Zahlungsdaten in Zeffy importieren
Importieren Sie historische Zahlungsdaten Ihrer Unterstützer in Zeffy. Bei einem Import werden die Zahlungen erstellt, die zugehörigen Kontaktprofile angelegt oder aktualisiert und die Zahlungen Fundraising-Kampagnen zugeordnet.
Importierte Zahlungen können später nicht bearbeitet werden: Betrag, Datum und Zahlungsmethode einer importierten Transaktion lassen sich nicht ändern. Überprüfen Sie Ihre Datei, bevor Sie den Import starten. Falls danach etwas nicht stimmt, können Sie eine Zahlung löschen oder den gesamten Import rückgängig machen.
Was beim Import von Zahlungen erstellt wird
Kontaktprofile
Bei jedem Zahlungsimport werden auch Kontakte importiert. Gehört eine Zahlung zu einem Kontakt ohne E-Mail-Adresse oder zu einem Kontakt mit einer E-Mail-Adresse, die noch nicht in Ihrer Datenbank vorhanden ist, erstellt Zeffy ein Kontaktprofil für diese Person.
Die E-Mail-Adresse ist die wichtigste Kennung eines Kontakts: Zahlungen für eine Person, die bereits mit genau derselben E-Mail-Adresse in Zeffy vorhanden ist, werden mit dem bestehenden Profil verknüpft. Fehlt die E-Mail-Adresse oder wird eine andere verwendet, wird für dieselbe Person ein zweites Kontaktprofil erstellt.
Kampagnen
Verwenden Sie die Spalte Fundraising campaign, um jede Zahlung einer Kampagne zuzuordnen.
Um Zahlungen einer bestehenden Kampagne zuzuordnen, geben Sie den exakten Namen der Kampagne ein, einschließlich Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen und Satzzeichen. Kopieren Sie den Namen direkt aus Ihrem Zeffy-Dashboard, um Tippfehler zu vermeiden.
Bei Events, Verlosungen und Zahlungen im Online-Shop muss der Wert in der Spalte Rate title auch mit dem Namen eines bestehenden Tarifs in der jeweiligen Kampagne übereinstimmen, damit jedem Käufer der richtige Ticket-Typ zugewiesen wird.
Stimmt der Kampagnenname nicht mit einer aktiven Kampagne überein, erstellt Zeffy eine neue Kampagne, um die importierten Zahlungen zu organisieren. Durch einen Import erstellte Kampagnen werden archiviert: Nach Abschluss des Imports finden Sie sie unter Kampagnen > Vergangene.
Zusätzlich zu Importen können Sie einzelne Zahlungen zu einer aktiven Kampagne hinzufügen. Verwenden Sie dazu manuelle Zahlungseinträge.
Bestätigungs-E-Mails, E-Tickets und Zuwendungsbestätigungen
E-Tickets werden ausgestellt, wenn Sie in eine bestehende Kampagne mit aktivierter E-Ticket-Erstellung importieren. Sie werden Käufern jedoch nicht direkt per E-Mail zugeschickt. Bestätigungs-E-Mails mit Zuwendungsbestätigungen oder E-Tickets können nach dem Import manuell über die Option „Beleg erneut senden“ verschickt werden.
Zuwendungsbestätigungen können nach dem Import manuell in großer Zahl ausgestellt werden. Wenn Zuwendungsbestätigungen für einen bestimmten Betrag ausgestellt werden sollen, tragen Sie diesen unbedingt in der Spalte Eligible amount ein. Bei Spenden müssen Sie in der Spalte Date das korrekte Zahlungsdatum eintragen.
Um nach dem Import Zuwendungsbestätigungen in großer Zahl zu erstellen, bleiben Sie auf der Seite, zu der Sie direkt nach Abschluss des Imports weitergeleitet werden. Dort werden alle kürzlich importierten Zahlungen angezeigt. Sie können alle oder einzelne Zahlungen auswählen und die Option Generate tax receipts für die Massenerstellung verwenden.
Sie können auch einzelne Zahlungen in Ihrer Zahlungsliste auswählen. Daraufhin wird die Option zum Erstellen von Zuwendungsbestätigungen im violetten Tab oben in der Zahlungsliste angezeigt.
Zuwendungsbestätigungen werden nicht direkt per E-Mail an Spender verschickt. Sie können heruntergeladen oder der Link zur Zuwendungsbestätigung kopiert und per E-Mail an den Spender gesendet werden.
Zahlungsimport starten
Gehen Sie in Ihrem Zeffy-Dashboard zu Zahlungen > Import und klicken Sie auf Neu importieren.
Wählen Sie Kontakte + ihre Zahlungen und klicken Sie auf Weiter.
Mitgliedschaftszahlungen werden separat importiert. Verwenden Sie Kontakte & ihre Mitgliedschaften, wenn Mitglieder zu einer Mitgliederliste und einer Mitgliedschaftskampagne hinzugefügt werden sollen. Wenn Sie lediglich vergangene Mitgliedschaftszahlungen als Historie erfassen, können Sie auch den standardmäßigen Zahlungsimport verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Mitglieder importieren und Mitgliedskarten erstellen.
Importdatei vorbereiten
Für jede Zeile sind zwei Angaben erforderlich: ein Betrag und entweder ein Name oder eine E-Mail-Adresse, damit Zeffy den Kontakt erstellen kann. Alle übrigen Angaben sind optional.
Die Importvorlage enthält alle Spalten, die beim Import unterstützt werden. Laden Sie sie auf dem Bildschirm zur Einrichtung des Imports herunter und füllen Sie sie aus, oder verwenden Sie Ihre eigene Datei. Zusätzliche Spalten, die keinem Zeffy-Feld entsprechen, können Kontakt-Eigenschaften zugeordnet werden, damit diese Informationen beim zahlenden Kontakt gespeichert werden. Bevor Sie den Import starten, müssen Sie Ihre Spalten den Zeffy-Feldern zuordnen.
Die Höchstzahl der Zeilen (Zahlungen) pro Importdatei beträgt 15.000. Wenn Sie mehr Zeilen haben, teilen Sie sie auf mehrere Dateien auf.
Spalten der Vorlage
Alle Spalten sind optional, sofern sie nicht als erforderlich gekennzeichnet sind.
Spalte | Funktion |
|---|---|
Betrag | Erforderlich. Der Zahlungsbetrag. |
Vorname / Nachname | Erforderlich, wenn die Zeile keine E-Mail-Adresse enthält. |
Erforderlich, wenn die Zeile keinen Namen enthält. Die wichtigste Kennung des Kontakts. | |
Datum | Das Zahlungsdatum im Format |
Fundraising-Kampagne | Die Kampagne, zu der die Zahlung gehört. Geben Sie den exakten Namen einer bestehenden Kampagne ein, um die Zahlung dieser Kampagne zuzuordnen, oder einen neuen Namen, um die Zahlungen unter einer neuen Kampagne zusammenzufassen. |
Tariftitel | Nur für Events und Verlosungen. Der Titel des Tickets. Er muss exakt mit dem Tarifnamen der Kampagne übereinstimmen, zum Beispiel |
Listen | Mailing-Segmente oder -Listen, zu denen der Kontakt hinzugefügt werden soll. Wenn ein Kontakt zu mehreren Listen gehört, trennen Sie die Listennamen durch Kommas. |
Fonds | Ordnet die Zahlung einem Fonds zu, um sie im Hintergrund zu organisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Fondszuweisungen verwenden, um Spenden zu kategorisieren und Spendern die Auswahl eines Fonds zu ermöglichen. |
Zahlungsmethode | So wurde die Zahlung geleistet: |
Für die Zuwendungsbestätigung berücksichtigungsfähiger Betrag | Der Teil der Zahlung, für den eine Zuwendungsbestätigung ausgestellt werden kann. |
Link zur Zuwendungsbestätigung / Nummer der Zuwendungsbestätigung | Für Zuwendungsbestätigungen, die außerhalb von Zeffy ausgestellt wurden. |
Ticket-Link | Ein Link zu einem Ticket, das über eine andere Software ausgestellt wurde. |
Zahlungsanmerkung | Eine Notiz zur Zahlung selbst (z. B. eine Schecknummer). |
Zweite E-Mail-Adresse | Eine zusätzliche E-Mail-Adresse im Kontaktprofil. |
Sprache |
|
Adresse, Postleitzahl, Ort, Bundesland, Land | Adressfelder des Kontakts. Das Land muss als gültiger zwei- oder dreistelliger Ländercode angegeben werden (zum Beispiel |
Telefonnummer | Die Telefonnummer des Kontakts. |
Firmenname | Für Zahlungen, die von einem Unternehmen geleistet wurden. |
Kontaktnotizen | Notizen zum Kontaktprofil. |
Name des Haushalts | Ordnet den Kontakt einem Haushalt zu. |
Abonnementstatus | Importierte Kontakte sind standardmäßig angemeldet. Legen Sie hier einen anderen Status fest, wenn sich der Kontakt abgemeldet hat. |
Datei importieren
Wählen Sie Ihre Datei auf dem Bildschirm zur Einrichtung des Imports aus.
Klicken Sie auf Weiter.
Überprüfen Sie die Feldzuordnung. Wenn Sie die Vorlage verwendet haben, sind Ihre Spalten bereits zugeordnet. Wenn Sie eine eigene Datei verwendet haben, prüfen Sie vor dem Fortfahren, ob jede Spalte dem richtigen Zeffy-Feld zugeordnet ist.
Starten Sie den Import. Zeffy analysiert die Datei zunächst und weist Sie sofort auf Probleme hin. Gibt es keine Probleme, bestätigen Sie den Import, um ihn zu starten.
Nach Abschluss des Imports gelangen Sie auf eine Seite mit einer Liste aller importierten Zahlungen.
Importfehler beheben
Wenn Ihre Datei Formatierungsfehler enthält, wird in einem Pop-up angezeigt, wie viele Zeilen betroffen sind. Klicken Sie auf ___ Probleme anzeigen, um die Fehler in einer Arbeitsmappe zu überprüfen. Fehlerhafte Zellen sind rot markiert. Sie können auch Ohne ___ Kontakte importieren auswählen, um nur die gültigen Zeilen zu importieren.
Mindestens eine Kennung: Sie müssen eine E-Mail-Adresse, einen Vornamen oder einen Nachnamen angeben. Diese Felder dürfen nicht alle leer sein.
Ungültiges Land: Verwenden Sie einen gültigen zwei- oder dreistelligen Ländercode (zum Beispiel
CA,US,FR).Ungültige E-Mail-Adresse: Das Feld muss eine gültige E-Mail-Adresse enthalten.
Ungültige Sprache: Verwenden Sie nur
ENoderFR.Ungültiges Datum: Verwenden Sie das Format
dd/mm/yyyyund füllen Sie alle Nullen aus.Ungültige Zahlungsmethode: Verwenden Sie einen der aufgeführten Werte für die Zahlungsmethode, genau wie angegeben.
Zu viele Zeilen: Ihre Datei überschreitet das Limit von 15.000 Zeilen. Teilen Sie sie in kleinere Dateien auf.
Was nach dem Import geschieht
Die Zahlungen erscheinen im Bereich Zahlungen zusammen mit Ihren regulären Transaktionen und werden anhand der E-Mail-Adresse mit Kontaktprofilen verknüpft.
Es werden keine E-Mails automatisch an Spender verschickt. Bestätigungs-E-Mails, Belege und E-Tickets werden nach dem Import über die jeweilige Zahlung versendet.
Um Zuwendungsbestätigungen zu erstellen, wählen Sie die importierten Zahlungen aus und klicken Sie auf Generate tax receipts, um für alle berücksichtigungsfähigen Beträge Zuwendungsbestätigungen auszustellen.
Bei einem Import ausgestellte E-Tickets erscheinen in der Zahlung und können von dort an den Käufer gesendet werden.
Um einem Spender die Bestätigungs-E-Mail zu senden, öffnen Sie die Zahlung, klicken Sie auf „Aktionen“ und verwenden Sie die Option Beleg erneut senden. Diese E-Mail enthält die E-Tickets und den Beleg, jedoch nicht die persönliche Dankesnachricht der Kampagne – auch dann nicht, wenn die Zahlung in eine Kampagne mit einer solchen Nachricht importiert wurde.
Über die Zahlungsansicht können Sie außerdem die Käuferdaten bearbeiten, indem Sie auf das Stiftsymbol neben den Käuferinformationen klicken, Notizen hinzufügen, die Zahlung löschen oder die damit verbundenen Tickets stornieren.
Import löschen oder rückgängig machen
Einzelne Zahlungen löschen
Gehen Sie zu Zahlungen.
Klicken Sie auf die Zeile der Zahlung (klicken Sie nicht auf den Namen des Spenders, da dadurch die Kontaktseite geöffnet wird).
Klicken Sie oben rechts in der Zahlungsansicht auf Aktionen.
Klicken Sie auf Löschen.
Wenn Sie eine Zahlung mit einem E-Ticket oder einer Mitgliedskarte löschen, wird das Ticket bzw. die Karte automatisch storniert.
Gesamten Import rückgängig machen
So machen Sie einen gesamten Import rückgängig:
Gehen Sie zu Zahlungen
Klicken Sie auf Import
Wählen Sie Importverlauf
Klicken Sie neben der Importzeile auf Löschen.
Wiederkehrende Zahlungen / Abonnements importieren
Wiederkehrende Spender und Mitglieder können nicht so importiert werden, dass ihre wiederkehrenden Zahlungen oder Mitgliedschaften über Zeffy automatisch verlängert werden. Verwenden Sie für historische Daten zu wiederkehrenden Zahlungen von Unterstützern den Zahlungsimport.
Nächste Schritte
So werden importierte Daten in Zeffy angezeigt — Erfahren Sie, wie Zahlungen und Kontakte nach dem Import verknüpft werden.
Kontakte verwalten und bearbeiten — Überprüfen Sie die Kontaktprofile, die beim Zahlungsimport erstellt wurden.
Berichte und Daten exportieren — Erfahren Sie, wie Sie Ihre Zahlungs- und Kontaktdaten exportieren.