Kontakte verwalten und bearbeiten

Verwenden Sie diesen Leitfaden, um einzelne Kontaktprofile in Zeffy anzuzeigen, zu aktualisieren und zu verwalten. Jedes Kontaktprofil enthält wichtige Angaben zur Person, ihren Aktivitätsverlauf sowie Notizen oder Erinnerungen, die Sie hinzugefügt haben.

Kontaktprofil öffnen

1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Kontakte.

2. Klicken Sie in der Liste auf einen beliebigen Kontaktnamen.

Das Kontaktprofil wird als Seitenleiste geöffnet und zeigt die Informationen, den Aktivitätsverlauf und die Kommunikationsdetails der Person an.

Übersicht über das Kontaktprofil

Das Kontaktprofil ist in zwei Hauptbereiche unterteilt:

Linke Spalte: Kontaktdetails und Zusammenfassung

• Daten — Spenden insgesamt, größte Spende und Datum der letzten Spende

• Mitgliedschaft — Mitgliedschaftsstatus und Ablaufdatum (falls zutreffend)

• Manuelle Listen — Alle Listen, denen der Kontakt angehört

• Details — Vollständiger Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse, Unternehmen, Familie, Eigenschaften und Sprachpräferenz

Rechte Spalte: Notizen und Aktivitäten

• Notizen und Erinnerungen — Fügen Sie oben in der Spalte Notizen hinzu oder erstellen Sie Erinnerungen

• Aktivitäts-Feed — Zeigen Sie Zahlungen, Kommunikation und Notizen in übersichtlichen Tabs an

Kontaktinformationen bearbeiten

So aktualisieren Sie die Kontaktdetails in der linken Spalte:

1. Klicken Sie auf das Feld, das Sie bearbeiten möchten (z. B. Telefonnummer oder Adresse).

2. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor.

3. Speichern Sie die Aktualisierung.

E-Mail-Adresse eines Kontakts ändern

Wenn ein Kontakt eine neue E-Mail-Adresse verwendet, aktualisieren Sie den Datensatz, damit zukünftige E-Mails im richtigen Posteingang ankommen.

1. Klicken Sie im Bereich „Details“ auf das E-Mail-Feld.

2. Geben Sie die neue E-Mail-Adresse ein.

3. Speichern Sie die Änderung.

Notizen und Erinnerungen hinzufügen

Notizen helfen Ihnen dabei, sich an wichtige Details zu jedem Kontakt zu erinnern. Mit Erinnerungen können Sie Benachrichtigungen für wichtige Termine oder Aufgaben festlegen.

Ausführliche Schritte zum Hinzufügen, Anzeigen, Bearbeiten und Löschen von Notizen und Erinnerungen finden Sie unter Notizen und Erinnerungen zu Kontakten hinzufügen.

Kontakte zu manuellen Listen hinzufügen

1. Suchen Sie in der linken Spalte den Bereich Manuelle Listen.

2. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+).

3. Wählen Sie eine vorhandene Liste aus oder erstellen Sie eine neue.

Aktivitätsverlauf anzeigen

Der Aktivitäts-Feed in der rechten Spalte zeigt alle Interaktionen mit diesem Kontakt. Verwenden Sie die Tabs zum Filtern:

• Zahlungen — Spenden, Käufe und Transaktionen

• Kommunikation — Gesendete E-Mails und Zustellstatus

• Notizen — Notizen und Erinnerungen, die Sie hinzugefügt haben

Klicken Sie im Aktivitäts-Feed auf einen beliebigen Eintrag, um die Details anzuzeigen – klicken Sie beispielsweise auf eine Zahlung, um den Transaktionsdatensatz zu sehen, oder auf eine E-Mail, um die Zustelldetails anzuzeigen.

E-Mail aus einem Kontaktprofil senden

1. Klicken Sie oben rechts im Kontaktprofil auf die violette Schaltfläche Neue E-Mail.

2. Schreiben Sie Ihre Nachricht im E-Mail-Editor.

3. Senden Sie eine Test-E-Mail oder senden Sie die Nachricht direkt.

Menü „Aktionen“ verwenden

Klicken Sie oben rechts im Kontaktprofil auf Aktionen, um weitere Optionen aufzurufen:

• Zahlung manuell hinzufügen

• Zuwendungsbestätigung erstellen

• Kontakt von E-Mails abmelden

• Mit einem anderen Kontakt zusammenführen

• Kontakt löschen

Doppelte Kontakte zusammenführen

Wenn dieselbe Person mehr als einmal in Ihrer Datenbank erscheint, führen Sie die Datensätze zusammen, damit ihr gesamter Verlauf an einem Ort gespeichert ist.

1. Öffnen Sie eines der doppelten Kontaktprofile.

2. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen.

3. Wählen Sie die Option zum Zusammenführen aus.

4. Wählen Sie den Kontakt aus, mit dem Sie den Kontakt zusammenführen möchten, und bestätigen Sie den Vorgang.

Kontakt löschen

Löschen Sie einen Kontakt nur, wenn Sie den Datensatz nicht mehr in Ihrer Datenbank benötigen.

1. Öffnen Sie das Kontaktprofil.

2. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen.

3. Wählen Sie die Option zum Löschen aus.

4. Bestätigen Sie die Löschung.

Kontaktprofil schließen

Klicken Sie oben links im Kontaktprofil auf das X, um es zu schließen und zur vollständigen Kontaktliste zurückzukehren.

Häufige Fragen

Kann ich mehr als eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer pro Kontakt hinzufügen?

Derzeit unterstützt Zeffy nicht mehrere E-Mail-Adressen für ein einzelnes Kontaktprofil. Das System verfolgt Transaktionen anhand einer eindeutigen E-Mail-Adresse.

Wenn ein Kontakt mehrere E-Mail-Adressen hat, können Sie zusätzliche E-Mail-Adressen zu Referenzzwecken in einer Notiz hinzufügen oder für jede Adresse ein separates Kontaktprofil erstellen.

Kann ich mehr als einen Namen pro Kontakt hinzufügen?

Zeffy unterstützt einen Namen pro Kontaktprofil. Wenn Sie Haushalts- oder Familieninformationen erfassen müssen, können Sie das Feld „Familie“, Notizen oder Listen verwenden, um Beziehungen zu kennzeichnen.

Nächste Schritte

• Segmente und Listen erstellen — Organisieren Sie Ihre Kontakte in wiederverwendbaren Zielgruppen.

• Kontakte filtern — Finden Sie bestimmte Kontakte mithilfe von Filtern.

• Notizen und Erinnerungen zu Kontakten hinzufügen — Erfassen Sie zusätzliche Details und Termine für Nachfassaktionen.

• Kontakte in Zeffy importieren — Importieren Sie weitere Kontakte aus einer Tabelle.