Mitglieder importieren und Mitgliedskarten erstellen

Verwenden Sie die Vorlage für den Zahlungsimport, um historische Mitgliedschaftsdaten in Zeffy zu übernehmen und Mitgliedskarten zu erstellen. Alle im Import enthaltenen Kontakte werden automatisch zu Zeffy hinzugefügt, sodass Sie keinen separaten Kontaktimport durchführen müssen. Mitgliedskarten werden automatisch erstellt, wenn der Schalter Mitgliedskarten erstellen in den Kampagneneinstellungen aktiviert ist.

Importierte Mitgliedschaften sind historische Datensätze. Aktive wiederkehrende Zahlungen werden nicht übertragen und die automatische Verlängerung in Zeffy wird nicht aktiviert. Wenn Mitglieder vor dem Ablauf ihrer aktuellen Mitgliedschaft eine Erinnerung zum Kauf einer neuen Mitgliedschaft erhalten sollen, aktivieren Sie die Mitgliedschaftserinnerungen unter Kampagnen > Bearbeiten auf Ihrer Mitgliedschaftsseite > Automatische E-Mails > Mitgliedschaftserinnerungen aktivieren.

Vorlage herunterladen

1. Gehen Sie in Ihrem Zeffy-Dashboard zu Zahlungen.

2. Klicken Sie auf Importieren und anschließend auf Neuer Import.

3. Wählen Sie die Option 'Kontakte + ihre Zahlungen', um Ihre Mitglieder und deren Mitgliedschaftsdaten zu importieren. Klicken Sie auf Weiter.

4. Laden Sie die Vorlage auf dem Bildschirm für die Importeinrichtung herunter. Klicken Sie rechts unter den Importanweisungen auf „Vorlage herunterladen“.

Vorlage ausfüllen

Erforderliche Felder

Jede Zeile erfordert einen Betrag sowie mindestens eine Kennung: eine E-Mail, einen Vornamen oder einen Nachnamen. Alle anderen Felder sind optional.

• Betrag: Nur Ziffern. Geben Sie beispielsweise 10,000.00 als 10000 ein. Verwenden Sie für Dezimalstellen einen Punkt: 100.30. Wenn kein Betrag vorhanden ist, geben Sie 0 ein.

Mitgliedschaftsspezifische Felder

• Typ: Muss kleingeschrieben membership sein.

• Tarifbezeichnung: Geben Sie den genauen Namen der Mitgliedschaftsstufe oder des Tickettyps ein (zum Beispiel „Jahresmitgliedschaft“). Dieses Feld ist für Mitgliedschaftsimporte erforderlich.

• Formulartitel: Verwenden Sie für alle Mitglieder, die Sie zusammenfassen möchten, denselben Formularnamen. Wenn dieser Name genau mit einer bestehenden aktiven Mitgliedschaftskampagne übereinstimmt, werden die Zahlungen dieser Kampagne zugeordnet. Andernfalls erstellt Zeffy ein neues archiviertes Formular.

• Ablaufdatum: Geben Sie das Verlängerungsdatum der Mitgliedschaft im Format dd/MM/yyyy ein. Wenn das Feld leer bleibt, wird standardmäßig 1 Jahr ab dem Importdatum verwendet.

• Förderfähiger Betrag: Füllen Sie dieses Feld aus, wenn Sie Steuerbescheinigungen für die importierten Mitgliedschaften erstellen möchten.

Optionale Felder

• E-Mail: Gültiges E-Mail-Format. Die E-Mail-Adresse ist die wichtigste Kontaktkennung. Wenn bereits ein Kontakt mit genau derselben E-Mail-Adresse vorhanden ist, wird die Zahlung diesem Kontakt zugeordnet und kein Duplikat erstellt. Wenn die E-Mail-Adresse nicht exakt übereinstimmt, wird ein neuer Kontakt erstellt. Wenn ein Kontakt ohne E-Mail-Adresse importiert wird und später eine Zahlung mit einer E-Mail-Adresse tätigt, verfügt diese Person über zwei separate Kontaktseiten.

• Sprache: EN, FR oder ES. Wenn das Feld leer bleibt, wird standardmäßig EN verwendet.

• Datum: Verwenden Sie das Format dd/MM/yyyy mit allen Nullen. Der 3. März 2023 muss beispielsweise als 03/03/2023 eingegeben werden.

• Zahlungsmethode: card, cash, cheque, transfer, unknown, free, manual, pad, ach, applePayOrGooglePay, inKind, stocks, other oder TaptoPay.

• Beleg-URL: Gültige URL zu einem vorhandenen Beleg.

• Ticket-URL: Gültige URL zu einem vorhandenen E-Ticket.

• Belegnummer: Text und/oder Zahlen.

• Firmenname: Text und/oder Zahlen. Wird verwendet, um Belege unter einem Firmennamen statt unter dem Namen einer Einzelperson zu erstellen.

• Notiz: Beliebiger Text. Wird auf der Kontaktseite angezeigt.

• Anmerkung: Beliebiger Text. Wird nur in den Zahlungsdetails angezeigt.

• Telefon: Eine Telefonnummer.

• Listen: Kontaktlisten, denen der importierte Kontakt zugeordnet werden soll.

• Abonnementstatus: Der Abonnementstatus des importierten Kontakts.

• Adresse, Ort, Bundesland, Postleitzahl, Land: Adressfelder. Das Land muss ein gültiger zwei- oder dreistelliger Ländercode sein (zum Beispiel CA, US, FR).

Importierte Mitgliedschaften einer Kampagne zuordnen

Zeffy verwendet die Spalte Formulartitel, um zu bestimmen, wo die Zahlungen gespeichert werden.

In eine bestehende aktive Mitgliedschaftskampagne importieren

Um importierte Mitgliedschaften einer aktiven Kampagne zuzuordnen, geben Sie den exakten Namen der Kampagne in der Spalte Formulartitel ein. Der Name muss einschließlich Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen und Zeichensetzung exakt übereinstimmen. Kopieren Sie den Kampagnennamen direkt aus Ihrem Zeffy-Dashboard, um Tippfehler zu vermeiden.

Der Typ muss ebenfalls mit dem Kampagnentyp übereinstimmen. Beim Import auf eine Mitgliedschaftsseite muss der Typ membership lauten. Selbst wenn der Kampagnenname exakt übereinstimmt, schlägt der Import fehl, wenn der Typ falsch ist.

Vergewissern Sie sich, dass RateTitle ebenfalls exakt mit dem Namen der Mitgliedschaftsstufe oder des Tickettyps in Zeffy übereinstimmt.

In ein neues archiviertes Formular importieren

Wenn Formulartitel nicht mit einer aktiven Kampagne übereinstimmt, erstellt Zeffy automatisch ein neues archiviertes Formular im Abschnitt Vergangene Ihrer Kampagnen. Diese Formulare organisieren Ihre historischen Daten und können über öffentliche Links keine neuen Zahlungen annehmen. Sie können sie jedoch weiterhin filtern und Berichte darüber erstellen.

Jeder separate Import erstellt ein eigenes Formular, auch wenn Sie denselben Formularnamen erneut verwenden. Zwei Importe mit dem Namen „Spenden 2025“ erstellen beispielsweise zwei separate archivierte Formulare. Um Duplikate zu vermeiden, muss der Name einer aktiven Kampagne exakt übereinstimmen.

Datei importieren

1. Gehen Sie zu Zahlungen > Importieren und klicken Sie anschließend auf Neuer Import.

2. Prüfen Sie die wichtigsten Punkte auf dem Einrichtungsbildschirm und laden Sie die Vorlage herunter, falls Sie dies noch nicht getan haben. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

3. Ziehen Sie auf dem Bildschirm Datei zum Importieren auswählen Ihre ausgefüllte Datei per Drag-and-drop hinein oder klicken Sie auf Datei auswählen. Unterstützte Formate: XLSX, XLS, CSV.

4. Klicken Sie auf Weiter.

5. Ordnen Sie auf dem Bildschirm Felder zuordnen Ihre Quellspalten den Zielfeldern zu. Eine Datenvorschau hilft Ihnen, die Zuordnung zu überprüfen.

6. Wählen Sie Ihre Importoptionen aus:

   • Steuerbescheinigungen erstellen: Wählen Sie aus, ob Steuerbescheinigungen automatisch erstellt werden sollen. Vergewissern Sie sich, dass die Spalte Förderfähiger Betrag in Ihrer Datei ausgefüllt ist.

7. Fahren Sie mit den verbleibenden Schritten fort und bestätigen Sie den Vorgang. Ihre Datei wird analysiert und anschließend verarbeitet.

Wenn Ihre Datei korrekt formatiert ist, wird der Import direkt verarbeitet und Ihre Zahlungen erscheinen innerhalb weniger Minuten unter Zahlungen.

Was nach dem Import geschieht

• Nach Abschluss des Imports wird nichts automatisch per E-Mail versendet. Senden Sie Bestätigungs-E-Mails, Belege und E-Tickets anschließend manuell über die jeweilige Zahlung.

• Zahlungen erscheinen im Abschnitt Zahlungen zusammen mit Ihren regulären Transaktionen.

• Kontakte werden automatisch erstellt oder anhand einer exakten Übereinstimmung der E-Mail-Adresse bestehenden Kontakten zugeordnet.

• Zeffy erstellt automatisch für jedes importierte Mitglied eine Mitgliedskarte (PDF), wenn der Schalter Mitgliedskarten erstellen in den Kampagneneinstellungen aktiviert ist. Sie können diese Karten über das Zahlungsfenster aufrufen und herunterladen, wenn Sie eine importierte Mitgliedschaftszahlung anzeigen.

Importfehler beheben

Wenn Ihre Datei Formatierungsfehler enthält, zeigt ein Pop-up an, wie viele Zeilen Probleme aufweisen. Klicken Sie auf ___ Probleme anzeigen, um sie in einer Arbeitsmappe zu überprüfen. Fehlerhafte Zellen werden rot hervorgehoben. Sie können auch Ohne ___ Kontakte importieren auswählen, um nur die gültigen Zeilen zu importieren.

Häufige Fehler:

• Mindestens eine Kennung: Sie müssen eine E-Mail-Adresse, einen Vornamen oder einen Nachnamen angeben. Diese Felder dürfen nicht alle leer sein.

• Ungültiges Land: Verwenden Sie einen gültigen zwei- oder dreistelligen Ländercode (zum Beispiel CA, US, FR).

• Ungültiger Typ: Verwenden Sie ausschließlich donation, ticket oder membership in Kleinbuchstaben.

• Ungültige E-Mail: Das Feld muss eine gültige E-Mail-Adresse enthalten.

• Ungültige Sprache: Verwenden Sie EN, FR oder ES.

• Ungültiges Datum: Verwenden Sie das Format dd/MM/yyyy mit allen Nullen.

• Ungültige Zahlungsmethode: Verwenden Sie einen der aufgeführten Werte für Zahlungsmethoden, genau wie angegeben.

• Zu viele Zeilen: Ihre Datei überschreitet das Limit von 10.000 Zeilen. Teilen Sie sie in kleinere Dateien auf.

Import löschen oder rückgängig machen

Einzelne Mitgliedschaftszahlungen löschen

1. Gehen Sie zu Zahlungen.

2. Klicken Sie auf die Zeile der Zahlung. Klicken Sie nicht auf den Namen des Spenders, da dadurch die Kontaktseite geöffnet wird.

3. Klicken Sie oben rechts im Zahlungsfenster auf Aktionen.

4. Klicken Sie auf Löschen.

Gesamten Import rückgängig machen

Um einen gesamten Import rückgängig zu machen, lesen Sie So löschen Sie einen Datenimport oder machen ihn rückgängig.

Informationen dazu, wie Mitglieder ihre Mitgliedschaft nach dem Import verlängern können, finden Sie unter Alles, was Sie über monatliche oder jährliche Verlängerungen von Mitgliedschaften wissen müssen.

Nächste Schritte

• Kontakte verwalten und bearbeiten — Überprüfen Sie Mitgliederprofile und Mitgliedschaftsstatus.

• Alles, was Sie über monatliche oder jährliche Verlängerungen von Mitgliedschaften wissen müssen — Richten Sie Verlängerungserinnerungen für Ihre Mitglieder ein.