Zugriff auf Ihre Kampagnen-Gastliste und Herunterladen mit Antworten auf Fragen
Was ist die Gastliste?
Die Gastliste ist ein Bereich der Kampagnenverwaltung, der für die Verwaltung von Teilnehmern und die Erfassung der Anwesenheit vorgesehen ist. Sie zeigt Folgendes an:
Wichtige Informationen zu jedem Gast, einschließlich des Ticketstatus und der Antworten auf individuelle Fragen, die beim Checkout erfasst wurden.
Eine Echtzeitübersicht über die Anwesenheit bei einem Event, sodass Sie sehen können, wie viele Gäste eingecheckt haben – entweder durch das Scannen des QR-Codes auf E-Tickets oder über die Online-Check-in-Verwaltung – während und nach dem Event.
Eine visuelle Aufschlüsselung der Antworten auf individuelle Fragen mit einem Diagramm auf der linken Seite der Gastliste, das anzeigt, wie oft jede Antwortoption ausgewählt wurde.
Auf dieser Seite können Sie:
Ihre Gastliste nach Tickettyp, Ticketstatus und Antworten auf individuelle Fragen filtern.
Eine E-Mail an alle oder eine Auswahl Ihrer Gäste senden
Auf Ihre Check-in-Verwaltung zugreifen oder eine Liste Ihrer Gäste herunterladen
Gäste verwalten: ihren Ticketstatus ändern, Notizen zu ihrem Ticket hinzufügen, auf die beim Check-in zugegriffen werden kann (z. B. Tischzuweisung oder besondere Hinweise), oder einen neuen Gast zu Ihrer Liste hinzufügen
So greifen Sie auf die Gastliste zu:
Melden Sie sich bei Ihrem Zeffy-Konto an
Gehen Sie im Menü auf der linken Seite zum Tab „Kampagnen“.
Klicken Sie rechts neben der betreffenden Kampagne auf die drei Punkte und wählen Sie „Event verwalten“ aus.
Klicken Sie oben auf der Seite auf den Tab „Gastliste“, um alle Gäste, Ticketinformationen, Antworten auf individuelle Fragen und den Status ihres Tickets anzuzeigen.
Wenn jemand mehrere Tickets in einer Transaktion gekauft hat, wird jeder Gast in einer eigenen Zeile aufgeführt und der Name des Käufers wird in der „Käufer“-Liste angezeigt.
Auf die Check-in-Verwaltung zugreifen oder die Gastliste ausdrucken
So verwenden Sie die Online-Check-in-Verwaltung:
Die Check-in-Verwaltung ist eine online zugängliche Liste Ihrer Gäste, mit der Personen beim Eintreffen beim Event eingecheckt werden können. Der Link zur Check-in-Verwaltung kann mit jeder Person aus Ihrer Organisation geteilt werden, die die Anwesenheit verwaltet.
↗️ Mehr erfahren über die Check-in-Verwaltung
Um auf die Online-Check-in-Verwaltung zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Check-in-Verwaltung“ oben rechts im Feld „Anwesenheit“.
So laden Sie eine physische Liste Ihrer Gäste herunter oder drucken sie aus:
Um Ihre Gastliste herunterzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Exportieren“ über der Gästeliste.
Wenn Ihr Event mehrere Termine umfasst, wenden Sie oben auf der Seite den Datumsfilter an, um die Gäste für bestimmte Termine Ihres Events zu exportieren.
Vor dem Export können Sie auswählen, ob die Datei als Excel-Tabelle oder als PDF-Dokument (ideal zum Drucken) exportiert werden soll. Sie können auch die in diesen Bericht aufgenommenen Spalten anpassen.
Der PDF-Export ist auf die Anforderungen der Eventverwaltung ausgelegt und ermöglicht es Ihnen, direkt auf die ausgedruckte Kopie zu schreiben – ideal zum Einchecken von Gästen oder zum Aufzeichnen zusätzlicher Notizen vor Ort. Wenn Sie lieber digital arbeiten, bietet die Excel-Version einen eigenen Notizbereich, in dem Sie Informationen nach Bedarf eingeben und aktualisieren können.
Eine E-Mail an alle oder eine Auswahl Ihrer Gäste senden
So senden Sie eine E-Mail an alle oder eine Auswahl Ihrer Gäste
Scrollen Sie nach unten zu Ihrer Gästeliste
Wenden Sie alle relevanten Filter an (z. B. bestimmter Tickettyp, Status oder Antwort auf eine individuelle Frage).
Wählen Sie alle Gäste aus, indem Sie das Kontrollkästchen oben in der Liste aktivieren, oder wählen Sie Gäste manuell aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben ihrem Namen aktivieren
Wählen Sie die Option „Neu“ für eine E-Mail aus, die oben angezeigt wird, nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben.
Den Ticketstatus eines Gastes ändern oder eine Notiz zu seinem Ticket hinzufügen
So ändern Sie den Ticketstatus eines Gastes:
Verwenden Sie die Suchleiste, um das Ticket zu finden, und klicken Sie auf den Namen der Person. Rechts wird eine Seite mit den Ticketdetails geöffnet.
Klicken Sie neben dem Namen auf die drei Punkte, um die Optionen „Als eingecheckt markieren“, „Als nicht eingecheckt markieren“ oder „Als storniert markieren“ anzuzeigen. Der Status wird sofort aktualisiert
Um eine Notiz hinzuzufügen, klicken Sie neben der Zeile „Notizen“ auf die Schaltfläche „+“.
Einen neuen Gast zur Liste hinzufügen
Um einen Gast manuell über die Gastliste hinzuzufügen, öffnen Sie den Bereich Gast hinzufügen und geben Sie die entsprechenden Daten ein. Der neue Gast wird sofort in der Liste angezeigt und kann wie jeder andere Teilnehmer eingecheckt oder per E-Mail kontaktiert werden.
