Zugriff auf Ihre Gästeliste für Ihre Kampagne und deren Download mit Antworten auf Fragen

Was ist die Gästeliste?

Die Gästeliste ist ein Bereich des Kampagnen-Managers, der der Verwaltung von Teilnehmenden und der Erfassung ihrer Anwesenheit dient. Sie zeigt Folgendes an:

• Wichtige Informationen zu jedem Gast, einschließlich des Ticket-Status und der Antworten auf alle beim Checkout erfassten benutzerdefinierten Fragen.

• Eine Echtzeitübersicht der Anwesenheit bei Ihrem Event. So können Sie während und nach dem Event sehen, wie viele Gäste eingecheckt haben – entweder durch das Scannen des QR-Codes auf E-Tickets oder über den Online-Check-in-Manager.

• Eine visuelle Aufschlüsselung der Antworten auf benutzerdefinierte Fragen. Ein Diagramm auf der linken Seite der Gästeliste zeigt an, wie oft die jeweilige Antwortoption ausgewählt wurde.

Auf dieser Seite können Sie:

• Ihre Gästeliste nach Ticket-Typ, Ticket-Status und Antworten auf benutzerdefinierte Fragen filtern.

• Eine E-Mail an alle Gäste oder eine ausgewählte Gruppe von Gästen senden

• Auf Ihren Check-in-Manager zugreifen oder eine Liste Ihrer Gäste herunterladen

• Gäste verwalten: ihren Ticket-Status ändern, Notizen zu ihrem Ticket hinzufügen, die beim Check-in eingesehen werden können (z. B. Tischzuweisung oder besondere Hinweise), oder einen neuen Gast zu Ihrer Liste hinzufügen

So greifen Sie auf die Gästeliste zu:

• Melden Sie sich bei Ihrem Zeffy-Konto an

• Navigieren Sie im Menü auf der linken Seite zum Tab „Kampagnen“.

• Klicken Sie rechts neben der betreffenden Kampagne auf die drei Punkte und wählen Sie „Event verwalten“ aus.

• Klicken Sie oben auf der Seite auf den Tab „Gästeliste“, um alle Gäste, Ticket-Informationen, Antworten auf benutzerdefinierte Fragen und den Status ihres Tickets anzuzeigen.

• Wenn jemand mehrere Tickets in einer Transaktion gekauft hat, wird jeder Gast in einer eigenen Zeile aufgeführt und der Name der kaufenden Person in der Liste „Käufer“ angezeigt.

Auf den Check-in-Manager zugreifen oder die Gästeliste ausdrucken

So verwenden Sie den Online-Check-in-Manager:

Der Check-in-Manager ist eine online zugängliche Liste Ihrer Gäste, mit der Sie die Gäste beim Eintreffen beim Event einchecken können. Der Link zum Check-in-Manager kann mit allen Personen Ihrer Organisation geteilt werden, die die Anwesenheit verwalten.

↗️ Weitere Informationen zum Check-in-Manager

Um auf den Online-Check-in-Manager zuzugreifen, klicken Sie oben rechts im Bereich „Anwesenheit“ auf die Schaltfläche „Check-in-Manager“.

So laden Sie eine physische Liste Ihrer Gäste herunter oder drucken sie aus:

Um Ihre Gästeliste herunterzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Exportieren“ oberhalb der Gästeliste.

Wenn Ihr Event mehrere Termine umfasst, wenden Sie oben auf der Seite den Datumsfilter an, um die Gäste für bestimmte Termine Ihres Events zu exportieren.

Vor dem Export können Sie auswählen, ob die Datei als Excel-Tabelle oder als PDF-Dokument (ideal zum Drucken) exportiert werden soll. Sie können auch die in diesem Bericht enthaltenen Spalten anpassen.

Der PDF-Export ist auf die Anforderungen der Event-Verwaltung ausgelegt. Sie können direkt auf die ausgedruckte Kopie schreiben – ideal zum Einchecken von Gästen oder zum Festhalten zusätzlicher Notizen vor Ort. Wenn Sie lieber digital arbeiten, bietet die Excel-Version einen eigenen Notizbereich, in dem Sie Informationen nach Bedarf eingeben und aktualisieren können.

E-Mails an alle Gäste oder eine ausgewählte Gruppe von Gästen senden

So senden Sie eine E-Mail an alle Gäste oder eine ausgewählte Gruppe von Gästen:

1. Scrollen Sie nach unten zu Ihrer Gästeliste

2. Wenden Sie alle relevanten Filter an (z. B. einen bestimmten Ticket-Typ, Status oder eine Antwort auf eine benutzerdefinierte Frage).

3. Wählen Sie alle Gäste aus, indem Sie das Kästchen oben in der Liste aktivieren, oder wählen Sie Gäste manuell aus, indem Sie das Kästchen neben ihrem Namen aktivieren.

4. Wählen Sie die Option „Neue E-Mail“ aus, die nach Ihrer Auswahl oben angezeigt wird.

Den Ticket-Status eines Gastes ändern oder eine Notiz zu seinem Ticket hinzufügen

So ändern Sie den Ticket-Status eines Gastes:

1. Verwenden Sie die Suchleiste, um das Ticket der Person zu finden, und klicken Sie auf ihren Namen. Rechts wird eine Seite mit den Ticket-Details geöffnet.

2. Klicken Sie neben dem Namen der Person auf die drei Punkte, um die Optionen „Als eingecheckt markieren“, „Als nicht eingecheckt markieren“ oder „Als storniert markieren“ anzuzeigen. Der Status wird sofort aktualisiert.

Um eine Notiz hinzuzufügen, klicken Sie neben der Zeile „Notizen“ auf die Schaltfläche „+“.

Einen neuen Gast zur Liste hinzufügen

Um einen Gast manuell über die Gästeliste hinzuzufügen, öffnen Sie den Bereich Gast hinzufügen und geben Sie die entsprechenden Informationen ein. Der neue Gast wird sofort in der Liste angezeigt und kann wie jeder andere Teilnehmende eingecheckt oder per E-Mail kontaktiert werden.