So gleichen Sie Abweichungen zwischen verschiedenen Zeffy-Berichten ab
Achten Sie darauf, Offline-Transaktionen (manuelle Transaktionen) auszuschließen
Wenn Sie bei Ihrer Buchhaltung eine Abweichung zwischen Beträgen feststellen und versuchen, Ihre verschiedenen Berichte abzugleichen, empfehlen wir Ihnen, zunächst zu überprüfen, dass Sie keine Offline-Transaktionen (Schecks, Bargeld oder andere) mitzählen, da diese nicht in Ihrer Auszahlung enthalten sind.
Um zu prüfen, ob eine Transaktion offline durchgeführt wurde, überprüfen Sie die Spalte für die Zahlungsmethode im Dashboard oder im Export „Meine Zahlungen“. Wenn eine Transaktion als Bargeld, Scheck oder Sonstiges ausgewiesen ist, bestätigt dies, dass sie offline durchgeführt wurde und der Betrag daher nicht in der Auszahlung enthalten ist.
Um Offline-Transaktionen auszuschließen, filtern Sie die Spalte „Zahlungsmethode“ in der exportierten Tabelle so, dass nur Transaktionen per Karte und PAD/ACH angezeigt werden. Die Summe dieser Beträge sollte dem Betrag entsprechen, der im Auszahlungsbericht enthalten ist.
Exporte nur nach erfolgreichen Transaktionen filtern
Wenn Sie Zahlungsinformationen exportieren, filtern Sie den Export so, dass nur erfolgreiche Transaktionen enthalten sind. Ausstehende, fehlgeschlagene oder Transaktionen mit einem anderen Status als „Erfolgreich“ sind nicht in Ihrer Auszahlung enthalten. Wenn Sie diese mitzählen, sind Ihre Gesamtsummen daher ungenau.
Öffnen Sie im Dashboard für Zahlungen das Dropdown-Menü „Nach Status filtern“ und wählen Sie „Erfolgreich“ aus. Wenden Sie anschließend den Filter an, damit nur erfolgreiche Transaktionen angezeigt werden, bevor Sie die Beträge zum Abgleich addieren.
Eine wöchentliche/monatliche Auszahlung enthält nicht unbedingt alle Zahlungen dieser Woche/dieses Monats
Wenn Sie einen wöchentlichen Auszahlungsplan haben, erhalten Sie Ihre Auszahlung jeden Montag. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Transaktion in dieser Auszahlung in der vorherigen Woche stattgefunden hat. Einige Transaktionen aus dieser Woche werden möglicherweise noch verarbeitet, oder Transaktionen aus der vorherigen Woche wurden möglicherweise bereits einbezogen. Gehen Sie wie folgt vor, um nach den entsprechenden Daten zu filtern:
Klicken Sie auf die Auszahlung, die Sie abgleichen möchten
Sehen Sie sich das Datum der ersten und der letzten Transaktion an, die in der Auszahlung enthalten ist.
Öffnen Sie „Zahlungen“, filtern Sie nach diesen Daten und exportieren Sie eine Übersicht für diesen Zeitraum.
Vergleichen Sie Ihre Auszahlungs- und Transaktionsexporte
Dasselbe gilt für monatliche Auszahlungen! Wenn Sie Ihre Auszahlung am dritten Tag jedes Monats erhalten, enthält Ihr Auszahlungsexport nicht unbedingt jede einzelne Transaktion dieses Monats. Einige Zahlungen, die am Monatsende eingegangen sind, werden möglicherweise in die Auszahlung des nächsten Monats aufgenommen. Einige Transaktionen aus dem vorherigen Monat können in der Auszahlung dieses Monats enthalten sein. Achten Sie auch hier auf die Daten in den Auszahlungsdetails!
Achten Sie darauf, erstattete oder angefochtene Transaktionen auszuschließen
Erstattete und angefochtene Transaktionen werden weiterhin in den Exporten „Meine Spenden / Meine Verkäufe“ angezeigt. Um sicherzustellen, dass Sie nur gültige Transaktionen berücksichtigen, schließen Sie beim Anzeigen des Berichts stornierte oder erstattete Transaktionen aus.
Bei Zahlungsanfechtungen: Fügen Sie im Export „Meine Spende / meine Verkäufe“ Filter für die Spalte „Status“ hinzu, um die angefochtenen Beträge abzuziehen. (Was ist eine Zahlungsanfechtung?)
Bei Erstattungen: Ziehen Sie die erstatteten Beträge anhand der Spalte „Erstatteter Betrag“ von Ihrer Gesamtsumme ab.
Achten Sie darauf, Berichte für denselben Zeitraum zu vergleichen
Exporte von den Seiten „Auszahlungen“ und „Transaktionen“ sind Monatsberichte. Wenn Verkäufe für ein Event über mehrere Monate hinweg getätigt wurden, exportieren Sie unbedingt Berichte für jeden Monat, in dem Verkäufe stattgefunden haben.
Öffnen Sie den Tab „Finanzen“. Unter „Transaktionen“ können Sie ganz rechts auf Ihrem Bildschirm neben der Schaltfläche „Exportieren“ den Monat auswählen, für den Sie den Bericht erstellen möchten.
Eine ACH/PAD-Zahlung wird möglicherweise noch verarbeitet
Die Verarbeitung einer per ACH/PAD getätigten Zahlung kann bis zu 10 Tage dauern. Als tatsächliches Transaktionsdatum wird das Ausstellungsdatum angezeigt, nicht das Datum, an dem die Verarbeitung abgeschlossen ist. Wenn Sie einen Transaktionsbericht mit Ihrem Auszahlungsbericht vergleichen, schließen Sie ACH/PAD-Zahlungen aus, deren Verarbeitung noch nicht abgeschlossen ist oder die zu spät verarbeitet wurden, um in die Auszahlung aufgenommen zu werden.
Eine zusätzliche Spende bei einem Verkauf wird möglicherweise doppelt gezählt
Wenn eine teilnehmende Person ein Ticket kauft und Ihrer Organisation eine zusätzliche Spende hinterlässt, wird diese möglicherweise doppelt gezählt. Beachten Sie, dass der in der Spalte „Bezahlter Betrag“ angegebene Betrag den Betrag der zusätzlichen Spende bereits enthält. Daher addieren Sie den Betrag in der Spalte „Zusätzliche Spende“ nicht, um die erhaltene Gesamtsumme zu berechnen.
Keine der oben genannten Möglichkeiten
Wir wissen, dass der Abgleich ein sehr wichtiger Bestandteil des Abschlusses eines Fundraising-Events ist. Zögern Sie daher bitte nicht, sich an uns zu wenden, wenn Sie Hilfe benötigen oder noch Fragen oder Bedenken haben. Wenn keine der oben genannten Möglichkeiten Ihre Situation zutreffend beschreibt, kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected] und fügen Sie, sofern zutreffend, die folgenden Informationen hinzu:
Der Name, der mit der betreffenden Transaktion verknüpft ist
Der Betrag, den Sie nicht abgleichen können – teilen Sie uns bitte mit, wie Sie diesen Betrag ermittelt haben oder an welcher Stelle Sie eine Abweichung festgestellt haben, damit wir Ihre Berechnungen nachvollziehen können!
Die Exporte, auf die Sie sich beziehen (geben Sie an, ob Sie Datums-, Formularnamen- oder andere Filter angewendet haben)
Sie können für die verschiedenen Arten von Berichten, die Sie erstellen möchten, unterschiedliche Exporte verwenden. Weitere Informationen zu den Inhalten der einzelnen Exporte und dazu, wie Sie diese erhalten, finden Sie auf dieser Seite unserer Wissensdatenbank: Berichte zu Zeffy