Gérer et modifier vos contacts

Ce guide vous explique comment consulter, mettre à jour et gérer le profil de chaque contact dans Zeffy. Chaque profil de contact présente les principaux renseignements sur la personne, l'historique de ses activités et les notes ou rappels que vous avez ajoutés.

Ouvrir le profil d'un contact

1. Allez dans Contacts dans le menu de gauche.

2. Cliquez sur le nom d'un contact dans la liste.

Le profil du contact s'ouvre dans un panneau latéral qui affiche ses renseignements, l'historique de ses activités et les détails de ses communications.

Aperçu du profil d'un contact

Le profil d'un contact est organisé en deux grandes sections :

Colonne de gauche : coordonnées et résumé

• Données : total des dons depuis le début, don le plus élevé et date du dernier don

• Adhésion : statut et date d'expiration de l'adhésion (s'il y a lieu)

• Listes manuelles : les listes dont le contact fait partie

• Détails : nom complet, courriel, numéro de téléphone, adresse, entreprise, famille, propriétés et langue préférée

Colonne de droite : notes et activité

• Notes et rappels : ajoutez des notes ou créez des rappels en haut de la colonne

• Fil d'activité : consultez les paiements, les communications et les notes, classés par onglets

Modifier les renseignements d'un contact

Pour mettre à jour les renseignements dans la colonne de gauche :

1. Cliquez sur le champ à modifier (par exemple, le numéro de téléphone ou l'adresse).

2. Faites vos changements.

3. Enregistrez la mise à jour.

Changer l'adresse courriel d'un contact

Si un contact utilise une nouvelle adresse courriel, mettez sa fiche à jour pour que vos prochains courriels arrivent dans la bonne boîte de réception.

1. Cliquez sur le champ du courriel dans la section Détails.

2. Entrez la nouvelle adresse courriel.

3. Enregistrez le changement.

Ajouter des notes et des rappels

Les notes vous aident à garder en tête les détails importants sur chaque contact. Les rappels vous permettent de prévoir des alertes de suivi pour des dates ou des tâches importantes.

Pour les étapes détaillées pour ajouter, consulter, modifier et supprimer des notes et des rappels, consultez Ajouter des notes et des rappels aux contacts.

Ajouter des contacts à des listes manuelles

1. Dans la colonne de gauche, trouvez la section Listes manuelles.

2. Cliquez sur l'icône plus (+).

3. Sélectionnez une liste existante ou créez-en une nouvelle.

Consulter l'historique des activités

Le fil d'activité, dans la colonne de droite, affiche toutes les interactions avec ce contact. Utilisez les onglets pour filtrer :

• Paiements : dons, achats et transactions

• Communications : courriels envoyés et statut de livraison

• Notes : notes et rappels que vous avez ajoutés

Cliquez sur n'importe quel élément du fil d'activité pour voir ses détails. Par exemple, cliquez sur un paiement pour voir la transaction, ou sur un courriel pour voir les détails de livraison.

Envoyer un courriel à partir du profil d'un contact

1. Cliquez sur le bouton violet Nouveau courriel en haut à droite du profil du contact.

2. Rédigez votre message dans l'éditeur de courriel.

3. Envoyez un courriel test ou envoyez le message directement.

Utiliser le menu Actions

Cliquez sur Actions en haut à droite du profil du contact pour accéder à d'autres options :

• Ajouter un paiement manuellement

• Générer un reçu fiscal

• Désabonner le contact des courriels

• Fusionner avec un autre contact

• Supprimer le contact

Fusionner des contacts en double

Si une même personne apparaît plus d'une fois dans votre base de données, fusionnez les fiches pour garder tout son historique au même endroit.

1. Ouvrez le profil de l'un des contacts en double.

2. Cliquez sur Actions en haut à droite.

3. Sélectionnez l'option de fusion.

4. Choisissez le contact avec lequel fusionner et confirmez.

Supprimer un contact

Supprimez un contact seulement si vous ne voulez plus garder cette fiche dans votre base de données.

1. Ouvrez le profil du contact.

2. Cliquez sur Actions en haut à droite.

3. Choisissez l'option de suppression.

4. Confirmez la suppression.

Fermer le profil d'un contact

Cliquez sur le X dans le coin supérieur gauche du panneau du profil pour le fermer et revenir à la liste complète des contacts.

Questions fréquentes

Puis-je ajouter plus d'un courriel ou d'un numéro de téléphone par contact ?

Pour le moment, Zeffy ne permet pas d'avoir plusieurs adresses courriel dans un même profil de contact. Le système suit les transactions selon une adresse courriel unique.

Si un contact a plusieurs adresses courriel, vous pouvez noter les autres adresses dans une note, ou créer un profil de contact distinct pour chaque adresse.

Puis-je ajouter plus d'un nom par contact ?

Zeffy permet un seul nom par profil de contact. Si vous voulez suivre les renseignements d'un foyer ou d'une famille, utilisez le champ Famille, les notes ou les listes pour indiquer les liens entre les personnes.

Prochaines étapes

• Créer des segments et des listes : regroupez vos contacts en publics réutilisables.

• Filtrer vos contacts : trouvez des contacts précis à l'aide de filtres.

• Ajouter des notes et des rappels aux contacts : notez des détails supplémentaires et des dates de suivi.

• Importer des contacts dans Zeffy : ajoutez d'autres contacts à partir d'un tableur.