Mitglieder importieren und Mitgliedskarten erstellen

Verwenden Sie die Vorlage für den Zahlungsimport, um historische Mitgliedschaftsdaten in Zeffy zu übernehmen und automatisch Mitgliedskarten zu erstellen. Alle im Import enthaltenen Kontakte werden automatisch zu Zeffy hinzugefügt, sodass Sie keinen separaten Kontaktimport durchführen müssen.

Importierte Mitgliedschaften sind historische Datensätze. Sie übertragen keine aktiven wiederkehrenden Zahlungen und aktivieren keine automatische Verlängerung in Zeffy. Wenn Mitglieder vor Ablauf ihrer aktuellen Mitgliedschaft eine Erinnerung zum Kauf einer neuen Mitgliedschaft erhalten sollen, aktivieren Sie Mitgliedschaftserinnerungen unter Kampagnen > Bearbeiten auf Ihrer Mitgliedschaftsseite > Automatische E-Mails > Mitgliedschaftserinnerungen aktivieren.

Vorlage herunterladen

1. Gehen Sie in Ihrem Zeffy-Dashboard zu Zahlungen.

2. Klicken Sie auf Importieren und dann auf Neuimport.

3. Wählen Sie die Option 'Kontakte + ihre Zahlungen', um Ihre Mitglieder und deren Mitgliedschaftsdaten zu importieren. Klicken Sie auf Weiter.

4. Laden Sie die Vorlage auf dem Bildschirm für die Importeinrichtung herunter. Klicken Sie rechts unter den Importanweisungen auf „Vorlage herunterladen“.

Vorlage ausfüllen

Erforderliche Felder

Jede Zeile benötigt einen Betrag sowie mindestens eine Identifizierung: eine E-Mail, einen Vornamen oder einen Nachnamen. Alle anderen Felder sind optional.

• Betrag: Nur Ziffern. Geben Sie beispielsweise 10.000,00 als 10000 ein. Verwenden Sie für Dezimalstellen einen Punkt: 100.30. Wenn kein Betrag vorhanden ist, geben Sie 0 ein.

Mitgliedschaftsspezifische Felder

• Typ: Muss kleingeschrieben membership lauten.

• Tariftitel: Geben Sie den genauen Namen der Mitgliedschaftsstufe oder des Tickettyps ein (zum Beispiel „Annual Membership“). Dieses Feld ist für Mitgliedschaftsimporte erforderlich.

• Formulartitel: Verwenden Sie für alle Mitglieder, die Sie gruppieren möchten, denselben Formularnamen. Wenn dieser Name genau mit einer bestehenden aktiven Mitgliedschaftskampagne übereinstimmt, werden die Zahlungen dieser zugeordnet. Andernfalls erstellt Zeffy ein neues archiviertes Formular.

• Ablaufdatum: Geben Sie das Verlängerungsdatum der Mitgliedschaft im Format dd/MM/yyyy ein. Wenn das Feld leer bleibt, wird standardmäßig 1 Jahr ab dem Importdatum verwendet.

• Anrechenbarer Betrag: Füllen Sie dieses Feld aus, wenn Sie für die importierten Mitgliedschaften Steuerbescheinigungen erstellen möchten.

Optionale Felder

• E-Mail: Gültiges E-Mail-Format. Die E-Mail-Adresse ist die wichtigste Kontaktkennung. Wenn bereits ein Kontakt mit genau derselben E-Mail-Adresse vorhanden ist, wird die Zahlung diesem Kontakt zugeordnet und kein Duplikat erstellt. Wenn die E-Mail-Adresse nicht genau übereinstimmt, wird ein neuer Kontakt erstellt. Wenn ein Kontakt ohne E-Mail-Adresse importiert wird und später eine Zahlung mit einer E-Mail-Adresse tätigt, verfügt er über zwei separate Kontaktseiten.

• Sprache: EN, FR oder ES. Wenn das Feld leer bleibt, wird standardmäßig EN verwendet.

• Datum: Verwenden Sie das Format dd/MM/yyyy mit allen Nullen. Der 3. März 2023 muss beispielsweise als 03/03/2023 eingegeben werden.

• Zahlungsmethode: card, cash, cheque, transfer, unknown, free, manual, pad, ach, applePayOrGooglePay, inKind, stocks, other oder TaptoPay.

• Beleg-URL: Gültige URL zu einem vorhandenen Beleg.

• Ticket-URL: Gültige URL zu einem vorhandenen E-Ticket.

• Belegnummer: Text und/oder Zahlen.

• Firmenname: Text und/oder Zahlen. Wird verwendet, um Belege auf einen Firmennamen statt auf eine Einzelperson auszustellen.

• Notiz: Beliebiger Text. Wird auf der Kontaktseite angezeigt.

• Anmerkung: Beliebiger Text. Wird nur in den Zahlungsdetails angezeigt.

• Telefon: Eine Telefonnummer.

• Listen: Kontaktlisten, denen der importierte Kontakt zugeordnet werden soll.

• Abonnementstatus: Der Abonnementstatus des importierten Kontakts.

• Adresse, Ort, Bundesland, Postleitzahl, Land: Adressfelder. Das Land muss als gültiger zwei- oder dreistelliger Ländercode angegeben werden (zum Beispiel CA, US, FR).

Importierte Mitgliedschaften einer Kampagne zuordnen

Zeffy verwendet die Spalte Formulartitel, um zu bestimmen, wo die Zahlungen gespeichert werden.

In eine bestehende aktive Mitgliedschaftskampagne importieren

Um importierte Mitgliedschaften einer aktiven Kampagne zuzuordnen, geben Sie den exakten Namen der Kampagne in der Spalte Formulartitel ein. Der Name muss einschließlich Großschreibung, Leerzeichen und Zeichensetzung exakt übereinstimmen. Kopieren Sie den Kampagnennamen direkt aus Ihrem Zeffy-Dashboard, um Tippfehler zu vermeiden.

Der Typ muss ebenfalls mit dem Kampagnentyp übereinstimmen. Beim Import auf eine Mitgliedschaftsseite muss der Typ membership lauten. Selbst wenn der Kampagnenname exakt übereinstimmt, schlägt der Import fehl, wenn der Typ falsch ist.

Stellen Sie sicher, dass auch RateTitle exakt mit dem Namen der Mitgliedschaftsstufe oder des Tickettyps in Zeffy übereinstimmt.

In ein neues archiviertes Formular importieren

Wenn der Formulartitel nicht mit einer aktiven Kampagne übereinstimmt, erstellt Zeffy automatisch ein neues archiviertes Formular im Abschnitt Vergangene Ihrer Kampagnen. Diese Formulare organisieren Ihre historischen Daten und können über öffentliche Links keine neuen Zahlungen annehmen. Sie können sie jedoch weiterhin filtern und für Berichte verwenden.

Jeder separate Import erstellt ein eigenes Formular, selbst wenn Sie denselben Formularnamen erneut verwenden. Zwei Importe mit dem Namen „Donations 2025“ erstellen beispielsweise zwei separate archivierte Formulare. Um Duplikate zu vermeiden, muss der Name einer aktiven Kampagne exakt übereinstimmen.

Datei importieren

1. Gehen Sie zu Zahlungen > Importieren und klicken Sie anschließend auf Neuimport.

2. Prüfen Sie die wichtigsten Hinweise auf dem Einrichtungsbildschirm und laden Sie die Vorlage herunter, falls Sie dies noch nicht getan haben. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

3. Ziehen Sie Ihre ausgefüllte Datei auf dem Bildschirm Datei zum Importieren auswählen per Drag-and-drop in das dafür vorgesehene Feld oder klicken Sie auf Datei auswählen. Unterstützte Formate: XLSX, XLS, CSV.

4. Klicken Sie auf Weiter.

5. Ordnen Sie auf dem Bildschirm Felder zuordnen Ihre Quellspalten den Zielfeldern zu. Eine Datenvorschau hilft Ihnen, die Zuordnung zu überprüfen.

6. Wählen Sie Ihre Importoptionen:

   • Steuerbescheinigungen erstellen: Wählen Sie, ob automatisch Steuerbescheinigungen erstellt werden sollen. Stellen Sie sicher, dass die Spalte Anrechenbarer Betrag in Ihrer Datei ausgefüllt ist.

7. Fahren Sie mit den verbleibenden Schritten fort und bestätigen Sie. Ihre Datei wird analysiert und anschließend verarbeitet.

Wenn Ihre Datei korrekt formatiert ist, wird der Import direkt verarbeitet und Ihre Zahlungen erscheinen innerhalb weniger Minuten unter Zahlungen.

Was nach dem Import geschieht

• Nach Abschluss des Imports wird keine E-Mail automatisch versendet. Senden Sie Bestätigungs-E-Mails, Belege und E-Tickets anschließend manuell über die Zahlung.

• Zahlungen erscheinen im Abschnitt Zahlungen zusammen mit Ihren regulären Transaktionen.

• Kontakte werden automatisch erstellt oder anhand einer exakten Übereinstimmung der E-Mail-Adresse mit bestehenden Kontakten verknüpft.

• Zeffy erstellt automatisch für jedes importierte Mitglied eine Mitgliedskarte (PDF). Sie können diese Karten über die Zahlungsansicht aufrufen und herunterladen, wenn Sie eine importierte Mitgliedschaftszahlung anzeigen.

Importfehler beheben

Wenn Ihre Datei Formatierungsfehler enthält, zeigt ein Pop-up an, wie viele Zeilen Probleme aufweisen. Klicken Sie auf ___ Probleme anzeigen, um sie in einer Arbeitsmappe zu überprüfen. Fehlerhafte Zellen werden rot hervorgehoben. Sie können auch Importieren ohne ___ Kontakte auswählen, um nur die gültigen Zeilen zu importieren.

Häufige Fehler:

• Mindestens eine Identifizierung: Sie müssen eine E-Mail-Adresse, einen Vornamen oder einen Nachnamen angeben. Diese Felder dürfen nicht alle leer sein.

• Ungültiges Land: Verwenden Sie einen gültigen zwei- oder dreistelligen Ländercode (zum Beispiel CA, US, FR).

• Ungültiger Typ: Verwenden Sie ausschließlich kleingeschrieben donation, ticket oder membership.

• Ungültige E-Mail: Das Feld muss eine gültige E-Mail-Adresse enthalten.

• Ungültige Sprache: Verwenden Sie EN, FR oder ES.

• Ungültiges Datum: Verwenden Sie das Format dd/MM/yyyy mit allen Nullen.

• Ungültige Zahlungsmethode: Verwenden Sie einen der aufgeführten Werte für Zahlungsmethoden und geben Sie ihn genau wie angezeigt ein.

• Zu viele Zeilen: Ihre Datei überschreitet das Limit von 10.000 Zeilen. Teilen Sie sie in kleinere Dateien auf.

Import löschen oder rückgängig machen

Einzelne Mitgliedschaftszahlungen löschen

1. Gehen Sie zu Zahlungen.

2. Klicken Sie auf die Zahlungszeile. Klicken Sie nicht auf den Namen des Spenders, da dadurch die Kontaktseite geöffnet wird.

3. Klicken Sie oben rechts in der Zahlungsansicht auf Aktionen.

4. Klicken Sie auf Löschen.

Gesamten Import rückgängig machen

Informationen zum Rückgängigmachen eines gesamten Imports finden Sie unter So löschen Sie einen Datenimport oder machen ihn rückgängig.

Informationen dazu, wie Mitglieder ihre Mitgliedschaft nach dem Import verlängern können, finden Sie unter Alles, was Sie über monatliche oder jährliche Verlängerungen von Mitgliedschaften wissen müssen.

Nächste Schritte

• Kontakte verwalten und bearbeiten — Überprüfen Sie Mitgliederprofile und Mitgliedschaftsstatus.

• Alles, was Sie über monatliche oder jährliche Verlängerungen von Mitgliedschaften wissen müssen — Richten Sie Verlängerungserinnerungen für Ihre Mitglieder ein.