So gleichen Sie Abweichungen zwischen verschiedenen Zeffy-Berichten ab
Achten Sie darauf, Offline-Transaktionen (manuelle Transaktionen) auszuschließen
Wenn Sie bei Ihrer Buchhaltung eine Abweichung zwischen Beträgen feststellen und versuchen, Ihre verschiedenen Berichte abzugleichen, empfehlen wir Ihnen zunächst zu überprüfen, dass Sie keine Offline-Transaktionen (Schecks, Bargeld oder andere) mitzählen, da diese nicht in Ihrer Auszahlung enthalten sind.
Um zu überprüfen, ob eine Transaktion offline durchgeführt wurde, sehen Sie sich die Spalte „Zahlungsmethode“ im Dashboard oder im Export „Meine Zahlungen“ an. Wenn dort Bargeld, Scheck oder Andere angegeben ist, bestätigt dies, dass die Transaktion offline durchgeführt wurde und der Betrag daher nicht in der Auszahlung enthalten ist.
Um Offline-Transaktionen auszuschließen, filtern Sie die Spalte „Zahlungsmethode“ in der exportierten Tabelle so, dass nur Transaktionen per Karte und PAD/ACH angezeigt werden. Die Summe dieser Beträge sollte dem Betrag entsprechen, der im Auszahlungsbericht enthalten ist.
Exporte nur nach erfolgreichen Transaktionen filtern
Wenn Sie Zahlungsinformationen exportieren, filtern Sie den Export so, dass nur erfolgreiche Transaktionen enthalten sind. Transaktionen, die ausstehend oder fehlgeschlagen sind oder einen anderen nicht erfolgreichen Status haben, werden nicht in Ihre Auszahlung aufgenommen. Wenn Sie diese mitzählen, sind Ihre Summen daher ungenau.
Öffnen Sie im Zahlungs-Dashboard das Dropdown-Menü „Nach Status filtern“ und wählen Sie „Erfolgreich“ aus. Wenden Sie anschließend den Filter an, sodass nur erfolgreiche Transaktionen angezeigt werden, bevor Sie die Beträge zum Abgleich addieren.
Eine wöchentliche/monatliche Auszahlung enthält nicht unbedingt jede Zahlung dieser Woche/dieses Monats
Wenn Sie einen wöchentlichen Auszahlungsplan haben, erhalten Sie Ihre Auszahlung jeden Montag. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Transaktion in dieser Auszahlung in der vorherigen Woche erfolgt ist. Es kann sein, dass Transaktionen aus dieser Woche noch verarbeitet werden oder dass Transaktionen aus der vorherigen Woche enthalten sind. Gehen Sie wie folgt vor, um nach den entsprechenden Daten zu filtern:
Klicken Sie auf die Auszahlung, die Sie abgleichen möchten
Sehen Sie sich das Datum der ersten und der letzten Transaktion an, die in der Auszahlung enthalten ist.
Gehen Sie zu „Zahlungen“, filtern Sie nach diesen Daten und exportieren Sie eine Übersicht für diesen Zeitraum
Vergleichen Sie Ihre Auszahlungs- und Transaktionsexporte
Das Gleiche gilt für monatliche Auszahlungen! Wenn Sie Ihre Auszahlung am dritten Tag jedes Monats erhalten, enthält Ihr Auszahlungsexport nicht unbedingt jede einzelne Transaktion dieses Monats. Einige Transaktionen, die am Monatsende eingegangen sind, können in der Auszahlung des nächsten Monats enthalten sein. Einige Transaktionen aus dem vorherigen Monat können in der Auszahlung dieses Monats enthalten sein. Achten Sie auch hier auf die Daten in den Auszahlungsdetails!
Achten Sie darauf, erstattete oder angefochtene Transaktionen auszuschließen
Erstattete und angefochtene Transaktionen werden weiterhin in den Exporten „Meine Spenden / Meine Verkäufe“ angezeigt. Um sicherzustellen, dass Sie nur gültige Transaktionen berücksichtigen, lassen Sie beim Anzeigen des Berichts stornierte oder erstattete Transaktionen außen vor.
Bei angefochtenen Transaktionen: Fügen Sie im Export „Meine Spenden / Meine Verkäufe“ Filter zur Spalte „Status“ hinzu, um die angefochtenen Beträge abzuziehen. (Was ist eine angefochtene Transaktion?)
Bei Erstattungen: Ziehen Sie die erstatteten Beträge anhand der Spalte „Erstatteter Betrag“ von Ihrer Gesamtsumme ab.
Achten Sie darauf, Berichte für denselben Zeitraum zu vergleichen
Exporte von den Seiten „Auszahlungen“ und „Transaktionen“ sind Monatsberichte. Wenn Verkäufe für ein Event über mehrere Monate hinweg getätigt wurden, achten Sie darauf, für jeden Monat, in dem Verkäufe getätigt wurden, einen Bericht zu exportieren.
Gehen Sie zum Tab „Finanzen“. Unter „Transaktionen“ können Sie am rechten Rand Ihres Bildschirms neben der Schaltfläche „Export“ den Monat auswählen, für den Sie den Bericht benötigen.
Eine ACH/PAD-Zahlung wird möglicherweise noch verarbeitet
Die Verarbeitung einer Zahlung per ACH/PAD kann bis zu 10 Tage dauern. Das tatsächliche Transaktionsdatum wird als Ausstellungsdatum angezeigt, nicht als Datum, an dem die Verarbeitung abgeschlossen ist. Wenn Sie einen Transaktionsbericht mit Ihrem Auszahlungsbericht vergleichen, lassen Sie ACH/PAD-Zahlungen, deren Verarbeitung noch nicht abgeschlossen ist oder die zu spät verarbeitet wurden, um in die Auszahlung aufgenommen zu werden, außen vor.
Eine zusätzliche Spende bei einem Verkauf wird möglicherweise doppelt gezählt
Wenn eine teilnehmende Person ein Ticket kauft und Ihrer Organisation eine zusätzliche Spende hinterlässt, wird diese möglicherweise doppelt gezählt. Beachten Sie, dass der in der Spalte „Bezahlter Betrag“ angegebene Betrag den Betrag der zusätzlichen Spende bereits enthält. Addieren Sie daher den Betrag in der Spalte „Zusätzliche Spende“ nicht, um den insgesamt erhaltenen Betrag zu berechnen.
Nichts davon
Wir verstehen, dass der Abgleich ein sehr wichtiger Bestandteil des Abschlusses eines Fundraising-Events ist. Zögern Sie daher bitte nicht, sich an uns zu wenden, wenn Sie Hilfe benötigen oder noch Fragen oder Anliegen haben. Wenn keine der oben genannten Möglichkeiten Ihre Situation zutreffend beschreibt, kontaktieren Sie uns unter [email protected] und fügen Sie, sofern zutreffend, die folgenden Informationen hinzu:
Der Name, der mit der betreffenden Transaktion verknüpft ist
Der Betrag, den Sie nicht abgleichen können – teilen Sie uns bitte mit, wie Sie diesen Betrag ermittelt haben oder an welcher Stelle Sie eine Abweichung festgestellt haben, damit wir Ihre Berechnungen nachvollziehen können!
Die Exporte, auf die Sie sich beziehen (geben Sie an, ob Sie Datums-, Formularnamen- oder andere Filter angewendet haben)
Sie können unterschiedliche Exporte für die verschiedenen Arten von Berichten verwenden, die Sie erstellen möchten. Weitere Informationen dazu, welche Inhalte die einzelnen Exporte enthalten und wie Sie diese erstellen können, finden Sie auf dieser Seite unserer Wissensdatenbank: Berichte zu Zeffy