Comment modifier et programmer le courriel de rappel
Par défaut, sur les formulaires d'événements, un bref courriel de rappel est programmé pour être envoyé automatiquement 7 jours avant la date de début. Si vous ne souhaitez pas envoyer de courriel de rappel, vous pouvez le désactiver.
Notes importantes sur les courriels de rappel
Par défaut, un courriel de rappel est envoyé à tous les sympathisants 7 jours avant la date de début indiquée sur un événement, un tirage au sort ou un autre formulaire de vente.
Par défaut, un courriel de rappel est programmé pour être envoyé 1 jour avant la date de clôture d'une vente aux enchères
Pour éditer l'email de rappel, votre courriel doit être validé et votre compte bancaire doit être connecté à Zeffy.
Le courriel de rappel ne sera envoyé qu'une seule fois. Il sera envoyé le nombre exact de jours avant la date de début (ou de fin pour les ventes aux enchères) prévue. Si vous n'avez pas la possibilité de modifier le courriel, c'est qu'il a été envoyé.
Comment modifier le courriel de rappel
Allez dans la section collecte de fonds > campagnes de votre compte et cliquez sur les trois points à droite de votre formulaire d'événement.
Cliquez ensuite sur gérer l'événement.
Allez dans l'onglet « Communications » pour accéder au courriel « Rappel de l'événement»
Cliquez sur « Modifier le courriel » pour modifier le texte par défaut. Pour annuler la programmation ou modifier le nombre de jours avant la date de début de l'envoi du courriel, cliquez sur « Modifier la programmation ». Veillez à cliquer sur « Enregistrer » au bas du courriel après avoir effectué vos modifications.
Pour obtenir des conseils sur l'utilisation de nos outils de courriel, cliquez ici.
Veuillez noter...
Lorsque vous enregistrez le formulaire pour la première fois, le titre et l'adresse de l'événement sont utilisés pour rédiger le courriel de rappel par défaut. Si vous changez le titre de votre événement ou le lieu, vous devez modifier ces informations manuellement dans le rappel.
Si vous clonez votre formulaire, le rappel n'est pas dupliqué. Vous devez le modifier à nouveau. Veillez à modifier votre ligne d'objet et l'adresse de votre événement si elle n'est pas la même que celle de l'événement cloné.
Quand est-ce que mon courriel de rappel sera envoyé ?
Le rappel sera envoyé une fois, automatiquement à l'heure et la date exacte que vous avez sélectionné en cliquant sur "Programmer l'envoi":
⚠️ Si vous ne programmez pas de date d'événement dans la section "date et heure" de la page "Informations générales", il ne sera pas possible de configurer un e-mail de rappel.
Exemple : Votre événement a lieu le 10 janvier à 17h00. Le rappel est programmé pour être envoyé 3 jours avant. Il sera envoyé automatiquement le 7 janvier à 17h00.
Les courriels de rappel ne peuvent pas être envoyés plus d'une fois.
Outils de personalization du courriel de rappel
Il y a 4 variables que vous pouvez utiliser dans le courriel de rappel :
Prénom : le prénom de la personne sera rempli automatiquement
Nom : le nom de famille de la personne sera rempli automatiquement
Billet électronique : inclut un lien vers le(s) billet(s) électronique(s) de la personne
Date : La date et l'heure indiquées dans la section des informations générales de votre événement seront indiquées ici.
Boutons
Vous pouvez ajouter un bouton d'appel à l'action (Call-to-Action - CTA). Il s'agit d'un bouton qui se distingue dans le courriel et qui invite les destinataires à le sélectionner pour être redirigés vers un lien externe. Vous pouvez rediriger les personnes vers un autre de vos formulaires ou vers un autre lien personnalisé.
Autres
Ajoutez des images à votre courriel en cliquant sur l'icône de la photo.
Ajoutez des pièces jointes à votre courriel. Cette pièce jointe ne doit pas dépasser 20 Mo
Personnaliser le texte (police, couleur, taille)
Marche à suivre si le courriel de rappel a déjà été envoyé
Si votre courriel de rappel est envoyé, il ne sera pas envoyé à nouveau automatiquement, même si vous réduisez le nombre de jours sélectionnés avant l'envoi du courriel. Voici comment vous pouvez envoyer un deuxième rappel à vos participants :
Allez dans la section collecte de fonds > campagnes de votre compte et cliquez sur les trois points à droite de votre formulaire d'événement.
Cliquez ensuite sur gérer l'événement et rendez vous dans la liste d'invités.
Sélectionnez tous les contacts à l'aide de la case à cocher située en haut des noms des invités et cliquez sur le bouton « Nouveau message » qui apparaît.
Composez votre courriel, ou copiez-collez le courriel de rappel, ou insérez votre modèle de courriel de rappel si vous en avez un
Envoyez votre courriel immédiatement ou au moment souhaité.
Idées d'éléments à inclure dans le courriel de rappel
Informations relatives au site, telles que le trajet, le parking et d'autres notes importantes concernant l'accès au site ;
Informer les participants de tout changement ou ajustement de dernière minute ;
Une liste des articles dont les participants ont besoin et des informations sur le code vestimentaire ;
Si les billets sont exigés pour l'entrée, rappelez aux participants de les avoir à portée de main et d'utiliser la variable "e-Ticket" ;
Si votre événement se déroule en plein air, incluez des informations sur le plan en cas de mauvais temps ;
Un grand merci à vos participants !
Est-il possible d'envoyer plusieurs e-mails de rappel ?
Nous ne proposons pas actuellement la fonctionnalité d'envoyer plusieurs e-mails de rappel. Bien que nous n'offrions pas cette fonctionnalité pour le moment, nous vous invitons à l'ajouter à notre plateforme de demande de produit. Cela permet à d'autres organisations de voter pour la fonctionnalité et vous tient informé si notre équipe produit commence à la développer et à la déployer.
En attendant, en tant qu'alternative, nous vous recommandons d'utiliser nos outils d'emailing pour envoyer plusieurs e-mails de rappel. Voici un guide pour vous aider dans ce processus.