Comment créer, envoyer et percevoir des factures
Les factures vous permettent de facturer facilement des donateurs, des commanditaires, des membres ou d'autres contacts, et de percevoir leurs paiements en ligne.
Une facture n'est pas un paiement réel. C'est plutôt une demande de paiement que vous créez pour un montant précis. Lorsque vous créez une facture, Zeffy ne l'envoie pas par courriel à l'acheteur, sauf si vous cochez Envoyer la facture par courriel à votre contact (offert lorsque le contact a une adresse courriel). Sinon, rien n'est envoyé : vous copiez le lien de la facture et l'envoyez vous-même.
Lorsque vous créez une facture, Zeffy génère une page de facture dédiée que le contact peut utiliser pour payer en ligne par carte, Apple Pay ou Google Pay. Les factures sont associées à une campagne de don, et le montant est compté dans vos totaux de collecte de fonds une fois la facture payée.
Comment fonctionnent les factures
Une fois créée, la facture apparaît dans Paiements avec le statut À recevoir.
Le montant facturé n'est pas inclus dans les totaux de votre campagne tant que la facture n'est pas payée.
La page de facture affiche le nom de votre organisme, un numéro de facture, les détails de l'article et le montant total dû. Vous pouvez aussi fixer une date d'échéance et activer des rappels automatiques.
Par défaut, Zeffy n'envoie pas la facture par courriel à l'acheteur. Pour la partager, cochez Envoyer la facture par courriel à votre contact lorsque vous la créez, ou copiez le lien de la facture et envoyez-le directement au contact. Celui-ci pourra ensuite ouvrir le lien pour consulter et payer la facture en ligne.
Si les rappels automatiques sont activés, le contact recevra des courriels de rappel :
7 jours avant l'échéance / le jour de l'échéance / 7 jours après l'échéance
Ces rappels sont envoyés seulement si une date d'échéance est fixée et que les rappels sont activés. Ils ne remplacent pas l'étape initiale, qui consiste à partager le lien de la facture avec le contact.
Vous pouvez aussi marquer la facture comme payée si vous recevez le paiement hors ligne, par exemple en argent comptant, par chèque ou par un autre mode de paiement.
Créer une facture
Dans votre tableau de bord Zeffy, allez dans Paiements.
Cliquez sur Ajouter un paiement en haut à droite et sélectionnez Envoyer une facture.
Choisissez la campagne associée à la facture.
Entrez le montant.
Fixez une date d'échéance.
(Facultatif) Cochez l'option de rappel automatique au contact si vous voulez que le contact reçoive des courriels de rappel. Lorsque l'option est activée, le premier rappel est envoyé 7 jours avant l'échéance, et deux autres suivent si la facture reste impayée.
Associez la facture à un contact. Vous pouvez :
rechercher et sélectionner un contact qui existe déjà dans votre compte ;
ou créer manuellement un nouveau contact s'il n'existe pas encore. Dans ce cas, vous devrez entrer le nom et le courriel du contact.
Personnalisez les autres détails de la facture. Selon vos besoins, vous pouvez :
ajouter des notes internes ;
répondre aux questions personnalisées associées à la campagne.
Cliquez sur Enregistrer ou Sauvegarder et en ajouter un autre.
La facture n'est pas envoyée automatiquement. Zeffy n'envoie pas la facture par courriel à l'acheteur lorsque vous la créez. Vous devez cocher l'option Envoyer la facture par courriel à votre contact.
Où apparaissent les factures
Une fois enregistrée, la facture apparaît dans la liste Paiements comme une nouvelle ligne avec :
Statut : À recevoir (le contact n'a pas encore payé).
Mode de paiement : Facture.
Cela indique que le paiement a été demandé, mais pas encore reçu.
Percevoir une facture ou la marquer comme payée
Il y a deux façons de faire payer une facture par la personne à qui vous l'adressez.
Envoyer au contact le lien de la facture et percevoir le paiement en ligne.
Marquer manuellement la facture comme payée si le paiement a été reçu en dehors de Zeffy.
Option 1 : Envoyer le lien de la facture
Allez dans Paiements et cliquez sur la facture.
Attention de ne pas cliquer sur le nom du contact, car cela vous amène à son profil de contact. Cliquez plutôt ailleurs sur la ligne de la facture pour ouvrir ses détails dans le panneau de droite.
Dans les détails de la facture, cliquez sur Voir la facture pour ouvrir la page de la facture.
Copiez l'URL de la page de la facture et envoyez-la au contact.
Lorsque le contact effectue le paiement, la facture devient un paiement complété avec :
Statut : Réussi
Mode de paiement : Carte, Apple Pay ou Google Pay (selon le mode utilisé)
Important : une facture est complétée automatiquement seulement si le contact utilise le lien associé à cette facture.
Si le contact paie avec un autre formulaire de don ou lien d'événement, Zeffy crée un paiement distinct et la facture reste au statut À recevoir. Dans ce cas, annulez simplement la facture d'origine pour retirer le solde à payer. Les étapes pour annuler une facture se trouvent plus bas dans ce guide.
Si le lien de la facture est partagé avec quelqu'un après que la facture a été marquée comme payée, la page indique que le paiement a déjà été effectué.
Option 2 : Marquer manuellement une facture comme payée hors ligne
Allez dans Paiements et cliquez sur la facture.
Attention de ne pas cliquer sur le nom du contact, car cela vous amène à son profil de contact. Cliquez plutôt ailleurs sur la ligne de la facture pour ouvrir ses détails dans le panneau de droite.
Cliquez sur Marquer comme payé.
Sous Méthode de paiement reçue, sélectionnez Argent comptant, Chèque ou Autre.
(Facultatif) Modifiez la date du paiement au besoin.
Cliquez sur Marquer comme payé.
La facture devient un paiement complété avec :
Statut : Réussi
Mode de paiement : Argent comptant, Chèque ou Autre
À propos des factures complétées
Une fois qu'une facture est marquée comme payée, elle devient une transaction ordinaire dans Zeffy. Les actions offertes dépendent de la façon dont la facture a été complétée.
Si la facture a été payée en ligne, le paiement fonctionne comme toute autre transaction en ligne. Vous pouvez émettre un remboursement, annuler des billets, générer des reçus fiscaux (s'il y a lieu), renvoyer des courriels de remerciement, déplacer le don vers une autre campagne et utiliser toutes les autres actions de paiement habituelles de Zeffy.
Si la facture a été marquée comme payée manuellement, le paiement fonctionne comme toute autre entrée de paiement manuelle. Vous pouvez quand même générer des reçus fiscaux (s'il y a lieu), renvoyer des courriels de remerciement, déplacer le don et effectuer les autres actions habituelles. Par contre, comme aucun paiement réel n'a été traité par Zeffy, la transaction ne peut pas être remboursée. Les paiements saisis manuellement peuvent plutôt être supprimés s'ils ont été entrés par erreur.
Annuler ou supprimer une facture
Vous pouvez annuler ou supprimer une facture à tout moment, avant ou après qu'elle soit marquée comme payée.
Annuler une facture impayée
Allez dans Paiements et cliquez sur la facture.
Attention de ne pas cliquer sur le nom du contact, car cela vous amène à son profil de contact. Cliquez plutôt ailleurs sur la ligne de la facture pour ouvrir ses détails dans le panneau de droite.
Cliquez sur Actions, puis sur Annuler la facture.
Confirmez dans la fenêtre Annuler la facture. La facture est alors retirée de la campagne associée et l'entrée est supprimée.
Supprimer une facture complétée
Une fois qu'une facture a été marquée comme payée, les actions offertes dépendent de la façon dont le paiement a été complété :
Si la facture a été payée en ligne, le paiement fonctionne comme tout autre don en ligne dans Zeffy. Vous pouvez rembourser le paiement en l'ouvrant dans Paiements, en cliquant sur Actions, puis en sélectionnant Remboursement. Pour en savoir plus sur le remboursement d'un paiement, consultez Gérer les remboursements dans Zeffy.
Si la facture a été marquée comme payée manuellement, le paiement devient une entrée de paiement manuelle, que vous pouvez supprimer comme n'importe quel autre paiement manuel. Pour ce faire :
Allez dans Paiements et cliquez sur le paiement.
Attention de ne pas cliquer sur le nom du contact, car cela vous amène à son profil de contact. Cliquez plutôt ailleurs sur la ligne pour ouvrir les détails dans le panneau de droite.
Cliquez sur Actions > Supprimer.
Notes sur l'historique des factures
Une fois qu'une facture est marquée comme payée, rien n'indique plus qu'il s'agissait d'une facture à l'origine. Si vous avez besoin de garder cet historique, ajoutez une note à la transaction avant de la compléter. Consultez Ajouter une note à une transaction.
Pour en savoir plus sur l'enregistrement des paiements hors ligne, consultez Ajouter manuellement des paiements ou des inscriptions reçus en argent comptant, par chèque ou autrement. Pour supprimer des entrées manuelles, consultez Supprimer un paiement saisi manuellement.