlung veranlasst wird.

Schritt 3 – Kampagnen zuordnen

Hier verknüpfen Sie jede Zeffy-Kampagne mit den richtigen Einnahmenkonten in QuickBooks. Die Zuordnungstabelle führt alle Ihre Kampagnen mit bis zu drei Feldern auf:

• QB-Konto (erforderlich) – das Einnahmenkonto, unter dem die Einnahmen dieser Kampagne kategorisiert werden

• QB-Klasse (optional) – Abteilungs- oder Programmklassifizierung, falls Ihre Organisation Klassen in QuickBooks verwendet

• QB-Produkt/Service (optional) – Nachverfolgung auf Artikelebene, sofern zutreffend

Die Spalten „Klasse“ und „Produkt/Service“ werden nur angezeigt, wenn diese in Ihrem QuickBooks-Konto eingerichtet sind.

1. Wählen Sie für jede Kampagne ein QB-Konto aus dem Dropdown-Menü aus

2. Weisen Sie optional eine Klasse und/oder ein Produkt/Service zu

3. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind – Sie können auch später speichern und zurückkehren, selbst wenn einige Kampagnen noch nicht zugeordnet sind

Hinweis: Wenn Ihre Organisation Fonds verwendet, werden Spendenkampagnen auf Fondsebene statt auf Kampagnenebene zugeordnet. Ticketing-, Mitgliedschafts- und andere Kampagnentypen werden immer auf Kampagnenebene zugeordnet.

Kampagnen, denen kein QB-Konto zugewiesen wurde, sind mit einem ⚠️-Symbol gekennzeichnet. Transaktionen aus nicht zugeordneten Kampagnen werden in QuickBooks als „Nicht kategorisiert“ angezeigt – die Synchronisierung wird dadurch nicht blockiert, aber durch die Zuordnung aller Kampagnen bleibt Ihre Buchhaltung übersichtlich.

Zusätzliche Spenden und steuerlich absetzbare Anteile

Beträge, die für eine Zuwendungsbestätigung infrage kommen, werden in diesem Spendenbereich und nicht unter der eigenen Tarifzuordnung der Kampagne kategorisiert. Eine separate Sammelzuordnung deckt Folgendes ab:

• Zusätzliche Spenden, die über Ticketing- und Mitgliedschaftsformulare gesammelt werden

• Steuerlich absetzbare Anteile von Ticketverkäufen (der Betrag über dem Marktwert)

• Vollständig steuerlich absetzbare Tarife, beispielsweise ein Mitgliedschaftstarif, der vollständig für eine Zuwendungsbestätigung infrage kommt

Richten Sie dies einmal in der Kampagnenzuordnungstabelle ein – die Einstellung wird automatisch auf alle Kampagnen angewendet.

Warnhinweise

Wenn etwas Ihre Aufmerksamkeit erfordert, wird im Bereich „Finanzen“ und auf der Registerkarte „QuickBooks“ eine rote Anzeige eingeblendet. Häufige Warnungen sind:

• Kein Bankkonto ausgewählt – Schritt 2 muss abgeschlossen sein, bevor Synchronisierungen ausgeführt werden können

• Nicht zugeordnete Kampagnen – Eine oder mehrere Kampagnen sind keinem QB-Konto zugeordnet; die entsprechenden Transaktionen werden in QuickBooks als „Nicht kategorisiert“ angezeigt

• Fehlerhafte Zuordnung – Ein Einnahmenkonto, das einer Kampagne zugewiesen ist, wurde in QuickBooks gelöscht oder deaktiviert

E-Mail-Benachrichtigungen

Zeffy sendet Ihnen eine E-Mail, wenn:

• Eine Synchronisierung fehlschlägt (beispielsweise aufgrund einer abgelaufenen QuickBooks-Verbindung oder eines API-Fehlers)

• Eine Zuordnung fehlerhaft ist, weil ein QuickBooks-Einnahmenkonto gelöscht oder deaktiviert wurde

• Eine synchronisierte Auszahlung Transaktionen aus nicht zugeordneten Kampagnen enthält

Wichtige Informationen

• Nur Synchronisierung in eine Richtung – Zeffy überträgt Daten an QuickBooks. Änderungen in QuickBooks werden nicht zurück mit Zeffy synchronisiert.

• Nur zukünftige Auszahlungen – die Integration synchronisiert Auszahlungen ab dem Zeitpunkt ihrer Aktivierung. Frühere Auszahlungen werden nicht nachträglich synchronisiert.

• Keine Synchronisierung von Rückerstattungen – Rückerstattungen werden nicht automatisch synchronisiert und sollten direkt über Buchungssätze in QuickBooks erfasst werden.

• Synchronisierung auf Auszahlungsebene – Zeffy erstellt pro Auszahlung eine Einzahlung, aufgeschlüsselt nach Kampagne oder Fonds. Einzelne Transaktionen werden nicht an QuickBooks übertragen.