Gérer les remboursements et les annulations de billets dans Zeffy

Cet article explique quand vous pouvez émettre un remboursement, ce qui se passe pendant le processus de remboursement, comment rembourser un don ou un achat, et comment annuler des billets ou des adhésions séparément d’un remboursement.

Quand puis-je émettre un remboursement ?

L’admissibilité à un remboursement dépend du mode de paiement et du délai écoulé. Si l’option de remboursement est grisée sur une transaction, l’une des raisons ci-dessous s’applique :

• Paiements standards (carte, Apple Pay, Google Pay) : vous pouvez émettre un remboursement en tout temps dans les 180 jours suivant le paiement.

• Débits préautorisés (DPA) : les remboursements peuvent seulement être émis 60 jours après le traitement réussi du paiement. Ce délai de sécurité ne peut pas être contourné. D’ici là, l’option de remboursement est grisée.

• Paiements de plus de 180 jours : les remboursements ne peuvent plus être traités dans Zeffy. Vous devrez retourner les fonds au donateur manuellement (par exemple par virement bancaire ou par chèque).

• Paiements par débit Interac (y compris Tap to Pay) : un paiement par débit Interac peut seulement être remboursé en personne, sur l’appareil d’origine. Ce remboursement ne peut pas être traité dans Zeffy et doit donc être fait en dehors de Zeffy.

Que se passe-t-il lorsque j’émets un remboursement ?

Le processus de remboursement dépend du fait que vous ayez suffisamment de fonds ou non dans votre solde Zeffy.

Si vous avez des fonds dans votre solde Zeffy

Lorsque vous émettez un remboursement, il est traité immédiatement par Stripe. Votre donateur reçoit un courriel de confirmation indiquant le montant remboursé, et les fonds retournent sur son mode de paiement d’origine dans un délai de 5 à 10 jours ouvrables.

Si vous n’avez pas suffisamment de fonds

Zeffy récupère d’abord les fonds nécessaires dans votre compte bancaire connecté. La confirmation du transfert peut prendre jusqu’à 7 jours ouvrables. Une fois le transfert confirmé, le remboursement est traité et le donateur reçoit les fonds dans un délai additionnel de 3 à 5 jours ouvrables.

Si votre solde Zeffy est négatif

Un solde négatif bloque tous les remboursements en attente, y compris ceux que vos fonds disponibles pourraient couvrir, et met en pause les remboursements déjà en cours de traitement. Aucun remboursement n’est versé tant que le montant négatif n’est pas récupéré.

Par exemple, vous émettez 1 000 $ de remboursements, mais vous n’avez que 750 $ de disponibles : votre solde passe donc à -250 $. Aucun des remboursements ne sera traité tant que les 250 $ manquants ne seront pas récupérés. Le système ne traite pas 750 $ de remboursements en attendant les 250 $ manquants : un solde négatif signifie aucun remboursement.

Pour que vos remboursements soient traités de nouveau, le solde négatif doit être prélevé dans votre compte bancaire connecté.

Si la carte utilisée par votre donateur n’est plus active ou est expirée, les fonds lui parviendront quand même : sa banque redirigera les fonds vers son compte.

Comment émettre un remboursement

1. Connectez-vous à votre compte Zeffy et allez dans Paiements.

2. Repérez la transaction à rembourser et cliquez dessus (assurez-vous de ne pas cliquer sur le nom de l’acheteur, mais plutôt ailleurs sur la ligne du paiement).

3. Ouvrez le menu d’actions dans le coin supérieur droit du volet du paiement, puis sélectionnez :

   1. Annuler et/ou rembourser des billets (pour les achats de billets)

   2. Rembourser un paiement (pour tout autre paiement)

Pour les billets

Une fenêtre contextuelle vous demande de confirmer le montant du remboursement et de choisir les billets à annuler. Vous n’êtes pas obligé de faire les deux. Par exemple, vous pouvez :

• Annuler un ou plusieurs billets sans émettre de remboursement

• Émettre un remboursement sans annuler de billets

• Ou faire les deux en même temps

Rembourser le paiement : rembourse le donateur sur son mode de paiement d’origine.

Annuler les billets : invalide les codes QR des billets électroniques ou annule la carte de membre. S’il y a lieu, les billets annulés sont aussi remis dans votre inventaire de billets.

Pour les dons

Une fenêtre contextuelle vous demande de confirmer le montant du remboursement. Entrez le montant à rembourser : le montant total du paiement, ou un montant moins élevé si vous souhaitez faire un remboursement partiel.

Cliquez sur le bouton Rembourser, suivi du montant à rembourser.

Annuler des billets en lot depuis la liste d’invités

Vous pouvez annuler un ou plusieurs billets d’événement à la fois depuis la liste d’invités de l’événement, sans émettre de remboursement.

1. Connectez-vous à votre compte Zeffy et ouvrez Campagnes dans le menu de gauche.

2. Cliquez sur les trois points à côté de la campagne d’événement, puis sélectionnez Gérer l’événement.

3. Sous le total de la collecte, passez à la vue Liste des invités.

4. Cochez les cases à gauche des billets à annuler, puis cliquez sur Marquer comme annulé dans la barre qui apparaît en haut de la liste.

Pour annuler un seul billet, cliquez sur le nom de l’invité dans la liste d’invités : les détails de son billet s’ouvrent à droite de la page. Cliquez sur les trois points à côté de son nom et sélectionnez Marquer comme annulé.

Une fois le paiement remboursé

Votre donateur reçoit instantanément un courriel de confirmation du remboursement, incluant un reçu ajusté s’il y a lieu.

Le remboursement apparaît sur son mode de paiement d’origine dans un délai de 5 à 10 jours ouvrables.

Si la carte utilisée par votre donateur n’est plus active ou est expirée, les fonds lui parviendront quand même. Sa banque redirigera automatiquement le remboursement vers son compte.

Que faire si j’ai remboursé un paiement par erreur ?

Puisque les remboursements ne peuvent pas être renversés, vous devrez collecter le paiement de nouveau. Voici deux options :

1. Créez un formulaire de vente personnalisée avec un billet au montant remboursé. Envoyez le formulaire directement avec l’outil de courriels de Zeffy (accessible depuis la page du contact).

2. Acceptez un paiement hors ligne et enregistrez-le ensuite dans Zeffy. Pour les instructions, consultez Ajouter manuellement des paiements ou des inscriptions faits en argent comptant, par chèque ou autre.

Contributions volontaires à Zeffy

La contribution volontaire faite à Zeffy n’est pas automatiquement remboursée lorsque vous remboursez le paiement d’un donateur. En effet, les frais de transaction que Zeffy couvre pour vous sont tout de même payés, même si le paiement est remboursé par la suite. Les donateurs ont donc le choix de maintenir leur contribution pour soutenir la plateforme.

Si un donateur souhaite aussi obtenir le remboursement de sa contribution à Zeffy, il peut en faire la demande directement depuis son courriel de confirmation en cliquant sur « En savoir plus » à côté des détails du reçu.