Rechnungen erstellen, versenden und einziehen
Mit Rechnungen können Sie Spender, Sponsoren, Mitglieder oder andere Kontakte ganz einfach zur Zahlung auffordern und ihre Zahlungen online einziehen.
Eine Rechnung ist keine tatsächliche Zahlung. Sie ist vielmehr eine Zahlungsaufforderung, die Sie für einen bestimmten Betrag erstellen. Wenn Sie eine Rechnung erstellen, sendet Zeffy sie nicht per E-Mail an den Käufer, es sei denn, Sie aktivieren Diese Rechnung per E-Mail an Ihren Kontakt senden (verfügbar, wenn für den Kontakt eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist). Andernfalls wird nichts versendet. Sie kopieren den Rechnungslink und senden ihn selbst.
Wenn Sie eine Rechnung erstellen, richtet Zeffy eine eigene Rechnungsseite ein, über die der Kontakt online mit Karte, Apple Pay, Google Pay oder ACH bezahlen kann. Rechnungen sind einer Spendenkampagne zugeordnet. Der Betrag wird auf Ihre Fundraising-Gesamtsumme angerechnet, sobald die Rechnung bezahlt ist.
So funktionieren Rechnungen
Nach dem Erstellen wird die Rechnung unter Zahlungen mit dem Status Fällig angezeigt.
Der Rechnungsbetrag wird erst dann in die Gesamtsumme Ihrer Kampagne eingerechnet, wenn die Rechnung bezahlt ist.
Auf der Rechnungsseite werden der Name Ihrer Organisation, eine Rechnungsnummer, die Artikeldetails und der fällige Gesamtbetrag angezeigt. Sie können außerdem ein Fälligkeitsdatum festlegen und automatische Erinnerungen aktivieren.
Zeffy sendet die Rechnung standardmäßig nicht per E-Mail an den Käufer. Um sie weiterzugeben, aktivieren Sie beim Erstellen die Option Diese Rechnung per E-Mail an Ihren Kontakt senden oder kopieren Sie den Rechnungslink und senden Sie ihn direkt an den Kontakt. Dieser kann den Link anschließend öffnen, um die Rechnung online anzusehen und zu bezahlen.
Wenn automatische Erinnerungen aktiviert sind, erhält der Kontakt Erinnerungs-E-Mails:
7 Tage vor dem Fälligkeitsdatum / Am Fälligkeitsdatum / 7 Tage nach dem Fälligkeitsdatum
Diese Erinnerungen werden nur versendet, wenn ein Fälligkeitsdatum festgelegt und die Erinnerungsfunktion aktiviert ist. Sie ersetzen nicht den ersten Schritt, den Rechnungslink mit dem Kontakt zu teilen.
Alternativ können Sie die Rechnung als bezahlt markieren, wenn Sie die Zahlung offline erhalten, zum Beispiel in bar, per Scheck oder mit einer anderen Zahlungsmethode.
Rechnung erstellen
Gehen Sie in Ihrem Zeffy-Dashboard zu Zahlungen.
Klicken Sie oben rechts auf Zahlung hinzufügen und wählen Sie Rechnung senden aus.
Wählen Sie die Kampagne aus, der die Rechnung zugeordnet werden soll.
Geben Sie den Betrag ein.
Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest.
(Optional) Aktivieren Sie Automatische Erinnerung an den Kontakt, wenn der Kontakt Erinnerungs-E-Mails erhalten soll. Wenn diese Option aktiviert ist, wird die erste Erinnerung 7 Tage vor dem Fälligkeitsdatum versendet. Zwei weitere Erinnerungen folgen, falls die Rechnung weiterhin unbezahlt ist.
Ordnen Sie die Rechnung einem Kontakt zu. Sie können entweder:
einen bestehenden Kontakt in Ihrem Konto suchen und auswählen.
oder manuell einen neuen Kontakt anlegen, falls noch keiner vorhanden ist. Wenn Sie einen neuen Kontakt anlegen, werden Sie aufgefordert, den Namen und die E-Mail-Adresse des Kontakts einzugeben.
Passen Sie die übrigen Rechnungsdetails an. Je nach Bedarf können Sie:
interne Notizen hinzufügen.
benutzerdefinierte Fragen ausfüllen, die der Kampagne zugeordnet sind.
Klicken Sie auf Speichern oder Speichern und weitere hinzufügen.
Die Rechnung wird nicht automatisch versendet. Zeffy sendet die Rechnung beim Erstellen nicht per E-Mail an den Käufer. Sie müssen die Option „Diese Rechnung per E-Mail an Ihren Kontakt senden“ aktivieren.
Wo Rechnungen angezeigt werden
Nach dem Speichern wird die Rechnung in der Liste Zahlungen als neue Zeile mit folgenden Angaben angezeigt:
Status: Fällig – der Kontakt hat noch nicht bezahlt.
Zahlungsmethode: Rechnung.
Das bedeutet, dass die Zahlung angefordert, aber noch nicht eingegangen ist.
Rechnung einziehen / Als bezahlt markieren
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Rechnung von der betreffenden Person bezahlen zu lassen.
Senden Sie dem Kontakt den Rechnungslink und ziehen Sie die Spende online ein.
Markieren Sie die Rechnung manuell als bezahlt, wenn die Zahlung außerhalb von Zeffy eingegangen ist.
Option 1: Rechnungslink senden
Gehen Sie zu Zahlungen und klicken Sie auf die Rechnung.
Achten Sie darauf, nicht auf den Namen des Kontakts zu klicken, da Sie sonst zu dessen Kontaktprofil gelangen. Klicken Sie stattdessen an eine andere Stelle in der Rechnungszeile, um die Rechnungsdetails im Bereich auf der rechten Seite zu öffnen.
Klicken Sie auf der Seite mit den Rechnungsdetails auf Rechnung anzeigen, um die Rechnungsseite zu öffnen.
Kopieren Sie die URL der Rechnungsseite und senden Sie sie an den Kontakt.
Wenn der Kontakt die Zahlung abschließt, wird die Rechnung in eine abgeschlossene Zahlung umgewandelt mit:
Status: Erfolgreich
Zahlungsmethode: Karte, Apple Pay/Google Pay oder ACH (je nach verwendeter Zahlungsmethode)
Wichtig: Eine Rechnung wird nur dann automatisch abgeschlossen, wenn der Kontakt den zugehörigen Rechnungslink verwendet.
Wenn der Kontakt über ein anderes Spendenformular oder einen anderen Event-Link bezahlt, erstellt Zeffy eine separate Zahlung und die Rechnung bleibt im Status Fällig. In diesem Fall können Sie einfach die ursprüngliche Rechnung stornieren, um den offenen Betrag zu entfernen. Eine Anleitung zum Stornieren einer Rechnung finden Sie weiter unten in diesem Leitfaden.
Wenn der Rechnungslink erst weitergegeben wird, nachdem die Rechnung bereits als bezahlt markiert wurde, zeigt die Seite an, dass die Zahlung bereits abgeschlossen ist.
Option 2: Rechnung manuell als offline bezahlt markieren
Gehen Sie zu Zahlungen und klicken Sie auf die Rechnung.
Achten Sie darauf, nicht auf den Namen des Kontakts zu klicken, da Sie sonst zu dessen Kontaktprofil gelangen. Klicken Sie stattdessen an eine andere Stelle in der Rechnungszeile, um die Rechnungsdetails im Bereich auf der rechten Seite zu öffnen.
Klicken Sie auf Als bezahlt markieren.
Wählen Sie unter Erhaltene Zahlungsmethode Bargeld, Scheck oder Sonstiges aus.
(Optional) Ändern Sie bei Bedarf das Zahlungsdatum.
Klicken Sie auf Als bezahlt markieren.
Die Rechnung wird in eine abgeschlossene Zahlung umgewandelt mit:
Status: Erfolgreich
Zahlungsmethode: Bargeld, Scheck oder Sonstiges
A note on completed invoices
Sobald eine Rechnung als bezahlt markiert wurde, wird sie zu einer regulären Transaktion in Zeffy. Welche Aktionen verfügbar sind, hängt davon ab, wie die Rechnung abgeschlossen wurde.
Wenn die Rechnung online bezahlt wurde, wird die Zahlung wie jede andere Online-Transaktion behandelt. Sie können eine Rückerstattung veranlassen, Tickets stornieren, Zuwendungsbestätigungen ausstellen (falls zulässig), Dankes-E-Mails erneut senden, die Spende einer anderen Kampagne zuordnen und alle weiteren standardmäßigen Zahlungsaktionen in Zeffy nutzen.
Wenn die Rechnung manuell als bezahlt markiert wurde, wird die Zahlung wie jeder andere manuelle Zahlungseintrag behandelt. Sie können weiterhin Zuwendungsbestätigungen ausstellen (falls zulässig), Dankes-E-Mails erneut senden, die Spende verschieben und weitere standardmäßige Aktionen ausführen. Da jedoch keine tatsächliche Zahlung über Zeffy abgewickelt wurde, kann die Transaktion nicht erstattet werden. Manuell erfasste Zahlungen können stattdessen gelöscht werden, wenn sie versehentlich eingegeben wurden.
Rechnung stornieren oder löschen
Sie können eine Rechnung jederzeit stornieren oder löschen, bevor oder nachdem sie als bezahlt markiert wurde.
Unbezahlte Rechnung stornieren
Gehen Sie zu Zahlungen und klicken Sie auf die Rechnung.
Achten Sie darauf, nicht auf den Namen des Kontakts zu klicken, da Sie sonst zu dessen Kontaktprofil gelangen. Klicken Sie stattdessen an eine andere Stelle in der Rechnungszeile, um die Rechnungsdetails im Bereich auf der rechten Seite zu öffnen.
Klicken Sie auf Aktionen und dann auf Rechnung stornieren.
Bestätigen Sie den Vorgang im Dialogfeld Rechnung stornieren. Dadurch wird die Rechnung aus der zugeordneten Kampagne entfernt und der Datensatz gelöscht.
Abgeschlossene Rechnung löschen
Sobald eine Rechnung als bezahlt markiert wurde, hängen die verfügbaren Aktionen davon ab, wie die Zahlung abgeschlossen wurde:
Wenn die Rechnung online bezahlt wurde, wird die Zahlung wie jede andere Online-Spende in Zeffy behandelt. Sie können die Zahlung erstatten, indem Sie sie unter Zahlungen öffnen, auf Aktionen klicken und Rückerstattung auswählen. Weitere Informationen zum Erstatten einer Zahlung finden Sie hier: Rückerstattungen in Zeffy verwalten
Wenn die Rechnung manuell als bezahlt markiert wurde, wird die Zahlung zu einem manuellen Zahlungseintrag, der genauso gelöscht werden kann wie jeder andere manuelle Zahlungseintrag. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Gehen Sie zu Zahlungen und klicken Sie auf die Zahlung.
Achten Sie darauf, nicht auf den Namen des Kontakts zu klicken, da Sie sonst zu dessen Kontaktprofil gelangen. Klicken Sie stattdessen an eine andere Stelle in der Rechnungszeile, um die Rechnungsdetails im Bereich auf der rechten Seite zu öffnen.
Klicken Sie auf Aktionen > Löschen.
Hinweise zu Rechnungsdatensätzen
Sobald eine Rechnung als bezahlt markiert ist, bleibt kein Hinweis darauf zurück, dass es sich ursprünglich um eine Rechnung handelte. Wenn Sie diesen Verlauf nachverfolgen möchten, fügen Sie vor dem Abschluss eine Notiz zur Transaktion hinzu. Siehe Wie kann ich einer Transaktion eine Notiz hinzufügen?
Weitere Informationen zur Erfassung von Offline-Zahlungen finden Sie unter Manuelle Zahlungs- oder Registrierungseinträge zur Erfassung von Bargeld, Scheck oder anderen Offline-Zahlungen. Informationen zum Löschen manueller Einträge finden Sie unter Manuell erfasste Zahlung löschen.