Importer des membres et créer des cartes de membre

Utilisez l'option d'importation Contacts + leurs adhésions pour ajouter l'historique de vos adhésions dans Zeffy et générer des cartes de membre. Tous les contacts inclus dans l'importation sont ajoutés automatiquement à Zeffy : vous n'avez donc pas à faire une importation de contacts séparée. Les cartes de membre sont générées automatiquement si l'option Générer des cartes d'adhérent est activée dans les paramètres de la campagne.

Les adhésions importées sont un historique. Elles ne transfèrent pas les paiements récurrents actifs et n'activent pas le renouvellement automatique dans Zeffy. Si vous voulez que vos membres reçoivent un rappel pour acheter une nouvelle adhésion avant la fin de leur adhésion actuelle, allez dans Campagnes, cliquez sur Modifier sur votre page d'adhésion, ouvrez Communications automatisées et activez le rappel d'adhésion.

Télécharger le modèle

1. Allez dans Paiements dans votre tableau de bord Zeffy.

2. Cliquez sur Importer, puis sur Nouvelle importation.

3. Sélectionnez l'option Contacts + leurs adhésions pour importer vos membres et l'historique de leurs adhésions. Cliquez sur Suivant. Les données d'adhésion doivent être importées avec cette option : elle ajoute vos membres à une liste de membres et classe leurs adhésions dans une campagne d'adhésion. L'importation de paiements standard (Contacts + leurs paiements) enregistre seulement les paiements d'adhésion dans l'historique des paiements.

4. Téléchargez le modèle à partir de l'écran de configuration de l'importation : à droite, sous les instructions, cliquez sur Télécharger le modèle.

Remplir le modèle

Champs obligatoires

Chaque ligne doit contenir un Montant et au moins un identifiant : un Courriel, un Prénom ou un Nom. Tous les autres champs sont facultatifs.

• Montant : chiffres seulement. Par exemple, inscrivez 10 000,00 comme 10000. Utilisez un point pour les décimales : 100.30. S'il n'y a pas de montant, inscrivez 0.

Champs propres aux adhésions

• Type de don : doit être membership, en minuscules.

• Titre du tarif : inscrivez le nom exact du niveau d'adhésion ou du type de billet (par exemple, « Adhésion annuelle »). Ce champ est obligatoire pour l'importation d'adhésions.

• Titre du formulaire (colonne Form Title) : utilisez le même nom de formulaire pour tous les membres que vous voulez regrouper. Si ce nom correspond exactement à une campagne d'adhésion active, les paiements y sont rattachés ; sinon, Zeffy crée un nouveau formulaire archivé.

• Date d'expiration : inscrivez la date de renouvellement de l'adhésion au format dd/MM/yyyy (jour/mois/année). Si ce champ est vide, la date par défaut est 1 an après la date du paiement inscrite dans la colonne de date (ou 1 an après la date de l'importation si cette colonne est aussi vide).

• Montant admissible : remplissez ce champ si vous prévoyez émettre des reçus fiscaux pour les adhésions importées.

Champs facultatifs

• Courriel : une adresse courriel valide. Le courriel est l'identifiant principal d'un contact. Si un contact existe déjà avec exactement le même courriel, le paiement est associé à ce contact et aucun doublon n'est créé. Si le courriel ne correspond pas exactement, un nouveau contact est créé. Si un contact est importé sans courriel et fait plus tard un paiement avec un courriel, il aura deux fiches de contact distinctes.

• Langue : EN, FR ou ES. Si ce champ est vide, la valeur par défaut est EN.

• Date de paiement : au format dd/MM/yyyy (jour/mois/année), avec tous les zéros. Par exemple, le 3 mars 2023 doit s'écrire 03/03/2023.

• Méthode de paiement : card, cash, cheque, transfer, unknown, free, manual, pad, ach, applePayOrGooglePay, inKind, stocks, other ou TaptoPay.

• URL du reçu (colonne Receipt URL) : l'URL valide d'un reçu existant.

• URL du billet (colonne Ticket URL) : l'URL valide d'un billet électronique existant.

• Numéro de reçu : du texte ou des chiffres.

• Nom de l'entreprise : du texte ou des chiffres. Sert à émettre les reçus au nom d'une entreprise plutôt qu'au nom d'une personne.

• Note (colonne Note) : n'importe quel texte. S'affiche sur la fiche du contact.

• Annotation (colonne Annotation) : n'importe quel texte. S'affiche seulement dans les détails du paiement.

• Numéro de téléphone : un numéro de téléphone.

• Listes : les listes de contacts auxquelles associer le contact importé.

• Statut d'abonnement (colonne Subscription Status) : le statut d'abonnement du contact importé.

• Adresse, Ville, Région, Code postal, Pays : les champs d'adresse. Le pays doit être un code de pays valide de deux ou trois lettres (par exemple, CA, US, FR).

Associer les adhésions importées à une campagne

Zeffy utilise la colonne Form Title pour déterminer où classer les paiements.

Importer dans une campagne d'adhésion active

Pour rattacher les adhésions importées à une campagne active, inscrivez le nom exact de la campagne dans la colonne Form Title. Le nom doit correspondre exactement, y compris les majuscules, les espaces et la ponctuation. Copiez le nom de la campagne directement à partir de votre tableau de bord Zeffy pour éviter les fautes de frappe.

Le Type de don doit aussi correspondre au type de campagne. Pour importer dans une page d'adhésion, il doit être membership. Même si le nom de la campagne correspond exactement, l'importation échoue si le type est incorrect.

Assurez-vous aussi que le Titre du tarif correspond exactement au nom du niveau d'adhésion ou du type de billet dans Zeffy.

Importer dans un nouveau formulaire archivé

Si la valeur de la colonne Form Title ne correspond à aucune campagne active, Zeffy crée automatiquement un nouveau formulaire archivé dans Campagnes > Passées. Ces formulaires organisent votre historique et ne peuvent pas recevoir de nouveaux paiements par lien public, mais vous pouvez quand même les filtrer et en tirer des rapports.

Chaque importation crée son propre formulaire, même si vous réutilisez le même nom. Par exemple, deux importations nommées « Dons 2025 » créent deux formulaires archivés distincts. Pour éviter les doublons, utilisez le nom exact d'une campagne active.

Importer votre fichier

1. Allez dans Paiements > Importer, puis cliquez sur Nouvelle importation.

2. Lisez les points importants sur l'écran de configuration et téléchargez le modèle si ce n'est pas déjà fait, puis cliquez sur Suivant.

3. À l'écran Sélectionner un fichier pour importer, glissez-déposez votre fichier rempli ou cliquez sur Sélectionner un fichier. Formats acceptés : XLSX, XLS, CSV.

4. Cliquez sur Suivant.

5. À l'étape d'association des champs, associez les colonnes de votre fichier aux champs de Zeffy. Un aperçu des données vous aide à vérifier l'association. Les colonnes qui ne correspondent à aucun champ Zeffy peuvent être associées à des propriétés personnalisées de contact, pour que ces informations se retrouvent sur la fiche du contact payeur.

6. Choisissez vos options d'importation :

   • Générer les reçus fiscaux : choisissez si vous voulez générer automatiquement des reçus fiscaux. Assurez-vous que la colonne Montant admissible est remplie dans votre fichier.

7. Passez les étapes suivantes et confirmez. Votre fichier est analysé, puis traité.

Si votre fichier est bien formaté, l'importation est traitée directement et vos paiements apparaissent dans Paiements en quelques minutes.

Ce qui se passe après l'importation

• Aucun courriel n'est envoyé automatiquement à la fin de l'importation. Envoyez ensuite manuellement les courriels de confirmation, les reçus et les billets électroniques à partir du paiement.

• Les paiements apparaissent dans la section Paiements avec vos transactions habituelles.

• Les contacts sont créés automatiquement ou associés aux contacts existants quand le courriel correspond exactement.

• Zeffy génère automatiquement une carte de membre (PDF) pour chaque membre importé si l'option Générer des cartes d'adhérent est activée dans les paramètres de la campagne. Vous pouvez consulter et télécharger ces cartes dans le panneau de détails de chaque paiement d'adhésion importé.

Corriger les erreurs d'importation

Si votre fichier contient des erreurs de format, une fenêtre indique combien de lignes posent problème. Cliquez sur Voir les ___ problèmes pour les consulter dans un classeur, où les cellules incorrectes sont surlignées en rouge. Vous pouvez aussi choisir Importer sans ___ contacts pour importer seulement les lignes valides.

Erreurs fréquentes :

• Au moins un identifiant : vous devez fournir un courriel, un prénom ou un nom de famille. Ces champs ne peuvent pas être tous vides.

• Pays invalide : utilisez un code de pays valide de deux ou trois lettres (par exemple, CA, US, FR).

• Type invalide : utilisez seulement donation, ticket ou membership, en minuscules.

• Courriel invalide : le champ doit contenir une adresse courriel valide.

• Langue invalide : utilisez EN, FR ou ES.

• Date invalide : utilisez le format dd/MM/yyyy avec tous les zéros.

• Mode de paiement invalide : utilisez une des valeurs de mode de paiement de la liste, écrite exactement comme indiqué.

• Trop de lignes : votre fichier dépasse la limite de 15 000 lignes. Répartissez-le dans des fichiers plus petits.

Supprimer ou annuler une importation

Supprimer un paiement d'adhésion

1. Allez dans Paiements.

2. Cliquez sur la ligne du paiement (évitez de cliquer sur le nom du donateur, qui ouvre la fiche du contact).

3. Cliquez sur Actions en haut à droite du panneau de détails du paiement.

4. Cliquez sur Supprimer.

Annuler une importation au complet

Pour annuler une importation au complet, consultez Comment supprimer mon import de données.

Pour savoir comment vos membres peuvent renouveler après l'importation, consultez Tout ce qu'il faut savoir sur les renouvellements mensuels ou annuels de vos adhésions.

Pour aller plus loin

• Gérer et modifier vos contacts : consultez les fiches de vos membres et le statut de leur adhésion.

• Tout ce qu'il faut savoir sur les renouvellements mensuels ou annuels de vos adhésions : configurez des rappels de renouvellement pour vos membres.