Historische Zahlungen in Zeffy importieren

Verwenden Sie einen Zahlungsimport, um historische Transaktionsdaten in Zeffy zu übernehmen. Nach dem Import werden Ihre Zahlungen im Bereich Payments angezeigt. Jede Zahlung wird automatisch mit einem Kontaktdatensatz verknüpft, indem die exakte E-Mail-Adresse abgeglichen wird.

Importdatei vorbereiten

Zeffy stellt eine Vorlage bereit, die genau wie vorgegeben verwendet werden muss. Ändern Sie weder die Spaltenüberschriften noch die Spaltenreihenfolge und fügen Sie keine benutzerdefinierten Spalten hinzu.

Vorlage herunterladen

1. Gehen Sie in Ihrem Zeffy-Dashboard zu Payments.

2. Klicken Sie auf New Payment und anschließend auf Import.

3. Laden Sie die Vorlage auf dem Bildschirm zur Einrichtung des Imports herunter.

Formatierungsregeln

Diese Felder sind erforderlich. Wenn ein Pflichtfeld leer ist, kann die entsprechende Zeile nicht importiert werden.

• Vorname: Text.

• Nachname: Text.

• Betrag: Nur Ziffern. Geben Sie beispielsweise 10,000.00 als 10000 ein. Verwenden Sie für Dezimalstellen einen Punkt: 100.30. Wenn kein Betrag vorhanden ist, geben Sie 0 ein.

• Typ: Muss kleingeschrieben sein: donation, ticket oder membership.

  • Beachten Sie, dass die Zahlung bei membership als Mitgliedschaft verarbeitet wird und Zeffy automatisch eine Mitgliedskarte oder ein E-Ticket als PDF für die Zahlung erstellt.

• FormTitle: Der Referenzname für den Import. Um Zahlungen mit einer bestehenden aktiven Kampagne zu verknüpfen, geben Sie hier den exakten Kampagnennamen ein. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zu den Abgleichregeln.

• RateTitle: Nur erforderlich, wenn der Typ ticket oder membership ist. Geben Sie den Namen des Ticket-Tarifs ein, zum Beispiel „Single Ticket Virtual Gala 2020“ oder „Annual Membership“.

Die folgenden Felder sind optional, werden aber häufig verwendet:

• E-Mail: Gültiges E-Mail-Format. Wenn ein Kontakt ohne E-Mail-Adresse importiert wird und später eine Zahlung mit einer E-Mail-Adresse vornimmt, verfügt er über zwei separate Kontaktseiten.

• Sprache: EN oder FR. Wenn das Feld leer bleibt, wird standardmäßig EN verwendet.

• Datum: Format dd/mm/yyyy mit allen Nullen. Der 3. März 2023 muss beispielsweise als 03/03/2023 eingegeben werden.

• Begünstigter Betrag: Der Betrag, der für Steuerbescheinigungen berücksichtigt werden kann. Erforderlich, wenn Sie Steuerbescheinigungen für Tickets oder Mitgliedschaften erstellen möchten. Bei Spenden wird standardmäßig der vollständige Betrag verwendet.

• Ablaufdatum (wenn Typ = membership): Datum der Verlängerung der Mitgliedschaft im Format dd/mm/yyyy. Wenn das Feld leer bleibt, wird standardmäßig ein Jahr ab dem Importdatum verwendet.

• Zahlungsmethode: card, cash, cheque, transfer, unknown, free, manual, pad, ach, applePayOrGooglePay, inKind, stocks, other oder TaptoPay.

• Form Title: Der Referenzname für den Import. Um Zahlungen mit einer bestehenden aktiven Kampagne zu verknüpfen, geben Sie hier den exakten Kampagnennamen ein. Weitere Informationen finden Sie im nächsten Abschnitt zu den Abgleichregeln.

• Beleg-URL: Gültige URL zu einem bestehenden Beleg.

• Ticket-URL: Gültige URL zu einem bestehenden E-Ticket.

• Belegnummer: Text und/oder Zahlen.

• Firmenname: Text und/oder Zahlen. Wird verwendet, um Belege unter einem Firmennamen statt unter dem Namen einer Einzelperson zu erstellen.

• Notiz: Beliebiger Text. Wird auf der Kontaktseite angezeigt.

• Anmerkung: Beliebiger Text. Wird nur in den Zahlungsdetails angezeigt.

• Telefon: Eine Telefonnummer.

• Listen: Kontaktlisten, denen der importierte Kontakt zugeordnet werden soll.

• Abonnementstatus: Der Abonnementstatus des importierten Kontakts.

• Adresse, Stadt, Region, Postleitzahl, Land: Adressfelder. Das Land muss als gültiger zwei- oder dreistelliger Ländercode angegeben werden, zum Beispiel CA, US, FR.

Daten vor dem Import überprüfen

Prüfen Sie diese Punkte, bevor Sie Ihre Datei hochladen, um später nicht behebbare Probleme zu vermeiden.

• Sobald Ihre Transaktionen importiert wurden, können Sie sie nicht mehr ändern. Sie können den Betrag, das Datum oder die Zahlungsmethode einer importierten Transaktion nicht ändern und einzelne importierte Zahlungen nicht löschen, ohne den gesamten Import rückgängig zu machen. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Angaben korrekt sind, bevor Sie fortfahren.

• Die E-Mail-Adresse ist das wichtigste Identifikationsmerkmal eines Kontakts. Wenn eine Zahlung mit einer E-Mail-Adresse importiert wird, die bereits einem bestehenden Kontakt zugeordnet ist, wird die Zahlung mit diesem Kontakt verknüpft. Wenn die E-Mail-Adresse nicht übereinstimmt, wird ein neuer Kontakt erstellt. Damit dies funktioniert, muss die E-Mail-Adresse exakt übereinstimmen.

• Es ist nicht möglich, der Vorlage Spalten hinzuzufügen. Benutzerdefinierte Spalten werden nicht importiert.

• Wenn Sie zusätzliche Informationen zu Spendern haben, etwa eine zweite Telefonnummer, ein Geburtsdatum oder den Namen des Ehepartners, können Sie diese in einer Notiz oder Anmerkung angeben.

Ziel für importierte Zahlungen auswählen

Beim Import von Zahlungen verwendet Zeffy die Spalte FormTitle, um zu bestimmen, wo die Zahlungen gespeichert werden.

In eine bestehende aktive Kampagne importieren

Um importierte Zahlungen mit einer aktiven Kampagne zu verknüpfen, geben Sie den exakten Kampagnennamen in der Spalte Form Title ein. Der Name muss exakt übereinstimmen, einschließlich Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen und Satzzeichen. Wenn die Namen nicht übereinstimmen, erstellt Zeffy stattdessen ein neues archiviertes Formular.

Tipp: Kopieren Sie den Kampagnennamen direkt aus Ihrem Zeffy-Dashboard, um Tippfehler zu vermeiden.

In ein neues archiviertes Formular importieren

Wenn der Form Title mit keiner aktiven Kampagne übereinstimmt, erstellt Zeffy automatisch ein neues archiviertes Formular im Bereich Past Ihrer Kampagnen. Diese Formulare organisieren Ihre historischen Daten und können über öffentliche Links keine neuen Zahlungen annehmen. Sie können sie jedoch weiterhin filtern und in Berichten verwenden.

Jeder separate Import erstellt ein eigenes Formular, auch wenn Sie denselben Formularnamen erneut verwenden. Zwei Importe mit dem Namen „Donations 2025“ erstellen beispielsweise zwei separate archivierte Formulare. So können Sie nachvollziehen, wann verschiedene Datenmengen importiert wurden. Um Duplikate zu vermeiden, muss der Name einer aktiven Kampagne exakt übereinstimmen.

Weitere Möglichkeiten, Zahlungen zu einer aktiven Kampagne hinzuzufügen

Neben Importen können Sie einzelne Zahlungen über manuelle Zahlungseinträge zu einer aktiven Kampagne hinzufügen.

Datei importieren

1. Gehen Sie zu Payments und klicken Sie auf New Payment und anschließend auf Import.

2. Prüfen Sie die wichtigsten Hinweise auf dem Einrichtungsbildschirm und laden Sie die Vorlage herunter, falls Sie dies noch nicht getan haben. Klicken Sie anschließend auf Next.

3. Ziehen Sie Ihre Datei auf dem Bildschirm Select a file to import per Drag-and-drop in das Fenster oder klicken Sie auf Select a file. Unterstützte Formate: XLSX, XLS, CSV.

4. Klicken Sie auf Next.

5. Ordnen Sie auf dem Bildschirm Map Fields Ihre Quellspalten den Zielfeldern zu. Eine Datenvorschau hilft Ihnen, die Zuordnung zu überprüfen.

6. Wählen Sie Ihre Importoptionen aus:

   • Steuerbescheinigungen erstellen: Wählen Sie aus, ob automatisch Steuerbescheinigungen erstellt werden sollen. Stellen Sie bei Tickets und Mitgliedschaften sicher, dass die Spalte Eligible Amount in Ihrer Datei ausgefüllt ist.

   • Dankes-E-Mails senden: Nur für Importe mit weniger als 1.000 Zeilen und erst verfügbar, sobald Ihre Organisation mindestens 4 Zahlungen erhalten hat. Wenn diese Option aktiviert ist, erhält jeder Spender mit einer E-Mail-Adresse und einem begünstigten Betrag eine Dankes-E-Mail mit dem Link zum Beleg sowie gegebenenfalls den E-Tickets oder Mitgliedskarten.

7. Fahren Sie mit den verbleibenden Schritten fort und bestätigen Sie den Vorgang. Ihre Datei wird analysiert und anschließend verarbeitet.

Wenn Ihre Datei korrekt formatiert ist, wird der Import direkt verarbeitet und Ihre Zahlungen erscheinen innerhalb weniger Minuten unter Payments.

Nach dem Import

Nach einem erfolgreichen Import:

• Zahlungen werden im Bereich Payments neben Ihren regulären Transaktionen angezeigt.

• Kontakte werden automatisch erstellt oder anhand einer exakten Übereinstimmung der E-Mail-Adresse mit bestehenden Kontakten verknüpft.

• Steuerbescheinigungen, E-Tickets und Mitgliedskarten werden abhängig von Ihren Importoptionen und dem Zahlungstyp automatisch erstellt.

• Alle PDFs sind über die Zahlungsansicht zugänglich, indem Sie auf eine einzelne Zahlung klicken.

Importierte Zahlungen können nachträglich nicht bearbeitet werden. Sie können den Betrag, das Datum oder die Zahlungsmethode einer importierten Transaktion nicht ändern.

Importfehler beheben

Wenn Ihre Datei Formatierungsfehler enthält, zeigt ein Pop-up an, wie viele Zeilen betroffen sind. Klicken Sie auf See ___ issues, um die Fehler in einer Arbeitsmappe zu überprüfen; fehlerhafte Zellen werden rot hervorgehoben. Sie können auch Import without ___ contacts auswählen, um nur die gültigen Zeilen zu importieren.

Häufige Fehler:

• Mindestens eine Identifizierung: Sie müssen eine E-Mail-Adresse, einen Vornamen oder einen Nachnamen angeben. Diese Felder dürfen nicht alle leer sein.

• Ungültiges Land: Verwenden Sie einen gültigen zwei- oder dreistelligen Ländercode, zum Beispiel CA, US, FR.

• Ungültiger Typ: Verwenden Sie ausschließlich kleingeschrieben donation, ticket oder membership.

• Ungültige E-Mail-Adresse: Das Feld muss eine gültige E-Mail-Adresse enthalten.

• Ungültige Sprache: Verwenden Sie ausschließlich EN oder FR.

• Ungültiges Datum: Verwenden Sie das Format dd/mm/yyyy mit allen Nullen.

• Ungültige Zahlungsmethode: Verwenden Sie einen der aufgeführten Werte für Zahlungsmethoden und geben Sie ihn exakt wie angezeigt ein.

• Zu viele Zeilen: Ihre Datei überschreitet das Limit von 10.000 Zeilen. Teilen Sie sie in kleinere Dateien auf.

Import löschen oder rückgängig machen

Einzelne Zahlungen löschen

Sie können importierte Zahlungen einzeln löschen:

1. Gehen Sie zu Payments.

2. Klicken Sie auf die Zeile der Zahlung. Klicken Sie nicht auf den Namen des Spenders, da dadurch die Kontaktseite geöffnet wird.

3. Klicken Sie oben rechts in der Zahlungsansicht auf Actions.

4. Klicken Sie auf Delete.

Gesamten Import rückgängig machen

Informationen zum Rückgängigmachen eines vollständigen Kontaktimports finden Sie unter Datenimport löschen oder rückgängig machen.

Weitere Hinweise:

Wiederkehrende Spender und Mitglieder können nicht so importiert werden, dass ihre wiederkehrenden Zahlungen oder Mitgliedschaften über Zeffy automatisch weiter verlängert werden.

Verwenden Sie für historische Daten zu wiederkehrenden Unterstützern die Vorlage für den Zahlungsimport. Informationen zum Import von Mitgliedern und zur Erstellung von Mitgliedskarten finden Sie unter Mitglieder importieren und Mitgliedskarten erstellen. Informationen zum Import historischer Datensätze wiederkehrender Spenden finden Sie unter Wiederkehrende Zahlungen und Spenden importieren.

Nächste Schritte

• So werden importierte Daten in Zeffy angezeigt — Erfahren Sie, wie Zahlungen und Kontakte nach dem Import verknüpft werden.

• Kontakte verwalten und bearbeiten — Überprüfen Sie die Kontaktprofile, die durch Ihren Zahlungsimport erstellt wurden.

• Berichte und Datenexport — Erfahren Sie, wie Sie Ihre Zahlungs- und Kontaktdaten exportieren.