Mitglieder importieren und Mitgliedskarten erstellen

Verwenden Sie die Vorlage für den Zahlungsimport, um historische Mitgliedschaftsdaten in Zeffy zu übernehmen und automatisch Mitgliedskarten zu erstellen. Alle im Import enthaltenen Kontakte werden automatisch zu Zeffy hinzugefügt. Sie müssen daher keinen separaten Kontaktimport durchführen.

Importierte Mitgliedschaften sind historische Datensätze. Aktive wiederkehrende Zahlungen werden nicht übertragen und die automatische Verlängerung in Zeffy wird nicht aktiviert. Wenn Mitglieder vor Ablauf ihrer aktuellen Mitgliedschaft eine Erinnerung zum Kauf einer neuen Mitgliedschaft erhalten sollen, aktivieren Sie die Mitgliedschaftserinnerungen unter Kampagnen > Bearbeiten auf Ihrer Mitgliedschaftsseite > Automatisierte E-Mails > Mitgliedschaftserinnerungen aktivieren.

Vorlage herunterladen

1. Gehen Sie in Ihrem Zeffy-Dashboard zu Zahlungen.

2. Klicken Sie auf Importieren und anschließend auf Neuer Import.

3. Wählen Sie die Option 'Kontakte + ihre Zahlungen', um Ihre Mitglieder und deren Mitgliedschaftsdaten zu importieren. Klicken Sie auf Weiter.

4. Laden Sie die Vorlage auf der Seite zur Einrichtung des Imports herunter. Klicken Sie rechts unter den Anweisungen zum Import auf „Vorlage herunterladen“.

Vorlage ausfüllen

Erforderliche Felder

Wenn ein Pflichtfeld leer ist, kann diese Zeile nicht importiert werden.

• First Name: Text.

• Last Name: Text.

• Amount: Nur Ziffern. Geben Sie beispielsweise 10,000.00 als 10000 ein. Verwenden Sie für Dezimalstellen einen Punkt: 100.30. Wenn kein Betrag vorhanden ist, geben Sie 0 ein.

• Type: Muss kleingeschrieben membership lauten.

• RateTitle: Geben Sie den genauen Namen der Mitgliedschaftsstufe oder des Tickettyps ein, zum Beispiel „Annual Membership“. Dieses Feld ist für Mitgliedschaftsimporte erforderlich.

Mitgliedschaftsspezifische Felder

• Form Title: Verwenden Sie für alle Mitglieder, die Sie zusammenfassen möchten, denselben Formularnamen. Wenn dieser Name genau mit einer bestehenden aktiven Mitgliedschaftskampagne übereinstimmt, werden die Zahlungen dieser Kampagne zugeordnet. Andernfalls erstellt Zeffy ein neues archiviertes Formular.

• Expiration Date: Geben Sie das Verlängerungsdatum der Mitgliedschaft im Format dd/MM/yyyy ein. Wenn das Feld leer bleibt, wird standardmäßig 1 Jahr ab dem Importdatum verwendet.

• Eligible Amount: Füllen Sie dieses Feld aus, wenn Sie für die importierten Mitgliedschaften Zuwendungsbestätigungen erstellen möchten.

Optionale Felder

• Email: Gültiges E-Mail-Format. Die E-Mail-Adresse ist das wichtigste Identifikationsmerkmal des Kontakts. Wenn bereits ein Kontakt mit genau derselben E-Mail-Adresse vorhanden ist, wird die Zahlung diesem Kontakt zugeordnet und kein Duplikat erstellt. Wenn die E-Mail-Adresse nicht exakt übereinstimmt, wird ein neuer Kontakt erstellt. Wenn ein Kontakt ohne E-Mail-Adresse importiert wird und später mit einer E-Mail-Adresse eine Zahlung tätigt, verfügt diese Person über zwei separate Kontaktseiten.

• Language: EN oder FR. Wenn das Feld leer bleibt, wird standardmäßig EN verwendet.

• Date: Verwenden Sie das Format dd/MM/yyyy mit allen Nullen. Der 3. März 2023 muss beispielsweise als 03/03/2023 eingegeben werden.

• Payment Method: card, cash, cheque, transfer, unknown, free, manual, pad, ach, applePayOrGooglePay, inKind, stocks, other oder TaptoPay.

• Receipt URL: Gültige URL zu einem vorhandenen Beleg.

• Ticket URL: Gültige URL zu einem vorhandenen E-Ticket.

• Receipt Number: Text und/oder Zahlen.

• Company Name: Text und/oder Zahlen. Wird verwendet, um Belege auf den Namen eines Unternehmens statt auf den Namen einer Einzelperson auszustellen.

• Note: Beliebiger Text. Wird auf der Kontaktseite angezeigt.

• Annotation: Beliebiger Text. Wird nur in den Zahlungsdetails angezeigt.

• Phone: Eine Telefonnummer.

• Lists: Kontaktlisten, denen der importierte Kontakt zugeordnet werden soll.

• Subscription Status: Der Abonnementstatus des importierten Kontakts.

• Address, City, Region, Postal Code, Country: Adressfelder. Country muss ein gültiger Zwei- oder Drei-Buchstaben-Ländercode sein, zum Beispiel CA, US oder FR.

Importierte Mitgliedschaften einer Kampagne zuordnen

Zeffy verwendet die Spalte Form Title, um zu bestimmen, wo die Zahlungen gespeichert werden.

In eine bestehende aktive Mitgliedschaftskampagne importieren

Um importierte Mitgliedschaften einer aktiven Kampagne zuzuordnen, geben Sie den exakten Namen der Kampagne in der Spalte Form Title ein. Der Name muss exakt übereinstimmen, einschließlich Großschreibung, Leerzeichen und Zeichensetzung. Kopieren Sie den Kampagnennamen direkt aus Ihrem Zeffy-Dashboard, um Tippfehler zu vermeiden.

Auch Type muss mit dem Kampagnentyp übereinstimmen. Beim Import auf eine Mitgliedschaftsseite muss der Typ membership lauten. Selbst wenn der Kampagnenname exakt übereinstimmt, schlägt der Import fehl, wenn der Typ falsch ist.

Vergewissern Sie sich, dass auch RateTitle exakt mit dem Namen der Mitgliedschaftsstufe oder des Tickettyps in Zeffy übereinstimmt.

In ein neues archiviertes Formular importieren

Wenn Form Title nicht mit einer aktiven Kampagne übereinstimmt, erstellt Zeffy automatisch ein neues archiviertes Formular im Bereich Vergangen Ihrer Kampagnen. Diese Formulare organisieren Ihre historischen Daten und können über öffentliche Links keine neuen Zahlungen annehmen. Sie können sie jedoch weiterhin filtern und auswerten.

Jeder separate Import erstellt ein eigenes Formular, auch wenn Sie denselben Formularnamen erneut verwenden. Beispielsweise erstellen zwei Importe mit dem Namen „Donations 2025“ zwei separate archivierte Formulare. Um Duplikate zu vermeiden, muss der Name exakt mit dem einer aktiven Kampagne übereinstimmen.

Datei importieren

1. Gehen Sie zu Zahlungen und klicken Sie auf Neue Zahlung und anschließend auf Importieren.

2. Prüfen Sie die wichtigsten Punkte auf der Einrichtungsseite und laden Sie die Vorlage herunter, falls Sie dies noch nicht getan haben. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

3. Ziehen Sie auf der Seite Datei zum Importieren auswählen Ihre ausgefüllte Datei per Drag-and-drop hinein oder klicken Sie auf Datei auswählen. Unterstützte Formate: XLSX, XLS, CSV.

4. Klicken Sie auf Weiter.

5. Ordnen Sie auf der Seite Felder zuordnen Ihre Quellspalten den Zielfeldern zu. Eine Datenvorschau hilft Ihnen, die Zuordnung zu überprüfen.

6. Wählen Sie Ihre Importoptionen aus:

   • Zuwendungsbestätigungen erstellen: Legen Sie fest, ob automatisch Zuwendungsbestätigungen erstellt werden sollen. Vergewissern Sie sich, dass die Spalte Eligible Amount in Ihrer Datei ausgefüllt ist.

   • Dankes-E-Mails senden: Nur für Importe mit weniger als 1.000 Zeilen und erst verfügbar, sobald Ihre Organisation mindestens 4 Zahlungen erhalten hat. Wenn diese Option aktiviert ist, erhält jedes Mitglied eine Dankes-E-Mail mit der Mitgliedskarte und dem Beleg.

7. Führen Sie die verbleibenden Schritte durch und bestätigen Sie den Vorgang. Ihre Datei wird analysiert und anschließend verarbeitet.

Wenn Ihre Datei korrekt formatiert ist, wird der Import direkt verarbeitet und Ihre Zahlungen erscheinen innerhalb weniger Minuten unter Zahlungen.

Nach dem Import

• Zahlungen erscheinen im Bereich Zahlungen zusammen mit Ihren regulären Transaktionen.

• Kontakte werden automatisch erstellt oder anhand einer exakt übereinstimmenden E-Mail-Adresse mit bestehenden Kontakten verknüpft.

• Zeffy erstellt automatisch für jedes importierte Mitglied eine Mitgliedskarte (PDF). Sie können diese Karten über das Zahlungsfenster aufrufen und herunterladen, wenn Sie eine importierte Mitgliedschaftszahlung anzeigen.

Importfehler beheben

Wenn Ihre Datei Formatierungsfehler enthält, zeigt ein Pop-up an, wie viele Zeilen Fehler aufweisen. Klicken Sie auf ___ Probleme anzeigen, um sie in einer Arbeitsmappe zu überprüfen. Fehlerhafte Zellen sind rot hervorgehoben. Sie können auch Ohne ___ Kontakte importieren auswählen, um nur die gültigen Zeilen zu importieren.

Häufige Fehler:

• Mindestens ein Identifikationsmerkmal: Sie müssen eine E-Mail-Adresse, einen Vornamen oder einen Nachnamen angeben. Nicht alle diese Felder dürfen leer sein.

• Ungültiges Land: Verwenden Sie einen gültigen Zwei- oder Drei-Buchstaben-Ländercode, zum Beispiel CA, US oder FR.

• Ungültiger Typ: Verwenden Sie ausschließlich donation, ticket oder membership in Kleinschreibung.

• Ungültige E-Mail-Adresse: Das Feld muss eine gültige E-Mail-Adresse enthalten.

• Ungültige Sprache: Verwenden Sie ausschließlich EN oder FR.

• Ungültiges Datum: Verwenden Sie das Format dd/MM/yyyy mit allen Nullen.

• Ungültige Zahlungsmethode: Verwenden Sie einen der aufgeführten Werte für Zahlungsmethoden, genau wie angegeben.

• Zu viele Zeilen: Ihre Datei überschreitet das Limit von 10.000 Zeilen. Teilen Sie sie in kleinere Dateien auf.

Import löschen oder rückgängig machen

Einzelne Mitgliedschaftszahlungen löschen

1. Gehen Sie zu Zahlungen.

2. Klicken Sie auf die Zeile der Zahlung. Vermeiden Sie es, auf den Namen der spendenden Person zu klicken, da dadurch die Kontaktseite geöffnet wird.

3. Klicken Sie oben rechts im Zahlungsfenster auf Aktionen.

4. Klicken Sie auf Löschen.

Gesamten Import rückgängig machen

Um einen gesamten Import rückgängig zu machen, lesen Sie So löschen Sie einen Datenimport oder machen ihn rückgängig.

Informationen dazu, wie Mitglieder ihre Mitgliedschaft nach dem Import verlängern können, finden Sie unter Alles Wissenswerte über monatliche oder jährliche Verlängerungen von Mitgliedschaften.

Nächste Schritte

• Kontakte verwalten und bearbeiten — Überprüfen Sie Mitgliederprofile und Mitgliedschaftsstatus.

• Alles Wissenswerte über monatliche oder jährliche Verlängerungen von Mitgliedschaften — Richten Sie Verlängerungserinnerungen für Ihre Mitglieder ein.