Dankes-E-Mails (Bestätigungs-E-Mails) verwalten

Wenn eine Zahlung über Zeffy getätigt wird, wird automatisch eine Bestätigungs-E-Mail (auch „Dankes-E-Mail“ genannt) an den Spender oder Käufer gesendet.

Scrollen Sie nach unten, um alles über Bestätigungs-E-Mails zu erfahren (wie sie funktionieren, wie Sie sie bearbeiten, ihren Zustellungsstatus überprüfen und sie bei Bedarf erneut senden), oder klicken Sie auf einen der folgenden Abschnitte, um direkt dorthin zu springen.

Wie funktionieren Bestätigungs-E-Mails?

Zeffy sendet automatisch eine Bestätigungs-E-Mail für jede erfolgreiche Zahlung, die über die Plattform getätigt wird. Die E-Mail wird unmittelbar nach Abschluss der Transaktion gesendet und enthält:

• Einen Zahlungsbeleg

• Transaktionsdetails

• Ihre individuelle Dankesnachricht

• Alle Dokumente, die mit der Zahlung verbunden sind (E-Ticket, Zuwendungsbestätigung usw.)

• Eine Schaltfläche Weitere Unterstützungsmöglichkeiten, über die der Unterstützer auf Ihre Organisationsseite gelangt

Wenn für die Zahlung eine Zuwendungsbestätigung oder ein E-Ticket erstellt wurde, wird dieses Dokument an die Bestätigungs-E-Mail angehängt. Wurde kein Dokument erstellt, wird die E-Mail trotzdem gesendet, jedoch ohne Anhänge.

Was ist die Schaltfläche „Weitere Unterstützungsmöglichkeiten“?

Bestätigungs-E-Mails enthalten eine Schaltfläche Weitere Unterstützungsmöglichkeiten, über die der Unterstützer zu Ihrer Organisationsseite gelangt, um weitere Kampagnen zu entdecken. Die Schaltfläche erscheint auf allen Belegen und in allen Arten von Dankes-E-Mails, jedoch nicht auf Zuwendungsbestätigungen. Eine E-Mail, die gesendet wird, während Ihre Organisationsseite noch nicht veröffentlicht ist, enthält diese Schaltfläche nicht.

Wie kann ich die an Spender gesendete Dankes-E-Mail bearbeiten?

• Klicken Sie in Ihrem Zeffy-Dashboard im Menü auf der linken Seite auf „Kampagnen“.

• Klicken Sie rechts neben der Kampagne, die Sie anpassen möchten, auf „Bearbeiten“.

• Wählen Sie im linken Menü des Formular-Editors „Automatisierte Kommunikation“ aus.

• Im Abschnitt „Automatisierte Kommunikation“ können Sie den Nachrichtentext personalisieren. Die Farbe der Dankes-E-Mail passt sich automatisch an die Markenfarbe Ihrer Organisation an. So erhalten Spender nach ihrer Zahlung eine ansprechende Bestätigung, die zu Ihrem Markenauftritt passt.

• 💡 Bestätigungs-E-Mails werden häufig geöffnet. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihren Unterstützern zu danken und ihnen weitere Informationen zu Ihrer Kampagne oder Ihrem Event mitzuteilen.

Wie kann ich den Status einer Bestätigungs-E-Mail überprüfen?

Wenn ein Spender angibt, keine Bestätigungs-E-Mail erhalten zu haben, können Sie den Zustellungsstatus direkt in Ihrem Dashboard überprüfen.

So überprüfen Sie den E-Mail-Status:

• Melden Sie sich bei Ihrem Zeffy-Dashboard an.

• Öffnen Sie Zahlungen und suchen Sie die betreffende Transaktion.

• Klicken Sie auf die Zahlung, deren E-Mail-Status Sie überprüfen möchten.

Achten Sie darauf, nicht auf den Namen des Spenders zu klicken. Wenn Sie auf den Namen klicken, gelangen Sie zur Kontaktseite des Spenders. Dort finden Sie die hier beschriebenen Informationen zum E-Mail-Status nicht. Klicken Sie stattdessen an eine beliebige andere Stelle in der Zahlungszeile.

• Nachdem Sie auf die Zahlung geklickt haben, wird auf der rechten Seite des Bildschirms ein Bereich geöffnet.

• Scrollen Sie zum Abschnitt Dankeskommunikation unten im Bereich, um den Status der automatischen Bestätigungs-E-Mail von Zeffy zu überprüfen.

Häufige Statusmeldungen sind:

• Zugestellt: Die E-Mail wurde erfolgreich an den E-Mail-Anbieter des Spenders zugestellt, aber noch nicht geöffnet oder angeklickt. Wenn der Spender die E-Mail nicht findet, bitten Sie ihn, den Spam-, Junk- oder Werbeordner zu überprüfen.

• Geöffnet: Die E-Mail wurde erfolgreich zugestellt und geöffnet.

• Angeklickt: Die E-Mail wurde geöffnet und mindestens ein darin enthaltener Link wurde angeklickt.

• Zurückgewiesen/Fehlgeschlagen – Die E-Mail konnte nicht zugestellt werden, häufig aufgrund einer falschen oder ungültigen E-Mail-Adresse. In diesem Fall können Sie die E-Mail nach den unten beschriebenen Schritten erneut an die korrigierte Adresse senden.

Wie sende ich eine Bestätigungs-E-Mail, einen Beleg oder ein E-Ticket erneut?

Wenn ein Spender seine E-Mail nicht erhalten hat oder sie erneut zugesendet bekommen möchte, können Sie sie über Ihr Dashboard erneut senden. So senden Sie eine Bestätigungs-E-Mail erneut:

• Melden Sie sich bei Ihrem Zeffy-Dashboard an.

• Öffnen Sie Zahlungen und suchen Sie die betreffende Transaktion.

• Klicken Sie auf die Zahlung, deren E-Mail-Status Sie überprüfen möchten.

Achten Sie darauf, nicht auf den Namen des Spenders zu klicken. Wenn Sie auf den Namen klicken, gelangen Sie zur Kontaktseite des Spenders. Dort finden Sie die hier beschriebenen Informationen zum E-Mail-Status nicht. Klicken Sie stattdessen an eine beliebige andere Stelle in der Zahlungszeile.

• Nachdem Sie auf die Zahlung geklickt haben, wird auf der rechten Seite des Bildschirms ein Bereich geöffnet.

• Klicken Sie dort oben rechts auf Mehr oder Aktionen und wählen Sie anschließend Beleg erneut senden.

• Sie werden aufgefordert, die E-Mail-Adresse zu bestätigen, an die der Beleg erneut gesendet werden soll. Standardmäßig ist dies die E-Mail-Adresse, die beim Kauf verwendet wurde. Sie können sie jedoch ändern, wenn Sie den Beleg an eine andere E-Mail-Adresse senden möchten.

• Klicken Sie auf „Bestätigen“, sobald die E-Mail-Adresse des Empfängers korrekt ist. Daraufhin wird eine Kopie der Bestätigungs-E-Mail (einschließlich Ihrer Dankesnachricht, des Zahlungsbelegs und aller zugehörigen Dokumente) erneut gesendet.