Mise en place d'un événement avec plusieurs dates et tranches d'horaire

Configurez et gérez vos événements récurrents à plusieurs dates et heures.

Sauter à une section de cet article : 

Configurer mon formulaire avec plusieurs dates/heures

Créer mes tarifs de billets et fixer leurs limites pour un événement à dates/heures multiples

Obtenir mes rapports de fréquentation et de vente pour chaque jour de mon événement

Comment envoyer rapidement un courriel aux participants de mon événement

Configurer un formulaire d'événement avec plusieurs occurrences

Cette fonction est idéale si vous vendez des billets pour des spectacles, des visites de musées, des représentations, des cours ou tout autre type d'événement qui a lieu plusieurs fois. 

Lorsque vous configurez un événement à dates multiples, vos acheteurs de billets choisissent d'abord la date et l'heure auxquelles ils souhaitent assister, puis passent au processus de sélection des billets. Voici ce qu'ils verront lorsqu'ils arriveront sur le formulaire :

Étapes à suivre pour configurer le formulaire: 

1. Allez dans "Formulaires" > "+ Nouveau formulaire" > sélectionnez "Evénement" > "Démarrer ce formulaire" 

2. Sur la page "Informations générales", faites défiler vers le bas jusqu'à "Date et heure"

3. Cliquez sur "Ajouter une date" et fixez la date et l'heure de votre premier événement

• Si l'événement se produit à la même heure sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle :
  Cliquez sur "Se produit une fois" sous la date et sélectionnez la fréquence de l'événement dans la liste déroulante. Les dates comprises entre la "date de début" et la date "se produit jusqu'au" indiquée seront automatiquement affichées dans la liste déroulante.
  
• Si l'événement se produit à des dates sporadiques ou à des moments différents :
  Laissez l'occurrence de la première date à "se produit une fois" et cliquez sur "Ajouter une date" pour ajouter une nouvelle date ou une nouvelle heure.
  

4. Vous pouvez fixer une date de clôture des ventes pour chaque événement. Si vous souhaitez arrêter la vente de billets pendant une certaine période avant l'événement, définissez la "date de clôture" des ventes pour ce jour. La définition d'une date de clôture désactivera l'option de sélection des billets lorsque cette date sera sélectionnée. Il n'est pas obligatoire de fixer une date de clôture pour vos ventes.

Créez vos tarifs de billets et définissez leurs disponibilités

Allez dans la section "Billets" de l'éditeur de formulaire pour configurer vos billets.

Comprendre les disponibilités et les quantités de billets pour les événements à dates multiples

• Le "Nombre total de billets par date" permet d'indiquer le nombre total de billets pouvant être vendus par date. Ce nombre inclut tous les types de billets que vous créez. Vos ventes seront fermées lorsque cette limite sera atteinte.
• Pour fixer une quantité limitée de billets par type de billet, cliquez sur "Options" sur le billet que vous souhaitez limiter et entrez le nombre disponible dans la case "Nombre total de billets pour ce tarif par date". Vous limiterez ainsi le nombre de billets de ce type pouvant être sélectionnés pour chaque date de votre événement.
• Il n'est pas possible de fixer une limite de billets pour chaque événement. Les limites s'appliquent à la date et à l'heure de l'événement. 
  
  

6. La "personnalisation" et le "partage" peuvent être configurés de la même manière que n'importe quel autre formulaire d'événement. L'affichage et les liens ne changeront pas si vous avez plus d'une occurrence. 

7. Configurez votre courriel de rappel. Dans les "Paramètres avancés", un e-mail de rappel est programmé pour être envoyé par défaut 7 jours avant votre événement avec un message générique. Vous pouvez programmer le nombre de jours avant l'événement que vous souhaitez qu'il soit envoyé et modifier le message, vous pouvez également désactiver l'envoi de l'e-mail de rappel.

 

Le rappel sera envoyé aux participants à des moments différents en fonction de la date et de l'heure choisies pour participer à votre événement. Il sera envoyé le nombre exact de jours avant la date et l'heure de l'événement choisi par le participant. Pour en savoir plus sur les courriels de rappel, cliquez ici.

Obtenez vos rapports de vente et de fréquentation pour un événement à dates et heures multiples

1. Allez dans l'onglet "Paiements

2. Filtrez votre page par nom de formulaire et sélectionnez votre formulaire multi-dates. Cliquez sur "Appliquer"

• Une fois ce filtre appliqué, vous verrez tous les achats effectués sur votre formulaire pour chaque jour de l'événement. Vous pouvez exporter ce rapport en conservant le filtre appliqué et en cliquant sur "Exporter" en haut de la page.

3. Le filtre "Sélectionner la date de l'événement" apparaît après l'application du filtre sur le nom du formulaire. Vous pouvez alors sélectionner la date pour laquelle vous souhaitez obtenir un rapport en sélectionnant une date dans le menu déroulant et en cliquant sur "Appliquer"

4. Une fois le nom du formulaire et la date de l'événement appliqués, cliquez sur "Exporter" en haut de la page pour obtenir le rapport de vos ventes, voir les participants à cette date et leurs réponses aux questions personnalisées que vous avez pu poser dans votre formulaire. 

Pour visualiser rapidement le montant total collecté pour votre événement et le nombre total de billets achetés, allez dans "Formulaires" et consultez les données présentées sous "Détails"

Comment envoyer rapidement un courriel aux participants à un événement

1. Allez dans l'onglet "Paiements"

2. Filtrez par nom de formulaire et sélectionnez le formulaire de votre événement dans la liste déroulante, puis cliquez sur "Appliquer".

• Pour envoyer un courriel à tous les participants, quelle que soit la date à laquelle ils ont choisi d'arriver, conservez ce filtre et cliquez sur "Nouveau message" en haut de la page. Un écran s'ouvre à droite, dans lequel vous pouvez rédiger votre message et l'envoyer. 

3. Pour envoyer un courriel aux participants qui ont acheté des billets pour une date spécifique, appliquez le filtre du nom du formulaire, puis sélectionnez la date de l'événement dans le filtre "Sélectionner la date de l'événement".

4. Une fois les filtres appliqués, cliquez sur "Nouveau message", rédigez votre message et envoyez-le lorsque vous êtes prêt.