Zahlungsstreitigkeiten und Rückbuchungen

Warum hat mein Spender oder Käufer die Zahlung angefochten?

Eine Zahlungsanfechtung oder Rückbuchung tritt auf, wenn ein Karteninhaber bei seiner kartenausgebenden Bank einen Antrag auf Rückbuchung der Zahlung stellt. Meistens geschieht dies, wenn eine Person eine Belastung von Zeffy auf ihrem Kontoauszug nicht erkennt und bei ihrer Bank eine Zahlungsanfechtung einreicht.

Was geschieht, wenn eine Zahlung angefochten wird?

Wenn eine Zahlungsanfechtung eingereicht wird, wird der Kartenanbieter (die Bank) die Belastung vorübergehend zurückbuchen, bis weitere Untersuchungen abgeschlossen sind, um den Karteninhaber vor Kreditkartenbetrug zu schützen. Diese automatische Rückbuchung der Zahlung erscheint auf Ihrer Seite wie eine Rückerstattung. Die Beträge werden jedoch erst dann offiziell an den Spender zurückgezahlt, wenn der Kartenanbieter die Transaktion geprüft hat.

Zeffy legt dem Kartenanbieter im Namen der Organisation Nachweise vor, um zu belegen, dass die Belastung rechtmäßig war.

Sobald die Bank uns mitteilt, dass ein Spender die Belastung angefochten hat, werden Sie umgehend per E-Mail darüber informiert. Wir informieren Sie über die angefochtene Belastung und stellen Ihnen in dieser E-Mail die Kontaktinformationen des Käufers zur Verfügung. Auch der Käufer wird per E-Mail darüber informiert, dass er eine Belastung angefochten hat.

So zeigen Sie eine angefochtene Transaktion in Ihrem Zeffy-Konto an:

• Melden Sie sich bei Zeffy an und navigieren Sie zum Tab „Zahlungen“.

• Filtern Sie die Seite „Zahlungen“ nach „Zahlungsstatus“: Entfernen Sie die standardmäßig ausgewählten Status und wählen Sie stattdessen den Status „Angefochten“ aus, um alle angefochtenen Zahlungen anzuzeigen.

Was soll ich tun, wenn eine Zahlung angefochten wird?

Zeffy prüft jede Zahlungsanfechtung, um festzustellen, ob die Transaktion tatsächlich rechtmäßig war. Wir legen der Bank im Namen der Organisation Nachweise vor, um die Zahlungsanfechtung zu Ihren Gunsten beizulegen. Sie können einige Maßnahmen ergreifen, um unser Team bei der Beilegung dieser Zahlungsanfechtungen zu unterstützen:

Kontaktieren Sie Ihren Spender

Nehmen Sie Kontakt mit dem Karteninhaber auf, um nach dem Grund für die Zahlungsanfechtung zu fragen. Die Kontaktaufnahme kann ihm helfen, die Belastung zu erkennen oder den Grund für die Zahlungsanfechtung zu ermitteln. Nachfolgend finden Sie eine Liste häufiger Gründe für Zahlungsanfechtungen und Hinweise dazu, wie Sie je nach Antwort des Spenders reagieren sollten:

• Wenn er bestätigt, dass er die Transaktion erkennt: Bitten Sie ihn, seine Bank zu kontaktieren und die Zahlungsanfechtung zurückzuziehen. Senden Sie uns eine Kopie Ihres E-Mail-Austauschs mit dem Spender, aus der hervorgeht, dass er seine Bank kontaktiert hat, um die Zahlungsanfechtung zurückzuziehen, oder lassen Sie sich schriftlich bestätigen, dass er die Belastung erkennt.

• Wenn er bestätigt, dass er die Transaktion erkennt, aber eine Rückerstattung für einen freiwilligen Beitrag an Zeffy wünscht: Informieren Sie ihn darüber, dass das Zeffy-Team den hinterlassenen freiwilligen Beitrag erstatten kann, und bitten Sie ihn, die Zahlungsanfechtung bei seiner Bank zurückzuziehen. Senden Sie uns eine Kopie Ihres E-Mail-Austauschs mit dem Spender, aus der hervorgeht, dass er seine Bank kontaktiert hat, um die Zahlungsanfechtung zurückzuziehen, oder lassen Sie sich schriftlich bestätigen, dass er die Belastung erkennt.

• Wenn er bestätigt, dass er die Transaktion erkennt, aber eine vollständige Rückerstattung wünscht:

  • Wenn Ihre Organisation ihm den Betrag erstatten möchte, führen Sie dieselben Schritte wie oben aus. Die Möglichkeit, die Rückerstattung auszustellen, wird verfügbar, sobald die Zahlungsanfechtung zurückgezogen wurde.

  • Wenn die von ihm geleistete Zahlung nicht erstattungsfähig ist, teilen Sie ihm die Rückerstattungsrichtlinie Ihrer Organisation mit. Wenn er sich weigert, die Zahlungsanfechtung zurückzuziehen, können Sie unserem Team die Rückerstattungsrichtlinie Ihrer Organisation, einen Nachweis darüber, dass sie dem Spender mitgeteilt wurde, sowie alle Nachweise dafür übermitteln, dass ihm bewusst war, dass die Transaktion nicht erstattungsfähig ist. Unser Team kann diese Unterlagen als Nachweis dafür einreichen, dass die Belastung rechtmäßig war.

• Wenn er nicht antwortet, werden wir in Ihrem Namen dennoch Nachweise für die Rechtmäßigkeit der Transaktion einreichen. Wenn Sie Nachweise haben, die Ihrer Meinung nach relevant sein könnten, können Sie auf die E-Mail zur Zahlungsanfechtung antworten und die Informationen an unser Team senden.

Aktualisieren Sie die Bezeichnung auf Ihrem Kontoauszug

Unsere Bezeichnungen für Zahlungen beginnen zwar immer mit ZEFFY, Sie können jedoch anpassen, was danach angezeigt wird. Eine aussagekräftige Bezeichnung für Zahlungen hilft Ihren Spendern künftig dabei, ihre Zahlungen leichter zu erkennen und weitere Zahlungsanfechtungen zu vermeiden. Um die Bezeichnung auf Ihrem Kontoauszug zu aktualisieren, können Sie die Anweisungen hier aufrufen.

Wie lange dauert es, eine Zahlungsanfechtung beizulegen?

Eine vollständige Bearbeitung von Zahlungsanfechtungen dauert normalerweise etwa 90 Tage.

Normalerweise haben wir zwischen 30 und 40 Tage Zeit, der Bank eine Antwort mit Nachweisen zu übermitteln. Sobald diese Informationen an die kartenausgebende Bank übermittelt wurden, warten wir auf deren Entscheidung.

Sobald die Nachweise eingereicht wurden, liegt es vollständig im Ermessen der Bank, ob die Beträge an Sie oder den Spender zurückgezahlt werden. Leider hat Zeffy keinen Einfluss auf das Ergebnis einer Zahlungsanfechtung, da dieses vollständig in den Händen des Bankinstituts des Spenders liegt.

Nachdem wir die Nachweise eingereicht haben, kann es weitere 30 oder mehr Tage dauern, bis die Bank eine Entscheidung trifft.

Wann erfahre ich, ob die Zahlungsanfechtung beigelegt wurde?

Sobald die Zahlungsanfechtung beigelegt wurde, erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie darüber informiert werden, dass der Status der Zahlungsanfechtung aktualisiert wurde. Sehen Sie in Ihrer Liste „Zahlungen“ nach, um den Status der Zahlungsanfechtung in Ihrem Konto anzuzeigen. Klicken Sie auf die Zahlung, um den aktualisierten Status aufzurufen.

Wenn die Zahlungsanfechtung zu Ihren Gunsten beigelegt wurde, wird sie im Detailbereich der Zahlung als „Zahlungsanfechtung gewonnen“ gekennzeichnet. Die Beträge werden automatisch wieder auf Ihr Zeffy-Konto eingezahlt und in einer bevorstehenden Auszahlung berücksichtigt.

Wenn die Zahlungsanfechtung zugunsten des Spenders beigelegt und als „Zahlungsanfechtung verloren“ gekennzeichnet wurde, behält der Spender seine Rückerstattung.