Que faire si votre événement a été annulé
Fermer votre formulaire
Il est important de fermer votre formulaire dès que vous savez que votre événement n'aura plus lieu pour éviter de nouvelles ventes de billets.
Allez dans "collecte de fonds" > "campagnes"
Cliquez sur les trois points à droite du formulaire que vous souhaitez fermer
Cliquez sur l'option "fermer les ventes"
❗Il est important de savoir que la fermeture des ventes de billets n'empêche pas les dons supplémentaires si vous les avez activés sur votre formulaire d'événement. Pour fermer à la fois les ventes de billets ET les dons, vous devez fermer les ventes, puis archiver votre formulaire.
Informer les participants
Après avoir fermé les ventes, vous devrez informer tous vos participants que votre événement n'aura plus lieu. Vous avez la possibilité d'envoyer un e-mail groupé à tous les participants directement depuis votre tableau de bord !
Pour rédiger le courriel :
Allez dans "Infolettre" > "Contacts" dans votre compte
Sélectionnez "Nouveau courriel" et rédigez le contenu. Rédigez un courriel clair et concis informant les participants de l'annulation de l'événement. Il peut être utile d'inclure des détails sur le processus de remboursement, si vous en effectuez, et toute autre information pertinente à partager. Une fois prêt, cliquez sur suivant pour sélectionner vos destinataires.
Filtrez vos participants en saisissant le nom du formulaire d'événement et en le sélectionnant, par exemple "Gala Zeffy 2024". Cliquez sur "Appliquer" pour ajouter les participants comme destinataires.
Traitement des remboursements et annulations de billets
Vous pourriez vouloir rembourser les billets que vos donateurs ont achetés. Pour ce faire, veuillez suivre les instructions suivantes : Rembourser une vente et annuler des billets
Cet article fournit des instructions détaillées sur la façon d'annuler un billet, d'émettre des remboursements et de traiter des remboursements partiels dans les cas où les donateurs souhaitent conserver une partie de leur contribution malgré l'annulation de l'événement.
Réorganisation de vos formulaires : Archiver votre formulaire
Si vous savez que vous allez reporter votre événement ou l'organiser à l'avenir avec une conception similaire du formulaire, vous pouvez simplement archiver votre formulaire au lieu de le supprimer, ce qui signifierait que vous n'auriez plus accès à votre formulaire. L'archivage vous permet de le conserver dans votre section "Mes formulaires" mais il ne sera pas dans votre vue par défaut, il sera sauvegardé pour plus tard dans la section "Archivé" !
Vous pouvez archiver ou supprimer votre formulaire en allant dans "mes formulaires". Cliquez sur les trois petits points à droite pour voir les options d'archivage ou de suppression du formulaire.
Archivage
Cliquez sur "Archiver" pour fermer votre campagne de dons. En archivant votre campagne, vous aurez toujours accès à vos données et pourrez toujours consulter votre formulaire. Vous ne pourrez simplement plus recevoir de dons dessus.
Vous pouvez "désarchiver" votre formulaire à tout moment. Pour consulter un formulaire archivé ou pour désarchiver un formulaire, cliquez sur "archivé" sous collecte de fonds > campagnes.
Veuillez noter que si vous choisissez de supprimer complètement votre formulaire, vous n'aurez plus accès au formulaire dans la section "Mes formulaires" et vous ne pourrez plus trier par ce formulaire dans la section "Mes paiements". Nous ne pouvons pas réactiver un formulaire une fois qu'il a été supprimé. Cependant, les données sur tous les dons seront toujours disponibles dans votre tableau de bord.
Assurez-vous d'exporter tous vos dons pour la campagne dans la section "mes paiements" avant de le faire.