So wechseln Sie von Mailchimp zu Zeffy

Übertragen Sie die E-Mail-Kommunikation Ihrer gemeinnützigen Organisation von Mailchimp zu Zeffy, indem Sie Ihre Kontakte exportieren und importieren, Ihre Listen neu erstellen, Ihre E-Mail-Designs neu gestalten, Ihre Absenderadresse einrichten und Ihr Newsletter-Anmeldeformular ersetzen.

Dieser Leitfaden führt Sie in der richtigen Reihenfolge durch jeden Schritt. Sie können aufhören, sobald Ihre Kontakte importiert und Ihr erster Newsletter versendet ist, oder weitermachen, um weitere CRM-Daten in Zeffy zu übernehmen.

Vor dem Start: Entscheiden Sie, was Sie importieren möchten

Wenn Sie Zeffy hauptsächlich zum Senden von Newslettern und E-Mails verwenden möchten, beginnen Sie mit dem Import Ihrer Kontakte. Wenn Sie Zeffy auch als CRM-System Ihrer gemeinnützigen Organisation nutzen möchten, importieren Sie zusätzlich Ihre historischen Spendenaufzeichnungen. So können Sie Kontakte später anhand ihrer Spendenhistorie segmentieren.

Kontaktimporte und Zahlungsimporte sind separate Abläufe. Sie können mit Ihren Kontakten beginnen und die Spendenhistorie später hinzufügen.

Schritt 1: Exportieren Sie Ihre Kontakte aus Mailchimp

Mailchimp exportiert Ihre Zielgruppe als CSV-Datei, die Sie anschließend in Zeffy importieren. Nur Mailchimp-Kontoinhaber und Administratoren können eine Zielgruppe exportieren.

1. Gehen Sie in Mailchimp zu Audience.

2. Klicken Sie auf Export audience.

3. Wählen Sie Export CSV.

Der Export umfasst abonnierte, nicht abonnierte, abgemeldete und bereinigte Kontakte sowie Zielgruppenfelder, Kontaktdaten, Notizen und Tags. E-Mail-Engagement-Metriken und Kaufhistorien sind nicht enthalten.

Schritt 2: Importieren Sie Ihre Kontakte in Zeffy

Zeffy importiert Kontakte aus einer Datei. Verwenden Sie den Kontaktimport-Ablauf und die dazugehörige Vorlage, damit Ihre Daten den Feldern von Zeffy entsprechen.

1. Gehen Sie in Ihrem Zeffy-Dashboard zu Kontakte.

2. Klicken Sie auf Kontakt hinzufügen.

3. Wählen Sie Kontakte importieren.

4. Wählen Sie Datei importieren, dann Datei hochladen, und wählen Sie Ihre Datei aus.

5. Warten Sie, bis der Status Auftrag abgeschlossen angezeigt wird.

6. Überprüfen Sie die Zuordnung von Spalten zu Feldern, klicken Sie auf Weiter und anschließend auf Absenden.

Die E-Mail-Adresse ist der primäre Identifikator eines Kontakts in Zeffy. Verwenden Sie einheitliche E-Mail-Adressen und fügen Sie pro Kontakt nur eine E-Mail-Adresse hinzu, um doppelte Datensätze zu vermeiden. Importierte Kontakte werden automatisch einer Liste mit dem Namen Import [Monat/Tag/Jahr] hinzugefügt, damit Sie den Import später wiederfinden können.

Schritt 3: Erstellen Sie Ihre Listen und Segmente neu

Zeffy gruppiert Kontakte mithilfe von Listen, nicht von Tags. Erstellen Sie die in Mailchimp verwendeten Tags und Segmente als Listen neu, damit Sie diese Gruppen wieder per E-Mail erreichen können.

Zeffy unterstützt zwei Listentypen: automatische (dynamische) Listen, die aktualisiert werden, sobald Kontakte Ihre Filterregeln erfüllen, und manuelle Listen, die unverändert bleiben, bis Sie sie ändern. Kontakte, die zuvor in Zeffy mithilfe von Tags gruppiert wurden, wurden in manuelle Listen umgewandelt.

1. Gehen Sie zu Kontakte.

2. Klicken Sie neben der Suchleiste auf + Filter.

3. Wählen Sie einen Filtertyp und eine Bedingung aus, z. B. Fundraising-Kampagne oder Lebenszeitbetrag.

4. Klicken Sie auf Filter als Liste speichern.

5. Wählen Sie Als dynamische Liste speichern oder Als manuelle Liste speichern.

Eine vollständige Liste der Filtertypen und Bedingungen finden Sie unter Listen und Segmente erstellen.

Schritt 4: Historische Spenden importieren (optional)

Wenn Sie die Spendenhistorie Ihrer Unterstützer in Zeffy hinterlegen möchten, importieren Sie vergangene Spenden über den Zahlungsimport. Dieser ist vom Kontaktimport getrennt.

1. Gehen Sie zu Zahlungen > Neue Zahlung > Importieren.

2. Verwenden Sie die Vorlage für den Zahlungsimport und legen Sie den Transaktionstyp auf Spende fest.

3. Senden Sie die Datei ab. Kontakte werden automatisch erstellt oder verknüpft, indem die E-Mail-Adresse abgeglichen wird.

Importierte Spenden werden als historische Datensätze angezeigt. Aktive wiederkehrende Zahlungspläne können nicht automatisch übertragen werden. Spender müssen daher eine neue wiederkehrende Zahlung über ein Zeffy-Formular starten. Weitere Informationen finden Sie unter Historische Zahlungen in Zeffy importieren und Wiederkehrende Zahlungen und Spenden importieren.

Schritt 5: Erstellen Sie Ihre E-Mail-Designs neu

Der E-Mail-Editor von Zeffy basiert auf Blöcken. Gestalten Sie Ihr Newsletter-Layout daher mit Überschriften, Texten, Bildern, Schaltflächen, Trennlinien und anderen Blöcken neu, anstatt den HTML-Code von Mailchimp zu importieren.

1. Gehen Sie zu Kommunikation.

2. Klicken Sie auf Neue E-Mail.

3. Wählen Sie ein Zeffy-Template oder beginnen Sie ganz neu.

4. Fügen Sie Inhaltsblöcke hinzu und ordnen Sie sie so an, dass sie Ihrem bisherigen Newsletter entsprechen.

Die Zeffy-Templates decken Newsletter, Fundraising-Aufrufe, Event-Rückblicke, Einladungen und Follow-ups ab. Sie können eigene Bilder hochladen oder aus der Zeffy-Bildbibliothek auswählen und jedes Design als wiederverwendbares Template speichern. Eine vollständige Anleitung zum Editor finden Sie unter E-Mails mit dem E-Mail-Editor und den Templates von Zeffy gestalten.

Schritt 6: Richten Sie Ihre Absenderadresse ein

Richten Sie vor dem Senden die Absenderadresse ein, die Unterstützer sehen. Optional können Sie Ihre eigene Domain authentifizieren, um die Zustellbarkeit und Ihren Markenauftritt zu verbessern.

Standardmäßig sendet Zeffy Massen-E-Mails von [email protected]. Sie können den Absendernamen beim Verfassen anpassen. Antworten werden an die von Ihnen ausgewählte Antwortadresse gesendet.

Wenn Sie stattdessen über die eigene Domain Ihrer Organisation senden möchten, fügen Sie unter Einstellungen > Benutzerdefinierte Domain hinzufügen eine benutzerdefinierte Domain hinzu. Dazu benötigen Sie Zugriff auf die DNS-Einstellungen Ihrer Domain. Die Übertragung kann bis zu 48 Stunden dauern. Eine benutzerdefinierte Domain erhöht außerdem das Empfängerlimit pro E-Mail von 5.000 auf 30.000. Weitere Informationen finden Sie unter Ihre E-Mail-Absenderdomain anpassen.

Schritt 7: Senden Sie Ihre erste E-Mail

Wählen Sie anhand Ihrer Listen oder gefilterten Kontakte aus, wer Ihre E-Mail erhalten soll. Überprüfen Sie sie anschließend und senden Sie sie ab.

1. Klicken Sie im E-Mail-Editor auf Weiter, um die Betreffzeile und die Absenderdetails festzulegen.

2. Klicken Sie erneut auf Weiter, um Empfänger aus Ihren Listen oder gefilterten Kontakten auszuwählen.

3. Senden Sie optional eine Test-E-Mail an sich selbst.

4. Überprüfen Sie die Empfänger, die Betreffzeile, die Absenderinformationen und den Inhalt.

5. Klicken Sie auf Jetzt senden oder planen Sie den Versand für einen späteren Zeitpunkt.

Zeffy unterstützt bis zu 5.000 Kontakte pro E-Mail oder 30.000 Kontakte mit einer benutzerdefinierten Domain. Eine vollständige Anleitung zum Senden finden Sie unter E-Mails und Newsletter über Zeffy senden.

Schritt 8: Ersetzen Sie Ihr Newsletter-Anmeldeformular

Ersetzen Sie das Mailchimp-Formular auf Ihrer Website durch ein Zeffy-Anmeldeformular, damit neue Abonnenten direkt in Ihre Zeffy-Kontakte aufgenommen werden.

1. Gehen Sie zu Kontakte > Anmeldeformulare.

2. Klicken Sie auf Formular erstellen.

3. Passen Sie den Titel, die Farben und die Felder an. Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse sind standardmäßig enthalten.

4. Wählen Sie aus, welcher Liste neue Abonnenten beitreten sollen.

5. Öffnen Sie Teilen und wählen Sie Einbetten, um den Code in den HTML-Code Ihrer Website einzufügen, oder Eigenständige Seite, um einen Link zu teilen.

Eine vollständige Anleitung finden Sie unter Ein Newsletter-Anmeldeformular erstellen.

Schritt 9: Verfolgen Sie die Ergebnisse Ihres Newsletters

Überprüfen Sie nach dem Versand im E-Mail-Dashboard von Zeffy, wie Ihre E-Mail abgeschnitten hat.

1. Gehen Sie zu Kommunikation.

2. Öffnen Sie den Tab E-Mails.

3. Wählen Sie die gesendete E-Mail aus.

Das Dashboard zeigt zusammenfassende Metriken für Öffnungsrate, Klickrate und Kaufrate sowie eine Tabelle mit dem Empfängerstatus Zugestellt, Ausstehend, Geöffnet, Angeklickt, Gekauft, Abgemeldet und Zugestellt oder fehlgeschlagen. Ein als Gekauft markierter Empfänger hat nach dem Anklicken Ihrer E-Mail eine Transaktion abgeschlossen. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail-Performance verfolgen.

Optional: Übernehmen Sie weitere CRM-Daten in Zeffy

Sobald Ihre Newsletter in Zeffy laufen, können Sie mit den CRM-Funktionen von Zeffy weitere Beziehungen zu Ihren Unterstützern verwalten.

• Historische Spenden oder Zahlungen importieren.

• Die Fundraising-Historie eines Kontakts anzeigen.

• Erweiterte Kontaktsegmente mit Filtern erstellen.

• Benutzerdefinierte Kontakteigenschaften hinzufügen.

• Notizen und Erinnerungen für Follow-ups zu Kontakten hinzufügen.

• Kontakte in Haushalten gruppieren oder mit Unternehmen verknüpfen.

Sie müssen nicht alle diese Einstellungen konfigurieren, bevor Sie Mailchimp verlassen. Wenn Sie hauptsächlich Ihr Newsletter-Tool wechseln, beginnen Sie mit Ihren Kontakten, E-Mails, der Absenderadresse und dem Anmeldeformular. Erweitern Sie Ihre CRM-Einrichtung dann, sobald Sie bereit sind. Weitere Informationen finden Sie unter Erste Schritte mit dem CRM von Zeffy.

Checkliste für die Migration von Mailchimp zu Zeffy

Bestätigen Sie vor der Kündigung Ihres Mailchimp-Abonnements, dass Sie die folgenden Schritte abgeschlossen haben.

• Ihre Mailchimp-Kontakte als CSV-Datei exportiert.

• Ihre Kontakte in Zeffy importiert und die Ergebnisse überprüft.

• Ihre Listen und Segmente in Zeffy neu erstellt.

• Die E-Mail-Designs, die Sie behalten möchten, neu erstellt oder angepasst.

• Ihre Absenderinformationen konfiguriert.

• Eine Test-E-Mail an sich selbst gesendet.

• Ihr Zeffy-Newsletter-Anmeldeformular erstellt.

• Das Mailchimp-Anmeldeformular auf Ihrer Website ersetzt.

• Bestätigt, dass neue Abonnenten der richtigen Zeffy-Liste hinzugefügt werden.

• Ihren ersten Newsletter aus Zeffy gesendet.

Sobald alles wie erwartet funktioniert, können Sie die Newsletter Ihrer gemeinnützigen Organisation direkt über Zeffy verwalten.