Zahlungsdaten in Zeffy importieren
Verwenden Sie einen Zahlungsimport, um die historischen Zahlungsdaten Ihrer Unterstützer in Zeffy zu übernehmen. Mit einem Import werden die Zahlungen erstellt, die zugehörigen Kontaktprofile erstellt oder aktualisiert und die Zahlungen Fundraising-Kampagnen zugeordnet.
Importierte Zahlungen können anschließend nicht bearbeitet werden: Sie können den Betrag, das Datum oder die Zahlungsmethode einer importierten Transaktion nicht ändern. Überprüfen Sie Ihre Datei, bevor Sie den Import starten. Wenn anschließend etwas nicht stimmt, können Sie eine Zahlung löschen oder den gesamten Import rückgängig machen.
Was durch einen Zahlungsimport erstellt wird
Kontaktprofile
Jeder Zahlungsimport ist auch ein Kontaktimport. Wenn eine Zahlung zu einem Kontakt ohne E-Mail-Adresse gehört oder zu einer E-Mail-Adresse, die noch nicht in Ihrer Datenbank vorhanden ist, erstellt Zeffy für diese Person ein Kontaktprofil.
Die E-Mail-Adresse ist das primäre Identifikationsmerkmal eines Kontakts: Zahlungen für eine Person, die bereits mit genau derselben E-Mail-Adresse in Zeffy vorhanden ist, werden mit dem bestehenden Profil verknüpft. Wenn die E-Mail-Adresse jedoch fehlt oder eine andere verwendet wird, wird für dieselbe Person ein zweites Kontaktprofil erstellt.
Kampagnen
Verwenden Sie die Spalte Fundraising campaign, um jede Zahlung einer Kampagne zuzuordnen.
Um Zahlungen einer bestehenden Kampagne zuzuordnen, geben Sie deren exakten Namen einschließlich Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen und Satzzeichen ein. Kopieren Sie den Namen direkt aus Ihrem Zeffy-Dashboard, um Tippfehler zu vermeiden.
Bei Events, Verlosungen und Zahlungen aus dem Online-Shop muss der Wert in der Spalte Rate title außerdem mit einem bestehenden Tarifnamen in dieser Kampagne übereinstimmen, damit jedem Käufer der richtige Tickettyp zugewiesen wird.
Wenn der Kampagnenname nicht mit einer aktiven Kampagne übereinstimmt, erstellt Zeffy eine neue Kampagne, um die importierten Zahlungen zu organisieren. Durch einen Import erstellte Kampagnen werden archiviert: Nach Abschluss des Imports finden Sie sie unter Campaigns > Past.
Neben Importen können Sie einzelne Zahlungen zu einer aktiven Kampagne hinzufügen, indem Sie manuelle Zahlungseinträge verwenden.
Bestätigungs-E-Mails, E-Tickets und Zuwendungsbestätigungen
E-Tickets werden ausgestellt, wenn Sie in eine bestehende Kampagne mit aktivierter E-Ticket-Erstellung importieren. Sie werden jedoch nicht direkt per E-Mail an Käufer gesendet. Bestätigungs-E-Mails mit Zuwendungsbestätigungen oder E-Tickets können nach dem Import manuell über die Option „Beleg erneut senden“ versendet werden.
Zuwendungsbestätigungen können nach dem Import manuell in großen Mengen ausgestellt werden. Wenn Zuwendungsbestätigungen für einen bestimmten Betrag ausgestellt werden sollen, geben Sie diesen unbedingt in der Spalte Eligible amount ein. Bei Spenden müssen Sie die Spalte Date mit dem korrekten Zahlungsdatum ausfüllen.
Um nach dem Import Zuwendungsbestätigungen gesammelt zu erstellen, bleiben Sie auf der Seite, zu der Sie direkt nach Abschluss des Imports weitergeleitet werden. Dort werden alle kürzlich importierten Zahlungen angezeigt. Sie können alle Zahlungen oder einzelne auswählen und die Option Generate tax receipts verwenden.
Sie können auch einzelne Zahlungen in Ihrer Zahlungsliste auswählen. Die Option zum Erstellen von Zuwendungsbestätigungen wird dann im lila Tab oben in der Zahlungsliste angezeigt.
Zuwendungsbestätigungen werden nicht direkt per E-Mail an Spender gesendet. Sie können sie herunterladen oder den Link zur Zuwendungsbestätigung kopieren und per E-Mail an den Spender senden.
Zahlungsimport starten
Gehen Sie in Ihrem Zeffy-Dashboard zu Payments > Import und klicken Sie auf New import.
Wählen Sie Contacts + their payments und klicken Sie auf Next.
Mitgliedschaftszahlungen werden separat importiert. Verwenden Sie Contacts & their memberships, wenn Mitglieder zu einer Mitgliederliste und einer Mitgliedschaftskampagne hinzugefügt werden sollen. Wenn Sie lediglich vergangene Mitgliedschaftszahlungen als Historie erfassen, funktioniert auch der standardmäßige Zahlungsimport. Weitere Informationen finden Sie unter Mitglieder importieren und Mitgliedschaftskarten erstellen.
Importdatei vorbereiten
Für jede Zeile sind zwei Angaben erforderlich: ein Betrag sowie entweder ein Name oder eine E-Mail-Adresse, damit Zeffy den Kontakt erstellen kann. Alle weiteren Angaben sind optional.
Die Importvorlage enthält alle vom Import unterstützten Spalten. Laden Sie sie auf dem Bildschirm für die Importeinrichtung herunter und füllen Sie sie aus oder verwenden Sie Ihre eigene Datei. Wenn Sie Ihre eigene Datei verwenden, beschränken Sie sich auf die von der Vorlage unterstützten Spalten: Benutzerdefinierte Spalten haben kein entsprechendes Feld in Zeffy und werden nicht importiert. Außerdem müssen Sie Ihre Spalten vor dem Start des Imports den Zeffy-Feldern zuordnen.
Die maximale Anzahl von Zahlungen pro Importdatei beträgt 5000. Wenn Sie mehr Zahlungen haben, teilen Sie sie auf mehrere Dateien auf.
Vorlagenspalten
Jede Spalte ist optional, sofern sie nicht als erforderlich gekennzeichnet ist.
Spalte | Funktion |
|---|---|
Betrag | Erforderlich. Der Zahlungsbetrag. |
Vorname / Nachname | Erforderlich, wenn die Zeile keine E-Mail-Adresse enthält. |
Erforderlich, wenn die Zeile keinen Namen enthält. Das primäre Identifikationsmerkmal des Kontakts. | |
Datum | Das Zahlungsdatum im Format |
Fundraising campaign | Die Kampagne, zu der die Zahlung gehört. Geben Sie den exakten Namen einer bestehenden Kampagne ein, um die Zahlung dieser Kampagne zuzuordnen, oder einen neuen Namen, um die Zahlungen unter einer neuen Kampagne zu gruppieren. |
Rate title | Nur für Events und Verlosungen. Der Titel des Tickets. Er muss genau mit dem Tarifnamen der Kampagne übereinstimmen, zum Beispiel |
Listen | Mailing-Segmente oder -Listen, zu denen der Kontakt hinzugefügt werden soll. Wenn ein Kontakt mehreren Listen angehört, trennen Sie die einzelnen Listennamen durch Kommas. |
Fonds | Ordnet die Zahlung einem Fonds zur Organisation im Backend zu. Weitere Informationen finden Sie unter Mit der Fondszuordnung Spenden kategorisieren und Spender einen Fonds auswählen lassen. |
Zahlungsmethode | So wurde die Zahlung getätigt: |
Für Beleg berechtigter Betrag | Der Teil der Zahlung, für den eine Zuwendungsbestätigung ausgestellt werden kann. |
Beleg-URL / Belegnummer | Für Belege, die außerhalb von Zeffy ausgestellt wurden. |
Ticket-URL | Ein Link zu einem Ticket, das über eine andere Software ausgestellt wurde. |
Zahlungsnotiz | Eine Notiz zur Zahlung selbst (z. B. Schecknummer). |
Sekundäre E-Mail-Adresse | Eine sekundäre E-Mail-Adresse im Kontaktprofil. |
Sprache |
|
Adresse, Postleitzahl, Ort, Bundesland, Land | Adressfelder des Kontakts. Das Land muss ein gültiger Zwei- oder Drei-Buchstaben-Ländercode sein (zum Beispiel |
Telefonnummer | Die Telefonnummer des Kontakts. |
Firmenname | Für Zahlungen, die von einem Unternehmen getätigt wurden. |
Kontaktnotizen | Notizen zum Kontaktprofil. |
Haushaltsname | Ordnet den Kontakt einem Haushalt zu. |
Abonnementstatus | Importierte Kontakte sind standardmäßig angemeldet. Legen Sie hier einen anderen Status fest, wenn der Kontakt sich abgemeldet hat. |
Datei importieren
Wählen Sie Ihre Datei auf dem Bildschirm für die Importeinrichtung aus.
Klicken Sie auf Next.
Überprüfen Sie die Feldzuordnung. Wenn Sie die Vorlage verwendet haben, sind Ihre Spalten bereits zugeordnet. Wenn Sie Ihre eigene Datei verwendet haben, prüfen Sie vor dem Fortfahren, ob jede Spalte dem richtigen Zeffy-Feld zugeordnet ist.
Starten Sie den Import. Zeffy analysiert die Datei zunächst und weist frühzeitig auf mögliche Probleme hin. Wenn keine Probleme vorliegen, bestätigen Sie den Start des Imports.
Nach Abschluss des Imports gelangen Sie auf eine Seite, auf der alle von Ihnen importierten Zahlungen aufgelistet sind.
Importfehler beheben
Wenn Ihre Datei Formatierungsfehler enthält, zeigt ein Pop-up an, wie viele Zeilen Probleme aufweisen. Klicken Sie auf See ___ issues, um sie in einer Arbeitsmappe zu überprüfen. Fehlerhafte Zellen sind rot hervorgehoben. Sie können auch Import without ___ contacts auswählen, um nur die gültigen Zeilen zu importieren.
Mindestens ein Identifikationsmerkmal: Sie müssen eine E-Mail-Adresse, einen Vornamen oder einen Nachnamen angeben. Diese Angaben dürfen nicht alle leer sein.
Ungültiges Land: Verwenden Sie einen gültigen Zwei- oder Drei-Buchstaben-Ländercode (zum Beispiel
CA,US,FR).Ungültige E-Mail-Adresse: Das Feld muss eine gültige E-Mail-Adresse enthalten.
Ungültige Sprache: Verwenden Sie ausschließlich
ENoderFR.Ungültiges Datum: Verwenden Sie das Format
dd/mm/yyyymit allen Nullen.Ungültige Zahlungsmethode: Verwenden Sie einen der aufgeführten Werte für die Zahlungsmethode und geben Sie ihn genau wie angezeigt ein.
Zu viele Zeilen: Ihre Datei überschreitet das Limit von 10.000 Zeilen. Teilen Sie sie in kleinere Dateien auf.
Was nach dem Import geschieht
Zahlungen werden zusammen mit Ihren regulären Transaktionen im Bereich Payments angezeigt und per E-Mail-Adresse mit Kontaktprofilen verknüpft.
Es werden nicht automatisch E-Mails an Spender gesendet. Bestätigungs-E-Mails, Belege und E-Tickets werden nach dem Import aus der Zahlung heraus versendet.
Um Zuwendungsbestätigungen zu erstellen, wählen Sie die importierten Zahlungen aus und klicken Sie auf Generate tax receipts, um für jeden berechtigten Betrag eine Zuwendungsbestätigung auszustellen.
Durch einen Import ausgestellte E-Tickets werden in der Zahlung angezeigt und können an den Käufer gesendet werden.
Um einem Spender die Bestätigungs-E-Mail zu senden, öffnen Sie die Zahlung, klicken Sie auf „Actions“ und verwenden Sie die Option resend the receipt. Diese E-Mail enthält die E-Tickets und die Zuwendungsbestätigung, nicht jedoch die personalisierte Dankesnachricht der Kampagne – auch dann nicht, wenn die Zahlung in eine Kampagne mit einer solchen Nachricht importiert wurde.
Im Zahlungsfenster können Sie außerdem die Käuferdaten über das Stiftsymbol neben den Käuferinformationen bearbeiten, Notizen hinzufügen, die Zahlung löschen oder die daran angehängten Tickets stornieren.
Import löschen oder rückgängig machen
Einzelne Zahlungen löschen
Gehen Sie zu Payments.
Klicken Sie auf die Zeile der Zahlung (vermeiden Sie es, auf den Namen des Spenders zu klicken, da dadurch die Kontaktseite geöffnet wird).
Klicken Sie oben rechts im Zahlungsfenster auf Actions.
Klicken Sie auf Delete.
Wenn Sie eine Zahlung mit einem E-Ticket oder einer Mitgliedschaftskarte löschen, wird das Ticket bzw. die Karte automatisch storniert.
Gesamten Import rückgängig machen
So machen Sie einen gesamten Import rückgängig:
Gehen Sie zu Payments
Klicken Sie auf Import
Wählen Sie import history aus
Klicken Sie neben der Importzeile auf Delete.
Wiederkehrende Zahlungen / Abonnements importieren
Wiederkehrende Spender und Mitglieder können nicht so importiert werden, dass ihre wiederkehrenden Zahlungen oder Mitgliedschaften über Zeffy automatisch weiterlaufen. Verwenden Sie für historische Daten zu wiederkehrenden Zahlungen den Zahlungsimport.
Nächste Schritte
So werden importierte Daten in Zeffy angezeigt – Erfahren Sie, wie Zahlungen und Kontakte nach dem Import verknüpft werden.
Kontakte verwalten und bearbeiten – Überprüfen Sie die Kontaktprofile, die durch Ihren Zahlungsimport erstellt wurden.
Berichte und Daten exportieren – Erfahren Sie, wie Sie Ihre Zahlungs- und Kontaktdaten exportieren.