So erstellen, verfolgen und verwalten Sie Zahlungszusagen von Spendern

Mit Zahlungszusagen können Sie ganz einfach den Überblick über Spenden oder Registrierungen behalten, die zugesagt, aber noch nicht eingegangen sind.

Eine Zahlungszusage ist keine tatsächliche Zahlung. Stattdessen handelt es sich um einen Datensatz, den Sie erstellen, wenn ein Spender sich verpflichtet, zu einem späteren Zeitpunkt eine Spende zu tätigen oder Tickets zu kaufen.

So können Sie erwartete Beiträge verfolgen, während Sie auf die Zahlung warten. Zahlungszusagen können einer Spenden-Kampagne oder einem Event zugeordnet werden. Sobald sie als abgeschlossen markiert sind, werden sie wie abgeschlossene Zahlungen in die Fundraising-Gesamtsummen, Kampagnen-Thermometer und öffentlichen Spenderlisten aufgenommen. Solange sie noch ausstehen, werden sie nicht in Ihren Fundraising-Gesamtsummen, Kampagnen-Thermometern und öffentlichen Spenderlisten angezeigt, da die Mittel noch nicht als eingegangen markiert wurden.

So funktionieren Zahlungszusagen

Wenn Sie eine Zahlungszusage erstellen:

• Die Zahlungszusage erscheint unter Zahlungen mit dem Status Fällig.

• Der zugesagte Betrag wird sofort in die Gesamtbeträge Ihrer Kampagne oder Ihres Events aufgenommen. Bei Events werden zugesagte Ticketreservierungen ebenfalls in Ihren Registrierungs-Gesamtsummen berücksichtigt.

• Sie können ein Fälligkeitsdatum festlegen und eine E-Mail-Erinnerung an sich selbst planen. So können Sie den Spender einfach kontaktieren, falls die Zahlung noch nicht eingegangen ist.

• Sie können dem Spender einen Zahlungs-Link mit vorausgefüllten Kontaktdaten und dem Betrag der Zahlungszusage senden, damit er die Zahlung Online abschließen kann.

• Alternativ können Sie die Zahlungszusage als bezahlt markieren, wenn Sie eine Offline-Zahlung erhalten, zum Beispiel Bargeld, einen Scheck oder eine andere Zahlungsmethode.

Eine Zahlungszusage erstellen

1. Gehen Sie in Ihrem Zeffy-Dashboard zu Zahlungen.

2. Klicken Sie oben rechts auf Zahlung hinzufügen und wählen Sie Zahlungszusage hinzufügen aus.

3. Wählen Sie die Kampagne aus, der die Zahlungszusage zugeordnet ist.

4. Geben Sie den Betrag der Zahlungszusage ein (für Spenden-Kampagnen) oder wählen Sie die zugesagten Tickets aus (für Ticket-Kampagnen).

5. Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest.

6. (Optional) Aktivieren Sie E-Mail-Erinnerung an mich senden, wenn Sie eine Erinnerung erhalten möchten, sobald die Zahlungszusage fällig ist.

7. Ordnen Sie die Zahlungszusage einem Kontakt zu. Sie können entweder:

   • nach einem bestehenden Kontakt in Ihrem Konto suchen und ihn auswählen

   • oder einen neuen Kontakt manuell erstellen, falls noch keiner vorhanden ist. Wenn Sie einen neuen Kontakt erstellen, werden Sie aufgefordert, den Namen und die E-Mail-Adresse des Spenders einzugeben.

   

8. Passen Sie die übrigen Details der Zahlungszusage an. Je nach Bedarf können Sie:

   • die Zahlungszusage als Unternehmensspende markieren und den Firmennamen eingeben

   • interne Notizen hinzufügen

   • alle benutzerdefinierten Fragen ausfüllen, die mit der Kampagne oder dem Event verknüpft sind

9. Klicken Sie auf Speichern oder Speichern und weitere hinzufügen.

Wo Zahlungszusagen angezeigt werden

Nach dem Speichern erscheint die Zahlungszusage unter Zahlungen mit:

• Status: Fällig

• Zahlungsmethode: Zahlungszusage

Dies bedeutet, dass die Spende zugesagt, aber noch nicht eingegangen ist.

Wo Zahlungszusagen angezeigt werden

Nach dem Speichern erscheint die Zahlungszusage in der Liste Zahlungen als neue Zeile mit:

• Status: Fällig – der Spender hat noch nicht bezahlt.

• Zahlungsmethode: Zahlungszusage.

Eine Zahlungszusage einziehen / Als bezahlt markieren

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Zahlungszusage abzuschließen:

1. Senden Sie dem Spender einen Zahlungs-Link und ziehen Sie die Spende Online ein.

2. Markieren Sie die Zahlungszusage manuell als bezahlt, wenn die Zahlung außerhalb von Zeffy eingegangen ist.

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Option 1: Einen Zahlungs-Link senden

• Gehen Sie zu Zahlungen und klicken Sie auf die Zahlungszusage.

  • Achten Sie darauf, nicht auf den Namen des Spenders zu klicken, da Sie dadurch zu dessen Kontaktprofil gelangen. Klicken Sie stattdessen an eine beliebige andere Stelle in der Zeile der Zahlungszusage, um die Details der Zahlungszusage im Bereich auf der rechten Seite zu öffnen.

• Klicken Sie auf der Detailseite der Zahlungszusage auf Zahlungs-Link kopieren.

• Senden Sie dem Spender den Link. (Der Link öffnet das Kampagnenformular mit den Informationen des Spenders und dem Betrag der Zahlungszusage, die bereits eingetragen sind.)

• Wenn ein Spender die Zahlung abschließt, wird die Zahlungszusage in eine abgeschlossene Zahlung umgewandelt mit:

  • Status: Erfolgreich

  • Zahlungsmethode: Karte, ApplePayorGooglePay oder ACH (abhängig von der verwendeten Zahlungsmethode)

Wichtig: Eine Zahlungszusage wird nur dann automatisch abgeschlossen, wenn der Spender den mit dieser Zahlungszusage verknüpften Zahlungs-Link verwendet.

Wenn der Spender über ein anderes Spendenformular oder einen anderen Event-Link bezahlt, erstellt Zeffy eine separate Zahlung und die Zahlungszusage bleibt im Status Fällig. In diesem Fall stornieren Sie einfach die ursprüngliche Zahlungszusage, um den ausstehenden Betrag zu entfernen. Eine Anleitung zum Stornieren einer Zahlungszusage finden Sie weiter unten in diesem Leitfaden.

• Wenn der Link zur Zahlungszusage mit einer anderen Person geteilt wird, nachdem die Zahlungszusage bereits als bezahlt markiert wurde, zeigt die Seite Diese Zahlung wurde bereits abgeschlossen an.

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Option 2: Eine Zahlungszusage manuell als Offline-Zahlung markieren

• Gehen Sie zu Zahlungen und klicken Sie auf die Zahlungszusage.

  • Achten Sie darauf, nicht auf den Namen des Spenders zu klicken, da Sie dadurch zu dessen Kontaktprofil gelangen. Klicken Sie stattdessen an eine beliebige andere Stelle in der Zeile der Zahlungszusage, um die Details der Zahlungszusage im Bereich auf der rechten Seite zu öffnen.

• Klicken Sie auf Als abgeschlossen markieren.

• Wählen Sie die Zahlungsmethode aus: Bargeld / Scheck / Andere

• (Optional) Aktualisieren Sie bei Bedarf das Zahlungsdatum.

• Klicken Sie auf Bestätigen.

Die Zahlungszusage wird in eine abgeschlossene Zahlung umgewandelt mit:

• Status: Erfolgreich

• Zahlungsmethode: Bargeld, Scheck oder Andere

Eine Zahlungszusage stornieren oder löschen

Sie können eine Zahlungszusage jederzeit entfernen, bevor oder nachdem sie als bezahlt markiert wurde.

Eine unbezahlte Zahlungszusage stornieren

1. Gehen Sie zu Zahlungen und klicken Sie auf die Zahlungszusage.

   1. Achten Sie darauf, nicht auf den Namen des Spenders zu klicken, da Sie dadurch zu dessen Kontaktprofil gelangen. Klicken Sie stattdessen an eine beliebige andere Stelle in der Zeile der Zahlungszusage, um die Details der Zahlungszusage im Bereich auf der rechten Seite zu öffnen.

2. Klicken Sie auf Aktionen und anschließend auf Zahlungszusage stornieren.

3. Bestätigen Sie den Vorgang im Dialogfenster Zahlungszusage stornieren. Dadurch wird die Zahlungszusage aus der zugehörigen Kampagne entfernt und der Datensatz gelöscht.

Eine abgeschlossene Zahlungszusage löschen

Sobald eine Zahlungszusage als bezahlt markiert wurde, hängen die verfügbaren Aktionen davon ab, wie die Zahlung abgeschlossen wurde:

Wenn die Zahlungszusage Online bezahlt wurde, verhält sich die Zahlung wie jede andere Online-Spende in Zeffy. Sie können die Zahlung rückerstatten, indem Sie sie unter Zahlungen öffnen, auf Aktionen klicken und Rückerstattung auswählen. Weitere Informationen zur Rückerstattung einer Zahlung finden Sie hier: Rückerstattungen in Zeffy verwalten

Wenn die Zahlungszusage manuell als bezahlt markiert wurde, wird die Zahlung zu einem manuellen Zahlungseintrag, der auf dieselbe Weise gelöscht werden kann wie jeder andere manuelle Zahlungseintrag. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu Zahlungen und klicken Sie auf die Zahlung.

   1. Achten Sie darauf, nicht auf den Namen des Spenders zu klicken, da Sie dadurch zu dessen Kontaktprofil gelangen. Klicken Sie stattdessen an eine beliebige andere Stelle in der Zeile der Zahlungszusage, um die Details der Zahlungszusage im Bereich auf der rechten Seite zu öffnen.

2. Klicken Sie auf Aktionen > Löschen.

Hinweise zu Datensätzen von Zahlungszusagen

Sobald eine Zahlungszusage als bezahlt markiert wurde, bleibt kein Hinweis darauf zurück, dass es sich ursprünglich um eine Zahlungszusage handelte. Wenn Sie diesen Verlauf nachverfolgen müssen, fügen Sie der Transaktion vor dem Abschluss eine Notiz hinzu. Siehe Wie kann ich einer Transaktion eine Notiz hinzufügen?

Weitere Informationen zur Erfassung von Offline-Zahlungen finden Sie unter Manuelle Zahlungs- oder Registrierungseinträge zur Erfassung von Bargeld, Schecks oder anderen Offline-Zahlungen. Informationen zum Löschen manueller Einträge finden Sie unter Eine manuell eingegebene Zahlung löschen.