Importer l'historique de vos paiements dans Zeffy

Utilisez une importation de paiements pour ajouter l'historique des paiements de vos sympathisants dans Zeffy. Une seule importation crée les paiements, crée ou met à jour les fiches des contacts associés et classe les paiements dans des campagnes de financement.

Les paiements importés ne peuvent plus être modifiés par la suite : vous ne pouvez pas changer le montant, la date ou le mode de paiement d'une transaction importée. Vérifiez votre fichier avant de lancer l'importation. En cas d'erreur, vous pourrez supprimer un paiement ou annuler l'importation au complet.

Ce que crée une importation de paiements

Fiches de contact

Chaque importation de paiements est aussi une importation de contacts. Quand un paiement appartient à un contact sans courriel, ou dont le courriel n'existe pas encore dans votre base de données, Zeffy crée une fiche de contact pour cette personne.

Le courriel est l'identifiant principal d'un contact : les paiements d'une personne qui existe déjà dans Zeffy avec exactement le même courriel sont associés à sa fiche existante. Si le courriel est omis ou différent, une deuxième fiche de contact est créée pour la même personne.

Campagnes

Utilisez la colonne Fundraising campaign pour classer chaque paiement dans une campagne.

Pour rattacher des paiements à une campagne existante, inscrivez le nom exact de la campagne, y compris les majuscules, les espaces et la ponctuation. Copiez le nom directement à partir de votre tableau de bord Zeffy pour éviter les fautes de frappe.

Pour les paiements d'événements, de tirages et de boutiques en ligne, la valeur du Titre du tarif doit aussi correspondre au nom d'un tarif existant dans cette campagne, pour que le bon type de billet soit attribué à chaque acheteur.

Si le nom ne correspond à aucune campagne active, Zeffy crée une nouvelle campagne pour regrouper les paiements importés. Les campagnes créées par une importation sont archivées : une fois l'importation terminée, vous les trouverez dans Campagnes > Passées.

En plus des importations, vous pouvez ajouter des paiements un à un dans une campagne active avec l'ajout manuel de paiements.

Courriels de confirmation, billets électroniques et reçus fiscaux

Des billets électroniques sont émis quand vous importez dans une campagne existante où la génération de billets électroniques est activée, mais ils ne sont pas envoyés directement aux acheteurs. Les courriels de confirmation avec les reçus fiscaux ou les billets électroniques peuvent être envoyés manuellement après l'importation avec l'option Renvoyer le reçu.

Les reçus fiscaux peuvent être émis manuellement en lot après l'importation. Si les reçus doivent être émis pour un montant précis, inscrivez-le dans la colonne Montant admissible. Pour les dons, remplissez la colonne Date de paiement avec la bonne date.

Pour générer des reçus fiscaux en lot après l'importation, restez sur la page qui s'affiche à la fin de l'importation. Elle présente tous les paiements que vous venez d'importer. Sélectionnez-les tous ou un à un pour utiliser l'option de lot Générer les reçus fiscaux.

Vous pouvez aussi sélectionner des paiements dans votre liste de paiements : l'option de génération de reçus apparaît alors dans la barre mauve en haut de la liste.

Les reçus fiscaux ne sont pas envoyés directement aux donateurs par courriel. Vous pouvez les télécharger, ou copier le lien du reçu et l'envoyer au donateur par courriel.

Commencer une importation de paiements

Dans votre tableau de bord Zeffy, allez dans Paiements > Importer et cliquez sur Nouvelle importation.
Sélectionnez Contacts + leurs paiements et cliquez sur Suivant.

Les paiements d'adhésion font l'objet d'une importation séparée. Utilisez Contacts + leurs adhésions si vous voulez ajouter vos membres à une liste de membres et à une campagne d'adhésion. Si vous voulez seulement conserver l'historique de paiements d'adhésion passés, l'importation de paiements standard fonctionne aussi. Consultez Importer des membres et créer des cartes de membre.

Préparer votre fichier d'importation

Deux éléments sont obligatoires pour chaque ligne : un Montant et un nom ou un courriel, pour que Zeffy puisse créer le contact. Tout le reste est facultatif.

Le modèle d'importation contient toutes les colonnes que l'importation prend en charge. Téléchargez-le à partir de l'écran de configuration de l'importation et remplissez-le, ou utilisez votre propre fichier. Les colonnes qui ne correspondent à aucun champ Zeffy peuvent être associées à des propriétés personnalisées de contact, pour que ces informations se retrouvent sur la fiche du contact payeur. Vous devrez associer vos colonnes aux champs de Zeffy avant de lancer l'importation.

Un fichier d'importation peut contenir au maximum 15 000 lignes (paiements). Si vous en avez plus, répartissez-les dans plusieurs fichiers.

Colonnes du modèle

Toutes les colonnes sont facultatives, sauf indication contraire.

Colonne	Rôle
Montant	Obligatoire. Le montant du paiement.
Prénom / Nom	Obligatoires si la ligne n'a pas de courriel.
Courriel	Obligatoire si la ligne n'a pas de nom. L'identifiant principal du contact.
Date de paiement	La date du paiement, au format `dd/mm/yyyy` (jour/mois/année, par exemple `03/03/2023`). Inscrivez-la pour qu'un reçu fiscal rétroactif soit émis à la bonne date.
`Fundraising campaign`	La campagne à laquelle appartient le paiement. Inscrivez le nom exact d'une campagne existante pour l'y associer, ou un nouveau nom pour regrouper les paiements dans une nouvelle campagne.
Titre du tarif	Événements et tirages seulement. Le titre du billet. Il doit correspondre exactement au nom du tarif dans la campagne, par exemple `Table VIP pour 8`.
Listes	Les listes ou segments d'envoi auxquels ajouter le contact. Si un contact fait partie de plusieurs listes, séparez les noms des listes par une virgule.
Fonds	Attribue le paiement à un fonds pour votre organisation interne. Consultez Proposer la sélection de fonds aux donateurs.
Méthode de paiement	Le mode de paiement utilisé : `card`, `cash`, `cheque`, `transfer`, `unknown`, `free`, `manual`, `pad`, `ach`, `applePayOrGooglePay`, `inKind`, `stocks`, `other` ou `TaptoPay`.
Montant admissible	La partie du paiement admissible à un reçu fiscal.
`Receipt URL` / Numéro de reçu	Pour les reçus émis en dehors de Zeffy.
`Ticket URL`	Un lien vers un billet émis avec un autre logiciel.
`Payment annotation`	Une note sur le paiement lui-même (par exemple, le numéro de chèque).
Courriel secondaire	Un courriel secondaire sur la fiche du contact.
Langue	`EN`, `FR`, `ES`. Si la colonne est vide, la valeur par défaut est `EN`.
Adresse, Code postal, Ville, Région, Pays	Les champs d'adresse du contact. Le pays doit être un code de pays valide de deux ou trois lettres (par exemple, `CA`, `US`, `FR`).
Numéro de téléphone	Le numéro de téléphone du contact.
Nom de l'entreprise	Pour les paiements faits par une entreprise. Un paiement importé sans nom d'entreprise reste seulement sur la fiche de la personne, même si elle est associée à l'entreprise.
`Contact notes`	Des notes sur la fiche du contact.
`Household name`	Regroupe le contact dans un ménage.
`Subscription status`	Les contacts importés sont abonnés par défaut. Inscrivez un autre statut si le contact s'est désabonné.

Importer votre fichier

Ajoutez votre fichier dans l'écran de configuration de l'importation.
Cliquez sur Suivant.
Vérifiez l'association des champs. Si vous avez utilisé le modèle, vos colonnes sont déjà associées ; si vous avez utilisé votre propre fichier, vérifiez que chaque colonne est associée au bon champ Zeffy avant de continuer.
Lancez l'importation. Zeffy analyse d'abord le fichier et signale les problèmes dès le départ ; s'il n'y en a aucun, confirmez pour lancer l'importation.

À la fin de l'importation, une page affiche tous les paiements que vous avez importés.

Corriger les erreurs d'importation

Si votre fichier contient des erreurs de format, une fenêtre indique combien de lignes posent problème. Cliquez sur Voir les ___ problèmes pour les consulter dans un classeur, où les cellules incorrectes sont surlignées en rouge. Vous pouvez aussi choisir Importer sans ___ contacts pour importer seulement les lignes valides.

Au moins un identifiant : vous devez fournir un courriel, un prénom ou un nom de famille. Ces champs ne peuvent pas être tous vides.
Pays invalide : utilisez un code de pays valide de deux ou trois lettres (par exemple, CA, US, FR).
Courriel invalide : le champ doit contenir une adresse courriel valide.
Langue invalide : utilisez seulement EN ou FR.
Date invalide : utilisez le format dd/mm/yyyy avec tous les zéros.
Mode de paiement invalide : utilisez une des valeurs de mode de paiement de la liste, écrite exactement comme indiqué.
Trop de lignes : votre fichier dépasse la limite de 15 000 lignes. Répartissez-le dans des fichiers plus petits.

Ce qui se passe après l'importation

Les paiements apparaissent dans la section Paiements avec vos transactions habituelles, associés aux fiches de contact par courriel.
Aucun courriel n'est envoyé automatiquement aux donateurs. Les courriels de confirmation, les reçus et les billets électroniques s'envoient à partir du paiement après l'importation.
Pour générer des reçus, sélectionnez les paiements importés et cliquez sur Générer les reçus fiscaux pour émettre des reçus pour chaque montant admissible.
Les billets électroniques émis par une importation apparaissent sur le paiement, prêts à être envoyés à l'acheteur.

Pour envoyer à un donateur son courriel de confirmation, ouvrez le paiement, cliquez sur Actions et utilisez l'option Renvoyer le reçu. Ce courriel contient les billets électroniques et le reçu, mais pas le message de remerciement personnalisé de la campagne, même si le paiement a été importé dans une campagne qui en a un.

Dans le panneau de détails du paiement, vous pouvez aussi modifier les informations de l'acheteur avec l'icône de crayon à côté de ses informations, ajouter des notes, supprimer le paiement ou annuler les billets qui y sont associés.

Supprimer ou annuler une importation

Supprimer un paiement

Allez dans Paiements.
Cliquez sur la ligne du paiement (évitez de cliquer sur le nom du donateur, qui ouvre la fiche du contact).
Cliquez sur Actions en haut à droite du panneau de détails du paiement.
Cliquez sur Supprimer.

Supprimer un paiement associé à un billet électronique ou à une carte de membre annule automatiquement le billet ou la carte.

Annuler une importation au complet

Pour annuler une importation au complet :

Allez dans Paiements.
Cliquez sur Importer.
Sélectionnez Historique d'importation.
Cliquez sur Supprimer à côté de la ligne de l'importation.

Importer des paiements récurrents ou des abonnements

Les donateurs récurrents et les membres ne peuvent pas être importés de façon à ce que leurs paiements récurrents ou leurs adhésions continuent de se renouveler automatiquement dans Zeffy. Pour l'historique de vos sympathisants récurrents, utilisez l'importation de paiements.

Pour aller plus loin

Comment les données importées apparaissent dans Zeffy : voyez comment les paiements et les contacts sont associés après l'importation.
Gérer et modifier vos contacts : consultez les fiches de contact créées par votre importation de paiements.
Les rapports sur Zeffy : comment exporter des données ou des rapports ? : apprenez à exporter vos données de paiements et de contacts.

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