Dankes-E-Mails (Bestätigungs-E-Mails) verwalten

Wenn eine Zahlung über Zeffy erfolgt, wird automatisch eine Bestätigungs-E-Mail (auch als „Dankes-E-Mail“ bezeichnet) an den Spender oder Käufer gesendet.

Scrollen Sie nach unten, um alles über Bestätigungs-E-Mails zu erfahren (wie sie funktionieren, wie Sie sie bearbeiten, ihren Zustellstatus überprüfen und sie bei Bedarf erneut versenden), oder klicken Sie auf einen Abschnitt unten, um direkt dorthin zu springen.

Wie funktionieren Bestätigungs-E-Mails?

Zeffy sendet automatisch für jede erfolgreiche Zahlung, die auf der Plattform getätigt wird, eine Bestätigungs-E-Mail. Die E-Mail wird unmittelbar nach Abschluss der Transaktion gesendet und enthält:

• Ein Zahlungsbeleg

• Transaktionsdetails

• Ihre individuelle Dankesnachricht

• Alle Dokumente, die mit der Zahlung verbunden sind (E-Ticket, Zuwendungsbestätigung usw.)

Wenn für die Zahlung eine Zuwendungsbestätigung oder ein E-Ticket erstellt wurde, wird dieses Dokument an die Bestätigungs-E-Mail angehängt. Wenn kein Dokument erstellt wurde, wird die E-Mail trotzdem gesendet, jedoch ohne Anhänge.

Wie kann ich die an Spender gesendete Dankes-E-Mail bearbeiten?

• Klicken Sie in Ihrem Zeffy-Dashboard im Menü auf der linken Seite auf „Campaigns“. 

• Klicken Sie rechts neben der Kampagne, die Sie anpassen möchten, auf „Edit“. 

• Gehen Sie in der Navigationsleiste Ihres Formular-Editors zum Abschnitt „Dankes-E-Mail“.

• Bitte beachten Sie, dass dieser Abschnitt beim Bearbeiten eines Event-Formulars mit einem Datum möglicherweise mit „Automatisierte E-Mails“ bezeichnet ist.

• Sobald Sie sich im Abschnitt „Dankes-E-Mail“ oder „Automatisierte E-Mails“ befinden, können Sie den Text der Nachricht personalisieren. Die Farbe der Dankes-E-Mail passt sich automatisch der Markenfarbe Ihrer Organisation an und sorgt nach einer Spende für eine ansprechende, zu Ihrem Markenauftritt passende Bestätigung.

• 💡 Bestätigungs-E-Mails haben hohe Öffnungsraten. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihren Unterstützern zu danken und zusätzliche Informationen zu Ihrer Kampagne oder Ihrem Event zu vermitteln.

Wie kann ich den Status einer Bestätigungs-E-Mail überprüfen?

Wenn ein Spender meldet, dass er seine Bestätigungs-E-Mail nicht erhalten hat, können Sie den Zustellstatus direkt in Ihrem Dashboard überprüfen.

So überprüfen Sie den E-Mail-Status:

• Melden Sie sich in Ihrem Zeffy-Dashboard an.

• Gehen Sie zu Payments und suchen Sie die betreffende Transaktion.

• Klicken Sie auf die Zahlung, für die Sie den E-Mail-Status überprüfen möchten.

Achten Sie darauf, nicht auf den Namen des Spenders zu klicken. Wenn Sie auf den Namen klicken, gelangen Sie zur Kontaktseite des Spenders, die die hier beschriebenen Informationen zum E-Mail-Status nicht enthält. Klicken Sie stattdessen an eine andere Stelle in der Zeile der Zahlung.

• Nachdem Sie auf die Zahlung geklickt haben, wird auf der rechten Seite des Bildschirms ein Bereich geöffnet.

• Scrollen Sie im unteren Bereich des Panels zum Abschnitt Kommunikation zur Dankes-E-Mail , um den Status der automatischen Bestätigungs-E-Mail von Zeffy zu überprüfen. 

Häufige Statusangaben sind:

• Zugestellt: Die E-Mail wurde erfolgreich an den E-Mail-Anbieter des Spenders zugestellt, aber noch nicht geöffnet oder angeklickt. Wenn der Spender sie nicht finden kann, bitten Sie ihn, seinen Spam-, Junk- oder Werbeordner zu überprüfen.

• Geöffnet: Die E-Mail wurde erfolgreich zugestellt und geöffnet.

• Angeklickt: Die E-Mail wurde geöffnet und mindestens ein Link in der E-Mail wurde angeklickt. 

• Zurückgekommen/Fehlgeschlagen – Die E-Mail konnte nicht zugestellt werden, häufig aufgrund einer falschen oder ungültigen E-Mail-Adresse. In diesem Fall können Sie die E-Mail an die korrigierte Adresse erneut senden, indem Sie die unten beschriebenen Schritte befolgen. 

Wie sende ich eine Bestätigungs-E-Mail, einen Beleg oder ein E-Ticket erneut?

Wenn ein Spender seine E-Mail nicht erhalten hat oder sie erneut gesendet werden muss, können Sie sie über Ihr Dashboard erneut senden. So senden Sie eine Bestätigungs-E-Mail erneut:

• Melden Sie sich in Ihrem Zeffy-Dashboard an.

• Gehen Sie zu Payments und suchen Sie die betreffende Transaktion.

• Klicken Sie auf die Zahlung, für die Sie den E-Mail-Status überprüfen möchten.

Achten Sie darauf, nicht auf den Namen des Spenders zu klicken. Wenn Sie auf den Namen klicken, gelangen Sie zur Kontaktseite des Spenders, die die hier beschriebenen Informationen zum E-Mail-Status nicht enthält. Klicken Sie stattdessen an eine andere Stelle in der Zeile der Zahlung.

• Nachdem Sie auf die Zahlung geklickt haben, wird auf der rechten Seite des Bildschirms ein Bereich geöffnet.

• Klicken Sie dort oben rechts auf More oder Actions und wählen Sie anschließend Beleg erneut senden.

• Sie werden aufgefordert, die E-Mail-Adresse zu bestätigen, an die der Beleg erneut gesendet werden soll. Standardmäßig ist dies die beim Kauf verwendete E-Mail-Adresse. Sie können sie jedoch aktualisieren, wenn Sie den Beleg an eine andere E-Mail-Adresse senden müssen.

• Klicken Sie auf „Confirm“, sobald die E-Mail-Adresse des Empfängers korrekt ist. Anschließend wird eine Kopie der Bestätigungs-E-Mail (einschließlich Ihrer Dankesnachricht, des Zahlungsbelegs und aller zugehörigen Dokumente) erneut gesendet.