Zeffy Help Center
Daten Importieren und Migrieren

Mitglieder importieren und Mitgliedschaftskarten erstellen

Verwenden Sie die Importoption Kontakte und ihre Mitgliedschaften, um historische Mitgliedschaftsdaten in Zeffy zu importieren und Mitgliedschaftskarten zu erstellen. Alle Kontakte aus dem Import werden automatisch zu Zeffy hinzugefügt. Sie müssen daher keinen separaten Kontaktimport durchführen. Mitgliedschaftskarten werden automatisch erstellt, wenn der Schalter Mitgliedschaftskarten erstellen in den Kampagneneinstellungen aktiviert ist.

Importierte Mitgliedschaften sind historische Datensätze. Sie übertragen weder aktive wiederkehrende Zahlungen noch aktivieren sie die automatische Verlängerung in Zeffy. Wenn Mitglieder vor Ablauf ihrer aktuellen Mitgliedschaft eine Erinnerung zum Kauf einer neuen Mitgliedschaft erhalten sollen, aktivieren Sie die Mitgliedschaftserinnerungen unter Kampagnen > Bearbeiten auf Ihrer Mitgliedschaftsseite > Automatische E-Mails > Mitgliedschaftserinnerungen aktivieren.

Nach dem Import können Transaktionen nicht mehr bearbeitet werden. Sie können den Betrag, das Datum oder die Zahlungsmethode einer importierten Transaktion nicht ändern. Einzelne importierte Zahlungen können gelöscht werden. Machen Sie den Import rückgängig, um den gesamten Import zu entfernen. Vergewissern Sie sich vor dem Fortfahren, dass Ihre Angaben korrekt sind.

Die maximale Anzahl an Zahlungen pro Importdatei beträgt 10.000. Wenn Sie mehr Zahlungen haben, teilen Sie sie auf mehrere Dateien auf.

Vorlage herunterladen

  1. Gehen Sie in Ihrem Zeffy-Dashboard zu Zahlungen.

  2. Klicken Sie auf Importieren und dann auf Neu importieren.

  3. Wählen Sie die Option „Kontakte und ihre Mitgliedschaften“, um Ihre Mitglieder und ihre Mitgliedschaftsdaten zu importieren. Klicken Sie auf Weiter. Mitgliedschaftsdaten müssen mit dieser Option importiert werden: Sie fügt Ihre Mitglieder einer Mitgliederliste hinzu und ordnet ihre Mitgliedschaften einer Mitgliedschaftskampagne zu. Beim regulären Zahlungsimport (Kontakte + ihre Zahlungen) werden Mitgliedschaftszahlungen lediglich als Zahlungsverlauf erfasst.

  4. Laden Sie die Vorlage über die Importeinrichtung herunter. Klicken Sie rechts unter den Importanweisungen auf „Vorlage herunterladen“.

Ändern Sie weder die Spaltenüberschriften noch die Spaltenreihenfolge der Vorlage. Zusätzliche Spalten können Sie während des Imports benutzerdefinierten Kontakteigenschaften zuordnen, damit die Informationen dem zahlenden Kontakt zugewiesen werden.

Vorlage ausfüllen

Erforderliche Felder

Jede Zeile benötigt einen Betrag und mindestens eine Kennung: eine E-Mail-Adresse, einen Vorname oder einen Nachname. Alle anderen Felder sind optional.

  • Betrag: Nur Ziffern. Geben Sie beispielsweise 10,000.00 als 10000 ein. Verwenden Sie für Dezimalstellen einen Punkt: 100.30. Wenn kein Betrag vorliegt, geben Sie 0 ein.

Mitgliedschaftsspezifische Felder

  • Typ: Muss in Kleinbuchstaben membership lauten.

  • Tarifbezeichnung: Geben Sie den genauen Namen der Mitgliedschaftsstufe oder des Ticket-Typs ein (zum Beispiel „Jahresmitgliedschaft“). Dieses Feld ist für Mitgliedschaftsimporte erforderlich.

  • Formulartitel: Verwenden Sie für alle Mitglieder, die Sie zusammenfassen möchten, denselben Formularnamen. Wenn dieser Name exakt mit einer bestehenden aktiven Mitgliedschaftskampagne übereinstimmt, werden die Zahlungen dieser zugeordnet. Andernfalls erstellt Zeffy ein neues archiviertes Formular.

  • Ablaufdatum: Geben Sie das Verlängerungsdatum der Mitgliedschaft im Format dd/MM/yyyy ein. Wenn das Feld leer bleibt, wird standardmäßig 1 Jahr ab dem Importdatum verwendet.

  • Anrechenbarer Betrag: Füllen Sie dieses Feld aus, wenn Sie für die importierten Mitgliedschaften Steuerbelege erstellen möchten.

Optionale Felder

  • E-Mail-Adresse: Gültiges E-Mail-Format. Die E-Mail-Adresse ist die wichtigste Kennung des Kontakts. Wenn bereits ein Kontakt mit genau derselben E-Mail-Adresse vorhanden ist, wird die Zahlung diesem Kontakt zugeordnet und kein Duplikat erstellt. Wenn die E-Mail-Adresse nicht exakt übereinstimmt, wird ein neuer Kontakt erstellt. Wird ein Kontakt ohne E-Mail-Adresse importiert und tätigt später eine Zahlung mit einer E-Mail-Adresse, erhält er zwei separate Kontaktseiten.

  • Sprache: EN, FR oder ES. Wenn das Feld leer bleibt, wird standardmäßig EN verwendet.

  • Datum: Verwenden Sie das Format dd/MM/yyyy mit allen Nullen. Der 3. März 2023 muss beispielsweise als 03/03/2023 eingegeben werden.

  • Zahlungsmethode: card, cash, cheque, transfer, unknown, free, manual, pad, ach, applePayOrGooglePay, inKind, stocks, other oder TaptoPay.

  • Beleg-URL: Gültige URL zu einem vorhandenen Beleg.

  • Ticket-URL: Gültige URL zu einem vorhandenen E-Ticket.

  • Belegnummer: Text und/oder Zahlen.

  • Firmenname: Text und/oder Zahlen. Wird verwendet, um Belege auf einen Firmennamen statt auf eine Einzelperson auszustellen.

  • Notiz: Beliebiger Text. Wird auf der Kontaktseite angezeigt.

  • Anmerkung: Beliebiger Text. Wird nur in den Zahlungsdetails angezeigt.

  • Telefon: Eine Telefonnummer.

  • Listen: Kontaktlisten, denen der importierte Kontakt zugeordnet werden soll.

  • Abonnementstatus: Der Abonnementstatus des importierten Kontakts.

  • Adresse, Ort, Bundesland, Postleitzahl, Land: Adressfelder. Für das Land muss ein gültiger Länder-Code mit zwei oder drei Buchstaben angegeben werden (zum Beispiel CA, US, FR).

Importierte Mitgliedschaften einer Kampagne zuordnen

Zeffy verwendet die Spalte Formulartitel, um zu bestimmen, welcher Kampagne die Zahlungen zugeordnet werden.

In eine bestehende aktive Mitgliedschaftskampagne importieren

Um importierte Mitgliedschaften einer aktiven Kampagne zuzuordnen, geben Sie in der Spalte Formulartitel den exakten Namen der Kampagne ein. Der Name muss genau übereinstimmen, einschließlich Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen und Satzzeichen. Kopieren Sie den Kampagnennamen direkt aus Ihrem Zeffy-Dashboard, um Tippfehler zu vermeiden.

Auch der Typ muss mit dem Kampagnentyp übereinstimmen. Beim Import auf eine Mitgliedschaftsseite muss der Typ membership lauten. Selbst wenn der Kampagnenname genau übereinstimmt, schlägt der Import fehl, wenn der Typ falsch ist.

Vergewissern Sie sich auch, dass RateTitle exakt mit dem Namen der Mitgliedschaftsstufe oder des Ticket-Typs in Zeffy übereinstimmt.

In ein neues archiviertes Formular importieren

Wenn der Formulartitel nicht mit einer aktiven Kampagne übereinstimmt, erstellt Zeffy automatisch ein neues archiviertes Formular im Abschnitt Vergangene Ihrer Kampagnen. Diese Formulare dienen der Organisation Ihrer historischen Daten. Über öffentliche Links können keine neuen Zahlungen eingehen, Sie können sie aber weiterhin filtern und Berichte dazu erstellen.

Jeder separate Import erstellt ein eigenes Formular, auch wenn Sie denselben Formularnamen wiederverwenden. Beispielsweise werden durch zwei Importe mit dem Namen „Spenden 2025“ zwei separate archivierte Formulare erstellt. Um Duplikate zu vermeiden, verwenden Sie exakt den Namen einer aktiven Kampagne.

Datei importieren

  1. Gehen Sie zu Zahlungen > Importieren und klicken Sie dann auf Neu importieren.

  2. Lesen Sie die wichtigsten Hinweise auf dem Einrichtungsbildschirm und laden Sie die Vorlage herunter, falls Sie das noch nicht getan haben. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

  3. Ziehen Sie auf dem Bildschirm Datei zum Importieren auswählen Ihre ausgefüllte Datei per Drag-and-drop hinein oder klicken Sie auf Datei auswählen. Unterstützte Formate: XLSX, XLS, CSV.

  4. Klicken Sie auf Weiter.

  5. Ordnen Sie auf dem Bildschirm Felder zuordnen Ihre Quellspalten den Zielfeldern zu. In einer Datenvorschau können Sie die Zuordnung überprüfen. Zusätzliche Spalten, die keinem Zeffy-Feld entsprechen, können Sie benutzerdefinierten Kontakteigenschaften zuordnen, damit die Informationen dem zahlenden Kontakt zugewiesen werden.

  6. Wählen Sie Ihre Importoptionen aus:

    • Steuerbelege erstellen: Wählen Sie aus, ob Steuerbelege automatisch erstellt werden sollen. Vergewissern Sie sich, dass die Spalte Anrechenbarer Betrag in Ihrer Datei ausgefüllt ist.

  7. Fahren Sie mit den verbleibenden Schritten fort und bestätigen Sie den Vorgang. Ihre Datei wird analysiert und anschließend verarbeitet.

Wenn Ihre Datei korrekt formatiert ist, wird der Import direkt verarbeitet. Ihre Zahlungen erscheinen innerhalb weniger Minuten unter Zahlungen.

Was nach dem Import geschieht

  • Nach Abschluss des Imports wird nichts automatisch per E-Mail versendet. Senden Sie Bestätigungs-E-Mails, Belege und E-Tickets anschließend manuell über die jeweilige Zahlung.

  • Zahlungen erscheinen im Bereich Zahlungen zusammen mit Ihren regulären Transaktionen.

  • Kontakte werden automatisch erstellt oder bei einer exakt übereinstimmenden E-Mail-Adresse bestehenden Kontakten zugeordnet.

  • Zeffy erstellt automatisch für jedes importierte Mitglied eine Mitgliedschaftskarte (PDF), wenn der Schalter Mitgliedschaftskarten erstellen in den Kampagneneinstellungen aktiviert ist. Sie können diese Karten über die Zahlungsansicht aufrufen und herunterladen, wenn Sie eine beliebige importierte Mitgliedschaftszahlung anzeigen.

Importfehler beheben

Wenn Ihre Datei Formatierungsfehler enthält, zeigt ein Pop-up an, wie viele Zeilen fehlerhaft sind. Klicken Sie auf ___ Probleme anzeigen, um sie in einer Arbeitsmappe zu überprüfen. Fehlerhafte Zellen sind rot markiert. Sie können auch Ohne ___ Kontakte importieren auswählen, um nur die gültigen Zeilen zu importieren.

Häufige Fehler:

  • Mindestens eine Kennung: Sie müssen eine E-Mail-Adresse, einen Vornamen oder einen Nachnamen angeben. Diese Felder dürfen nicht alle leer sein.

  • Ungültiges Land: Verwenden Sie einen gültigen Länder-Code mit zwei oder drei Buchstaben (zum Beispiel CA, US, FR).

  • Ungültiger Typ: Verwenden Sie ausschließlich donation, ticket oder membership in Kleinbuchstaben.

  • Ungültige E-Mail-Adresse: Das Feld muss eine gültige E-Mail-Adresse enthalten.

  • Ungültige Sprache: Verwenden Sie EN, FR oder ES.

  • Ungültiges Datum: Verwenden Sie das Format dd/MM/yyyy mit allen Nullen.

  • Ungültige Zahlungsmethode: Verwenden Sie einen der aufgeführten Werte für die Zahlungsmethode exakt wie angegeben.

  • Zu viele Zeilen: Ihre Datei überschreitet die Grenze von 10.000 Zeilen. Teilen Sie sie in kleinere Dateien auf.

Import löschen oder rückgängig machen

Einzelne Mitgliedschaftszahlungen löschen

  1. Gehen Sie zu Zahlungen.

  2. Klicken Sie auf die Zahlungszeile (klicken Sie nicht auf den Namen des Spenders, da dadurch die Kontaktseite geöffnet wird).

  3. Klicken Sie oben rechts in der Zahlungsansicht auf Aktionen.

  4. Klicken Sie auf Löschen.

Wenn Sie eine Zahlung löschen, der eine Mitgliedschaftskarte zugeordnet ist, wird diese automatisch storniert.

Einen gesamten Import rückgängig machen

Informationen zum Rückgängigmachen eines gesamten Imports finden Sie unter So löschen Sie einen Datenimport oder machen ihn rückgängig.

Wie Mitglieder ihre Mitgliedschaft nach dem Import verlängern können, erfahren Sie unter Alles über monatliche und jährliche Verlängerungen von Mitgliedschaften.

Nächste Schritte

War das hilfreich?
War das hilfreich?