So gleichen Sie Abweichungen zwischen verschiedenen Zeffy-Berichten ab
Achten Sie darauf, Offline-Transaktionen (manuell erfasste Transaktionen) auszuschließen
Wenn Sie bei Ihrer Buchhaltung eine Abweichung zwischen Beträgen feststellen und versuchen, Ihre verschiedenen Berichte abzugleichen, empfehlen wir Ihnen, zunächst zu überprüfen, dass Sie keine Offline-Transaktionen (Schecks, Bargeld oder andere) mitzählen, da diese nicht in Ihrer Auszahlung enthalten sind.
Um zu prüfen, ob eine Transaktion offline durchgeführt wurde, überprüfen Sie die Spalte für die Zahlungsmethode im Dashboard oder im Export „Zahlungen“. Wenn eine Transaktion als Bargeld, Scheck oder Sonstiges gekennzeichnet ist, bestätigt dies, dass sie offline durchgeführt wurde und der Betrag daher nicht in der Auszahlung enthalten ist.
Um Offline-Transaktionen auszuschließen, filtern Sie die Spalte „Zahlungsmethode“ in der exportierten Tabelle so, dass nur Karten- und PAD/ACH-Transaktionen angezeigt werden. Die Summe dieser Beträge sollte dem Betrag entsprechen, der im Auszahlungsbericht enthalten ist.
Exporte nur nach erfolgreichen Transaktionen filtern
Wenn Sie Zahlungsinformationen exportieren, filtern Sie den Export so, dass nur erfolgreiche Transaktionen enthalten sind. Ausstehende, fehlgeschlagene oder Transaktionen mit einem anderen Status sind nicht in Ihrer Auszahlung enthalten. Wenn Sie diese mitzählen, werden Ihre Gesamtsummen daher ungenau.
Gehen Sie im Zahlungs-Dashboard zum Dropdown-Menü „Nach Status filtern“ und wählen Sie „Erfolgreich“ aus. Wenden Sie anschließend den Filter an, damit nur erfolgreiche Transaktionen angezeigt werden, bevor Sie die Beträge zum Abgleich addieren.
Eine wöchentliche oder monatliche Auszahlung enthält nicht unbedingt jede Zahlung dieser Woche oder dieses Monats
Wenn Sie einen wöchentlichen Auszahlungsplan haben, erhalten Sie Ihre Auszahlung jeden Montag. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Transaktion in dieser Auszahlung in der vorherigen Woche erfolgt ist. Möglicherweise werden Transaktionen aus dieser Woche noch verarbeitet oder Transaktionen aus der vorherigen Woche einbezogen. Gehen Sie wie folgt vor, um nach den entsprechenden Daten zu filtern:
Klicken Sie auf die Auszahlung, die Sie abgleichen möchten
Sehen Sie sich das Datum der ersten und der letzten Transaktion an, die in der Auszahlung enthalten ist.
Gehen Sie zu „Zahlungen“, filtern Sie nach diesen Daten und exportieren Sie eine Übersicht für diesen Zeitraum.
Vergleichen Sie Ihre Auszahlungs- und Transaktionsexporte
Dasselbe gilt für monatliche Auszahlungen! Wenn Sie Ihre Auszahlung am dritten Tag jedes Monats erhalten, enthält Ihr Auszahlungsexport nicht unbedingt jede einzelne Transaktion dieses Monats. Einige am Monatsende eingegangene Transaktionen können in der Auszahlung des nächsten Monats enthalten sein. Einige Transaktionen aus dem Vormonat können in der Auszahlung dieses Monats enthalten sein. Achten Sie daher erneut auf die Daten in den Auszahlungsdetails!
Achten Sie darauf, erstattete oder angefochtene Transaktionen auszuschließen
Erstattete und angefochtene Transaktionen werden weiterhin im Export „Aufgeschlüsselte Zahlungen“ angezeigt. Um sicherzustellen, dass Sie nur gültige Transaktionen berücksichtigen, schließen Sie beim Anzeigen des Berichts stornierte oder erstattete Transaktionen aus.
Bei Zahlungsanfechtungen: Fügen Sie im Export „Aufgeschlüsselte Zahlungen“ Filter für die Spalte „Status“ hinzu, um die angefochtenen Beträge abzuziehen. (Was ist eine Zahlungsanfechtung?)
Bei Erstattungen: Ziehen Sie die erstatteten Beträge anhand der Spalte „Erstatteter Betrag“ von Ihrer Gesamtsumme ab.
Achten Sie darauf, Berichte für denselben Zeitraum zu vergleichen
Transaktionsexporte sind Monatsberichte, während Auszahlungen-Exporte Ihre gesamte Auszahlungshistorie oder eine bestimmte Auszahlung abdecken. Wenn Verkäufe für ein Event über mehrere Monate hinweg getätigt wurden, exportieren Sie unbedingt Transaktionsberichte für jeden Monat, in dem Verkäufe getätigt wurden.
Gehen Sie zum Tab „Finanzen“. Unter „Transaktionen“ können Sie ganz rechts auf Ihrem Bildschirm neben der Schaltfläche „Exportieren“ den Monat auswählen, für den Sie den Bericht erhalten möchten.
Eine ACH/PAD-Zahlung wird möglicherweise noch verarbeitet
Die Verarbeitung einer Zahlung per ACH/PAD kann bis zu 10 Tage dauern. Das tatsächliche Datum der Transaktion wird als Datum ihrer Ausstellung angezeigt, nicht als Datum, an dem die Verarbeitung abgeschlossen ist. Wenn Sie einen Transaktionsbericht mit Ihrem Auszahlungsbericht vergleichen, schließen Sie ACH/PAD-Zahlungen aus, deren Verarbeitung noch nicht abgeschlossen ist oder die zu spät verarbeitet wurden, um in die Auszahlung aufgenommen zu werden.
Eine zusätzliche Spende bei einem Verkauf wird möglicherweise doppelt gezählt
Wenn eine teilnehmende Person ein Ticket kauft und Ihrer Organisation eine zusätzliche Spende hinterlässt, wird diese möglicherweise doppelt gezählt. Beachten Sie, dass der in der Spalte „Bezahlter Betrag“ angegebene Betrag bereits den Betrag der zusätzlichen Spende enthält. Addieren Sie daher den Betrag in der Spalte „Zusätzliche Spende“ nicht, um die erhaltene Gesamtsumme zu berechnen.
Nichts davon
Wir wissen, dass der Abgleich ein sehr wichtiger Bestandteil beim Abschluss eines Fundraising-Events ist. Zögern Sie daher bitte nicht, sich an uns zu wenden, wenn Sie Hilfe benötigen oder noch Fragen oder Anliegen haben. Wenn keiner der oben genannten Punkte Ihre Situation zutreffend beschreibt, kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected] und fügen Sie gegebenenfalls die folgenden Informationen hinzu:
Der Name, der der betreffenden Transaktion zugeordnet ist
Der Betrag, den Sie nicht abgleichen können – teilen Sie uns bitte mit, wie Sie diesen Betrag ermittelt haben oder an welcher Stelle Sie eine Abweichung festgestellt haben, damit wir Ihre Berechnungen nachvollziehen können!
Die Exporte, auf die Sie sich beziehen (geben Sie an, ob Sie Datums-, Formularnamen- oder andere Filter angewendet haben)
Sie können verschiedene Exporte für die unterschiedlichen Arten von Berichten verwenden, die Sie erstellen möchten. Weitere Informationen zu den Inhalten der einzelnen Exporte und dazu, wie Sie diese erhalten, finden Sie auf dieser Seite unserer Wissensdatenbank: Berichte zu Zeffy