Eine Event-Kampagne auf Zeffy einrichten

 Erstellen Sie Ihr Event:

• Melden Sie sich bei Ihrem Zeffy-Dashboard an

• Klicken Sie in der Menüleiste links auf „Kampagnen“.

• Klicken Sie dort oben rechts auf „+ Neue Kampagne“ und wählen Sie die Option „Event“ aus. 

• Wählen Sie unter den Formulararten „Event“ aus

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung

Während Sie Ihr Formular erstellen, können Sie über das Vorschaufenster auf der rechten Bildschirmseite sehen, wie es Ihren Unterstützern auf Mobilgeräten und am Desktop angezeigt wird.

1) Event-Titel 

• Geben Sie den Titel Ihres Events ein (Standard: „Jahresgala“, Sie können ihn jedoch anpassen).

2) Event-Daten und -Uhrzeiten festlegen

• Fügen Sie das Datum Ihres Events hinzu (optional) und legen Sie Start- und Endzeit fest. 

• Klicken Sie bei mehrtägigen Events auf „Weiteres Event-Datum hinzufügen“ oder ändern Sie die Wiederholung des Events, wenn es täglich, wöchentlich, monatlich usw. stattfindet.

• Legen Sie ein „Verkaufsstartdatum“ oder ein „Verkaufsenddatum“ fest, um zu steuern, wann Käufer Tickets für Ihr Event kaufen können. Wenn Sie diese Felder freilassen, beginnt der Verkauf mit der Erstellung der Kampagne und endet mit dem Ende des Events.

3) Event-Ort hinzufügen

• Klicken Sie auf „+ Adresse hinzufügen“, um den Veranstaltungsort einzugeben und danach zu suchen (optional).

4) Formularbeschreibung anpassen

• Fügen Sie eine ausführliche Beschreibung Ihres Events hinzu.

• Nennen Sie wichtige Details zum Event und erläutern Sie, was die Teilnehmer erwartet.

5) Formulargestaltung

• Wählen Sie über das Pinselwerkzeug ein Farbschema für Ihr Formular aus.

• Fügen Sie oben in Ihrem Formular ein Bannerbild oder ein YouTube-Video hinzu (indem Sie die URL einfügen, einschließlich eines YouTube-Shorts-Links).

• Laden Sie das Logo Ihrer gemeinnützigen Organisation hoch. Es wird oben links neben dem Namen Ihrer Organisation angezeigt.

6) Tickets konfigurieren

• Legen Sie die Gesamtzahl der für Ihr Event verfügbaren Tickets fest (optional – weitere Informationen zu Ticketlimits finden Sie hier).

• Fügen Sie verschiedene Ticketarten hinzu:

  • Geben Sie im Abschnitt „Titel“ den Namen des Tickets an (z. B. Standardticket, Tagespass, Familienpass usw.). 

  • Legen Sie einen Preis für jede Ticketart fest.

  • Fügen Sie Beschreibungen dazu hinzu, was in den einzelnen Tickets enthalten ist.

⚠️ Weitere Optionen: Klicken Sie unter jedem Artikel auf „Weitere Optionen anzeigen“, um zusätzliche Optionen aufzurufen:

• Gesamtverfügbarkeit festlegen: Wenn die Anzahl dieser Ticketart begrenzt ist, können Sie eine Obergrenze festlegen. 

7) Informationen zu Käufern und Gästen erfassen

• Fügen Sie im Abschnitt „Pro Teilnehmer“ Fragen hinzu, um Informationen zu jedem Teilnehmer zu erfassen, oder im Abschnitt „Nur Käufer“, um Informationen einmal pro Kauf zu erfassen.

• Wählen Sie die Antwortformate aus (Einzelauswahl, Mehrfachauswahl, Kontrollkästchen usw.).

  • 💡Um die Namen der Teilnehmer zu erfassen, fügen Sie eine Frage pro Teilnehmer hinzu und wählen Sie das Antwortformat „Name“ aus. Die in diesen Feldern eingegebenen Antworten werden auf den E-Tickets und Ihrer Gästeliste angezeigt, damit Sie Berichte erstellen und die Teilnahme leichter erfassen können.

• Legen Sie fest, ob die Fragen für alle Ticketarten oder nur für bestimmte gelten.

• Markieren Sie Fragen bei Bedarf als erforderlich.

• Legen Sie Höchstgrenzen für Auswahlmöglichkeiten fest. Dadurch wird begrenzt, wie oft eine Antwort ausgewählt werden kann. Sobald die Grenze erreicht ist, wird die Option ausgegraut.

  

Auswahllimits für Fragen mit Mehrfachauswahl

Bei Fragen mit Mehrfachauswahl können Sie festlegen, wie oft jede Antwortoption ausgewählt werden kann. So können Sie beispielsweise angeben, wie viele Mahlzeiten, Kleidungsgrößen oder Plätze bei Aktivitäten verfügbar sind!

Wählen Sie dazu als Fragetyp „Mehrfachauswahl“ oder „Einzelauswahl“ aus. Klicken Sie dann unter der Frage auf „Höchstgrenze für Auswahlmöglichkeiten“.

Anschließend können Sie im Feld rechts für jede Antwortmöglichkeit die entsprechende Höchstzahl eingeben. Im Formular können Ihre Käufer sehen, wie viele der einzelnen Optionen noch verfügbar sind.

Fragen nur für bestimmte Tickets

Klicken Sie auf „Für alle Ticketarten abfragen“, wenn Sie die Frage für jede Ticketart stellen möchten. Sie können auch festlegen, für welche Ticketkategorien diese Frage gestellt werden soll.

8) Zusätzliche Spenden (Add-ons)

• Aktivieren oder deaktivieren Sie im Abschnitt Add-ons des Formular-Editors die Option für zusätzliche Spenden.

• Ist die Option aktiviert, können Käufer Ihrer Organisation eine Spende hinzufügen. Wenn Ihr Konto entsprechend eingerichtet ist, kann für die zusätzliche Spende ein Beleg erstellt werden.

10) Rabattcodes hinzufügen

• Fügen Sie Rabattcodes mit bestimmten Werten und Nutzungslimits hinzu. Erfahren Sie mehr über Rabattcodes

  • „Nutzungslimit pro Datum“: Wenn Sie ein Event mit mehreren Terminen und Uhrzeiten veranstalten, kann der Code bei jedem Event-Termin so oft verwendet werden, wie angegeben. Wenn Ihr Event nur an einem Datum stattfindet, gilt die Angabe „pro Datum“ nicht.

11) Ihr E-Ticket anpassen

• Passen Sie E-Tickets an, indem Sie ein Ticketbanner hinzufügen.

12) Automatische Kommunikation einrichten

Dankes-E-Mails

• Nach Abschluss des Kaufs erhält der Käufer eine Bestätigungs-E-Mail mit seinem/seinen E-Ticket(s), einem Transaktionsbeleg und einer Dankesnachricht, die Sie im Formular-Editor anpassen können.

• Konfigurieren Sie Dankes-E-Mails mit:

  • Individueller Betreffzeile und individuellem Inhalt

  • Variablen zur Personalisierung

  • Schaltflächen mit Links zu anderen Formularen/Kampagnen

  • Bildanhängen

  • Die Farbe Ihrer Dankes-E-Mail entspricht der Farbe, die Sie für Ihre gesamte Kampagne ausgewählt haben.

Die Dankes-E-Mails können nicht deaktiviert werden, da sie den Transaktionsbeleg für Ihre Spender enthalten.

Erinnerungs-E-Mails 

• Vor dem festgelegten Startdatum Ihres Events können Sie eine automatische Erinnerungs-E-Mail programmieren, die an alle Käufer gesendet wird und wichtige Informationen zu Ihrem bevorstehenden Event enthält. 

• Sie können zwei Erinnerungen programmieren, die an alle Käufer gesendet werden, und festlegen, wie viele Tage vor dem Startdatum des Events sie versendet werden sollen. 

• Wenn Sie keine Erinnerung senden möchten, können Sie diese Kommunikation deaktivieren.

Wenn Käufer nach Abschluss ihres Kaufs statt auf die standardmäßige Zeffy-Seite auf eine individuelle Dankesseite weitergeleitet werden sollen, lesen Sie So leiten Sie Spender auf eine individuelle Dankesseite weiter. Diese Funktion wird auf Anfrage von unserem Support-Team eingerichtet.

12) Erweiterte Einstellungen

• Fügen Sie ein Thermometer für das Kampagnenziel hinzu, um den Fortschritt Ihrer Verkäufe zu teilen.

• Aktivieren Sie Scheckzahlungen für Beträge über 1.000 $.

• Richten Sie Benachrichtigungs-E-Mails für mehrere Teammitglieder ein.

• Aktivieren Sie die Formularübersetzung (Spanisch für die USA, Französisch für Kanada).

13) Ihr Event teilen

Sobald Sie die Formulareinstellungen fertiggestellt haben und das Formular veröffentlichen möchten, können Sie es mit Ihrer Community teilen. Wie Sie Ihr Formular teilen, erfahren Sie in der Anleitung hier: Ihr Zeffy-Formular teilen.

Häufig gestellte Fragen:

Kann ich die Beschreibungen der Ticketkategorien oder individuellen Fragen in meinen Formularen formatieren? 

Derzeit bieten wir in unserer Software keine Möglichkeit, Ticketbeschreibungen und individuelle Fragen zu formatieren. Wir empfehlen Ihnen jedoch, diesen Vorschlag auf unserer Plattform für Produktvorschläge einzureichen. So können andere Organisationen für die Funktion abstimmen, und Sie erfahren, wenn unser Produktteam mit der Entwicklung und Veröffentlichung beginnt. 

Können Spender bei der Anmeldung zu einem Event Dateien hochladen?

Derzeit bieten wir Spendern nicht die Möglichkeit, bei der Anmeldung zu einem Event Dateien hochzuladen. Diese Funktion ist zwar noch nicht verfügbar, aber wir arbeiten kontinuierlich daran, Ihr Nutzungserlebnis zu verbessern, und unser Entwicklungsteam optimiert die Plattform fortlaufend. Jede Woche werden neue Funktionen veröffentlicht, um Ihre Anforderungen zu unterstützen. Stimmen Sie hier für diesen Vorschlag ab, um informiert zu werden, wenn unser Produktteam mit der Entwicklung und Veröffentlichung beginnt. 

Alternativ können Sie eine Datei an die automatische „Dankeschön“-E-Mail anhängen, die an Ihre Spender gesendet wird. So können diese das Formular ausfüllen und an Sie zurücksenden. Hier finden Sie eine hilfreiche Anleitung :). Sie können auch hier nachlesen, wie Sie Ihre Teilnehmer um eine Verzichtserklärung bitten, und diese Schritte auf andere Dokumente übertragen, die Ihre Spender einreichen sollen.