Dankes- (Bestätigungs-)E-Mails verwalten

Wenn eine Zahlung über Zeffy getätigt wird, wird automatisch eine Bestätigungs-E-Mail (auch „Dankes-E-Mail“ genannt) an den Spender oder Käufer gesendet.

Scrollen Sie nach unten, um alles über Bestätigungs-E-Mails zu erfahren (wie sie funktionieren, wie Sie sie bearbeiten und ihren Zustellstatus prüfen und sie bei Bedarf erneut senden können), oder klicken Sie auf einen der folgenden Abschnitte, um direkt dorthin zu springen.

Wie funktionieren Bestätigungs-E-Mails?

Zeffy sendet dem Spender nach einer erfolgreichen Online-Zahlung automatisch eine Bestätigungs-E-Mail, sofern der Spender eine E-Mail-Adresse angegeben hat. Bei manuell erfassten Zahlungen wird die E-Mail nur gesendet, wenn Sie den Versand einer Benachrichtigungs-E-Mail auswählen. Die E-Mail enthält:

• Einen Zahlungsbeleg

• Transaktionsdetails

• Ihre persönliche Dankesnachricht

• Links zu allen mit der Zahlung verbundenen Dokumenten (E-Ticket, Zuwendungsbestätigung usw.)

• Eine Schaltfläche Weitere Möglichkeiten zur Unterstützung, über die Unterstützer zu Ihrer Landingpage gelangen

Wenn für die Zahlung eine Zuwendungsbestätigung oder ein E-Ticket erstellt wurde, enthält die Bestätigungs-E-Mail einen Link dazu (der Beleg oder das E-Ticket wird nicht als Datei angehängt). Wurde kein Dokument erstellt, wird die E-Mail trotzdem ohne diesen Link gesendet.

Was ist die Schaltfläche „Weitere Möglichkeiten zur Unterstützung“?

Bestätigungs-E-Mails enthalten eine Schaltfläche Weitere Möglichkeiten zur Unterstützung, über die Unterstützer zu Ihrer Landingpage gelangen, um Ihre weiteren Kampagnen zu entdecken. Die Schaltfläche erscheint bei allen Beleg- und Dankes-E-Mail-Typen, jedoch nicht bei Zuwendungsbestätigungen. Eine E-Mail, die gesendet wird, während Ihre Landingpage noch nicht veröffentlicht ist, enthält diese Schaltfläche nicht.

Wie kann ich die an Spender gesendete Dankes-E-Mail bearbeiten?

• Klicken Sie in Ihrem Zeffy-Dashboard im Menü auf der linken Seite auf „Kampagnen“. 

• Klicken Sie rechts neben der Kampagne, die Sie anpassen möchten, auf „Bearbeiten“. 

• Wählen Sie im linken Menü des Formular-Editors „Dankes-E-Mail“ aus (bei Kampagnen mit Erinnerungs- oder Verlängerungs-E-Mails heißt der Eintrag „Automatische E-Mails“). Wählen Sie bei Event-, Shop-, Mitgliedschafts- und Auktion-Kampagnen stattdessen „Automatisierte Kommunikation“ aus.

• In diesem Abschnitt können Sie den Nachrichtentext personalisieren. Die Farbe der Dankes-E-Mail richtet sich nach der Farbe (und dem Hellen oder Dunklen Modus), die Sie für Ihre Kampagne ausgewählt haben. So erhalten Spender nach ihrer Spende eine ansprechende Bestätigung, die zu Ihrem Markenauftritt passt.

• 💡 Bestätigungs-E-Mails haben hohe Öffnungsraten. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihren Unterstützern zu danken und ihnen zusätzliche Informationen zu Ihrer Kampagne oder Ihrem Event mitzuteilen.

Wie kann ich den Status einer Bestätigungs-E-Mail prüfen?

Wenn ein Spender meldet, dass er die Bestätigungs-E-Mail nicht erhalten hat, können Sie den Zustellstatus direkt in Ihrem Dashboard prüfen.

So prüfen Sie den E-Mail-Status:

• Melden Sie sich bei Ihrem Zeffy-Dashboard an.

• Gehen Sie zu Zahlungen und suchen Sie die betreffende Transaktion.

• Klicken Sie auf die Zahlung, deren E-Mail-Status Sie prüfen möchten.

Klicken Sie dabei nicht auf den Namen des Spenders. Wenn Sie auf den Namen klicken, gelangen Sie zur Kontaktseite des Spenders. Dort finden Sie die hier beschriebenen Informationen zum E-Mail-Status nicht. Klicken Sie stattdessen an eine andere Stelle in der Zeile der Zahlung.

• Nachdem Sie auf die Zahlung geklickt haben, öffnet sich rechts auf dem Bildschirm ein Bereich.

• Scrollen Sie zum Abschnitt Dankes-Kommunikation unten im Bereich, um den Status der automatischen Bestätigungs-E-Mail von Zeffy zu prüfen. 

Häufige Statusmeldungen sind:

• Zugestellt: Die E-Mail wurde erfolgreich an den E-Mail-Anbieter des Spenders zugestellt, aber noch nicht geöffnet oder angeklickt. Wenn der Spender sie nicht finden kann, bitten Sie ihn, den Spam-, Junk- oder Werbeordner zu prüfen.

• Geöffnet: Die E-Mail wurde erfolgreich zugestellt und geöffnet.

• Angeklickt: Die E-Mail wurde geöffnet und mindestens ein Link darin wurde angeklickt. 

• Unzustellbar/Fehlgeschlagen – Die E-Mail konnte nicht zugestellt werden, häufig aufgrund einer falschen oder ungültigen E-Mail-Adresse. In diesem Fall können Sie die E-Mail an die korrigierte Adresse erneut senden. Folgen Sie dazu den unten beschriebenen Schritten. 

Wie kann ich eine Bestätigungs-E-Mail, einen Beleg oder ein E-Ticket erneut senden?

Wenn ein Spender seine E-Mail nicht erhalten hat oder sie erneut zugesendet bekommen möchte, können Sie sie über Ihr Dashboard erneut senden. So senden Sie eine Bestätigungs-E-Mail erneut:

• Melden Sie sich bei Ihrem Zeffy-Dashboard an.

• Gehen Sie zu Zahlungen und suchen Sie die betreffende Transaktion.

• Klicken Sie auf die Zahlung, deren E-Mail-Status Sie prüfen möchten.

Klicken Sie dabei nicht auf den Namen des Spenders. Wenn Sie auf den Namen klicken, gelangen Sie zur Kontaktseite des Spenders. Dort finden Sie die hier beschriebenen Informationen zum E-Mail-Status nicht. Klicken Sie stattdessen an eine andere Stelle in der Zeile der Zahlung.

• Nachdem Sie auf die Zahlung geklickt haben, öffnet sich rechts auf dem Bildschirm ein Bereich.

• Klicken Sie dort oben rechts auf Mehr oder Aktionen und wählen Sie anschließend Erneut senden für den Beleg.

• Sie werden aufgefordert, die E-Mail-Adresse zu bestätigen, an die der Beleg erneut gesendet werden soll. Standardmäßig ist dies die E-Mail-Adresse, die beim Kauf verwendet wurde. Sie können sie jedoch ändern, wenn Sie den Beleg an eine andere E-Mail-Adresse senden möchten.

• Klicken Sie auf „Bestätigen“, sobald die E-Mail-Adresse des Empfängers stimmt. Anschließend wird eine Kopie der Bestätigungs-E-Mail (einschließlich Ihrer Dankesnachricht, des Zahlungsbelegs und aller zugehörigen Dokumente)  erneut gesendet.