Modifiez votre courriel de rappel dans les paramètres avancés de votre formulaire d'événement. Vous trouverez ci-dessous des conseils pour l'éditer et le programmer, ainsi que des notes importantes.
Par défaut, sur les formulaires d'événements, un bref courriel de rappel est programmé pour être envoyé automatiquement 7 jours avant la date de début. Si vous ne souhaitez pas envoyer de courriel de rappel, vous pouvez le désactiver dans les paramètres avancés du formulaire.
Comment modifier votre courriel de rappel
- Allez dans l'onglet "Mes formulaires
- Cliquez sur "Modifier" à côté de votre formulaire d'événement
- Allez dans la section "Paramètres avancés
- Le courriel de rappel est la première option listée. Cliquez sur "Modifier" et un écran s'ouvrira à droite pour vous permettre de rédiger votre courriel.
- Modifiez la ligne d'objet. Par défaut, l'objet sera "Rappel - [titre du formulaire] est à venir !
- Modifiez le nombre de jours avant l'événement vous souhaitez que le rappel soit envoyé. Par défaut, il sera envoyé une semaine avant.
Veuillez noter...
- Lorsque vous enregistrez le formulaire pour la première fois, le titre et l'adresse de l'événement sont utilisés pour rédiger le courriel de rappel par défaut. Si vous changez le titre de votre événement ou le lieu, vous devez modifier ces informations manuellement dans le rappel.
- Si vous clonez votre formulaire, le rappel n'est pas dupliqué. Vous devez le modifier à nouveau. Le titre de l'événement sera le nom du formulaire cloné (c'est-à-dire [titre de l'événement] (1)). Veillez à modifier votre ligne d'objet et l'adresse de votre événement si elle n'est pas la même que celle de l'événement cloné.
Quand est-ce que mon courriel de rappel sera envoyé ?
Le rappel sera envoyé une fois, automatiquement à l'heure exacte du début de votre événement, le nombre de jours avant l'événement que vous avez sélectionné dans les paramètres avancés:
⚠️ Si vous ne programmez pas de date d'événement dans la section "date et heure" de la page "Informations générales", il ne sera pas possible de configurer un e-mail de rappel.
Exemple : Votre événement a lieu le 10 janvier à 17h00. Le rappel est programmé pour être envoyé 3 jours avant. Il sera envoyé automatiquement le 7 janvier à 17h00.
Les courriels de rappel ne peuvent pas être envoyés plus d'une fois. Voici ce qu'il faut faire si le rappel a déjà été envoyé. Si vous souhaitez envoyer plus d'un courriel de rappel, veuillez voter pour cette demande de fonctionnalité.
Variables du courriel de rappel
Il y a 4 variables que vous pouvez utiliser dans le courriel de rappel :
- Prénom : le prénom de la personne sera rempli automatiquement
- Nom : le nom de famille de la personne sera rempli automatiquement
- Billet électronique : inclut un lien vers le(s) billet(s) électronique(s) de la personne
- Date : La date et l'heure indiquées dans la section des informations générales de votre événement seront indiquées ici.
Marche à suivre si le courriel de rappel a déjà été envoyé
Si votre courriel de rappel est envoyé, il ne sera pas envoyé à nouveau automatiquement, même si vous réduisez le nombre de jours sélectionnés avant l'envoi du courriel. Voici comment vous pouvez envoyer un deuxième rappel à vos participants :
- Allez dans l'onglet "Mes contacts"
- Appliquez le filtre "formulaire complété" et sélectionnez le formulaire de votre événement pour obtenir une liste de tous les contacts qui ont complété ce formulaire
- Sélectionnez les contacts et cliquez sur "Nouveau message"
- Composez votre courriel, ou copiez-collez l'e-mail de rappel, ou insérez votre modèle de courriel de rappel si vous en avez un. (Pour en savoir plus sur les modèles de courriel, cliquez ici)
- Envoyez votre courriel à l'heure souhaitée. Cet e-mail sera envoyé immédiatement, il ne peut pas être programmé.
Idées d'éléments à inclure dans le courriel de rappel
- Informations relatives au site, telles que le trajet, le parking et d'autres notes importantes concernant l'accès au site ;
- Informer les participants de tout changement ou ajustement de dernière minute ;
- Une liste des articles dont les participants ont besoin et des informations sur le code vestimentaire ;
- Si les billets sont exigés pour l'entrée, rappelez aux participants de les avoir à portée de main et d'utiliser la variable "e-Ticket" ;
- Si votre événement se déroule en plein air, incluez des informations sur le plan en cas de mauvais temps ;
- Un grand merci à vos participants !