Importer des données dans des formulaires Zeffy existants : possibilités et limites

Lorsque vous effectuez une importation de paiements dans Zeffy, vous avez deux options pour l'emplacement de vos données importées :

Importer dans une campagne active existante — en faisant correspondre le nom de la campagne dans votre feuille d'importation au nom exact d'une campagne active de votre compte.
Créer un nouveau formulaire archivé — si le nom de la campagne dans votre feuille ne correspond à aucune campagne active, Zeffy créera automatiquement un nouveau formulaire dans la section « Passées » de vos campagnes pour organiser vos données historiques importées.

Comment importer des données dans une campagne active

Pour ajouter des paiements importés directement dans un formulaire actif existant, assurez-vous que le nom de la campagne inscrit dans votre feuille d'importation est identique au nom de la campagne active dans votre compte Zeffy.

Conseils pour faire correspondre le nom de la campagne :

Copiez le nom de la campagne directement depuis votre tableau de bord Zeffy pour éviter les fautes de frappe ou les différences de formatage
Respectez exactement la casse, les espaces et la ponctuation
Si les noms ne correspondent pas, Zeffy créera un nouveau formulaire archivé au lieu d'ajouter les paiements à votre campagne active

Comment les importations de paiements créent des formulaires archivés

Si le nom de la campagne dans votre feuille ne correspond pas à une campagne active, de nouveaux formulaires sont automatiquement créés pour organiser vos données importées. Ces formulaires sont placés dans la section « Passées » de vos campagnes, ce qui permet de garder vos données historiques importées séparées de vos campagnes de collecte de fonds actives, tout en vous permettant d'y accéder et de générer des rapports.

Pourquoi certains paiements importés se retrouvent-ils dans la section des campagnes passées ?

Lorsqu'il n'y a pas de campagne active correspondante, les importations de paiements sont conçues pour vous aider à gérer vos données de transactions historiques en parallèle de vos paiements actuels. En créant des formulaires archivés, Zeffy conserve vos données historiques importées séparément de vos campagnes actives, tout en vous permettant d'y accéder et de générer des rapports.

Points clés à propos des formulaires de paiements importés archivés :

Les formulaires importés apparaissent dans la section « Passées » de votre tableau de bord. Vous pouvez y accéder en cliquant sur « Campagnes » dans le menu de navigation à gauche, puis en cliquant sur la section « Passées » en haut.
Ces formulaires ne peuvent pas accepter de nouveaux paiements via les liens publics
Ils servent de contenants pour vos données historiques et à des fins de rapport

Comprendre les noms de formulaires en double

Si votre importation ne correspond pas à une campagne active, chaque importation distincte crée son propre ensemble de formulaires, même si vous utilisez le même nom de formulaire lors de plusieurs importations.

Par exemple, si vous effectuez une première importation de paiements avec plusieurs paiements sous un formulaire appelé « Dons 2025 », un formulaire de don nommé « Dons 2025 » sera créé dans votre compte. Tous les paiements de cette importation se retrouveront sous ce formulaire.

Si vous effectuez une deuxième importation et utilisez à nouveau le nom de formulaire « Dons 2025 » (et qu'aucune campagne active ne porte exactement ce nom), Zeffy créera un deuxième formulaire appelé « Dons 2025 ». Les paiements ne seront pas regroupés sous le même formulaire — chaque importation crée son propre formulaire distinct.

💡 Note : Ce fonctionnement vous permet de suivre le moment où différents lots de données ont été importés, ce qui peut être utile pour l'audit et la gestion des données. Pour éviter les doublons et garder les paiements regroupés sous une même campagne, assurez-vous que le nom de la campagne dans votre feuille correspond exactement à une campagne active.

Utiliser les noms de formulaires pour filtrer et organiser vos données

Vous pouvez utiliser les titres de formulaires créés lors des importations pour filtrer vos paiements et vos contacts lors de la génération de rapports.

Comment tirer parti des noms de formulaires importés :

Utilisez les noms de formulaires pour identifier des campagnes ou des périodes spécifiques
Filtrez la section « Paiements » par nom de formulaire pour voir tous les paiements d'une importation donnée
Générez des rapports pour des ensembles de données importés spécifiques grâce aux filtres de formulaires
Suivez les donateurs qui ont contribué à des campagnes ou à des événements particuliers

Cela vous permet de segmenter efficacement vos données historiques, même si les formulaires sont archivés.

Ajouter des paiements à des formulaires actifs existants

Il existe deux façons d'ajouter des paiements reçus en dehors de Zeffy à un formulaire actif existant :

Utiliser une importation : Entrez le nom de votre campagne active dans la colonne « campagne » de votre feuille d'importation, en veillant à ce qu'il corresponde exactement au nom de la campagne active. Les paiements importés seront ajoutés directement à cette campagne active.
Utiliser la fonction de paiement manuel : Pour les transactions individuelles, vous pouvez les ajouter une à une sans créer de nouveau formulaire.

Cliquez ici pour apprendre à ajouter des entrées de paiement manuelles à un formulaire existant.

Consulter les paiements importés

Où trouver les paiements importés :

Allez dans l'onglet « Collecte de fonds » de votre menu principal
Cliquez sur « Paiements » et faites une recherche par nom de donateur, courriel, etc. en utilisant la barre de recherche en haut
Tous les paiements importés apparaissent aux côtés de vos paiements habituels
Utilisez les filtres pour trier et afficher des paiements importés spécifiques
Cliquez sur une transaction individuelle pour accéder aux détails du paiement

Filtrer par formulaires importés

Utilisez le filtre par nom de formulaire pour générer des rapports sur tous les dons et donateurs associés à une importation ou une campagne spécifique.

Étapes pour filtrer par formulaire :

Allez dans la section « Paiements » sous « Collecte de fonds »
Cliquez sur l'icône de filtre
Sélectionnez le ou les noms de formulaires que vous souhaitez voir, puis cliquez sur « Exporter » pour obtenir un rapport ou consulter les résultats filtrés

Questions fréquentes et dépannage

Puis-je importer des paiements directement dans une campagne active ?

Oui ! Pour importer des paiements directement dans une campagne active existante, assurez-vous que le nom de la campagne dans votre feuille d'importation correspond exactement au nom de la campagne active dans votre compte. S'il n'y a pas de correspondance, Zeffy créera un nouveau formulaire archivé à la place.

Puis-je déplacer des paiements importés vers un formulaire actif après l'importation ?

Cela dépend du type de paiement :

Dons : Oui — les dons importés peuvent être déplacés vers une autre campagne de dons active après l'importation.
Autres types de paiements (billets, inscriptions, etc.) : Non, ceux-ci ne peuvent pas être déplacés d'un formulaire archivé vers un formulaire actif une fois importés.

Si vous souhaitez que vos paiements importés (autres que les dons) soient rattachés à une campagne active, faites correspondre le nom de la campagne dans votre feuille à celui de la campagne active avant l'importation. Sinon, vous pouvez annuler l'importation et la refaire avec le bon nom de campagne.

Que faire si j'ai des donateurs récurrents à importer ?

Si vous avez des donateurs avec des dons mensuels ou annuels récurrents, ou des membres avec des paiements de renouvellement actifs, vous ne pouvez pas transférer leurs informations de paiement à Zeffy pour poursuivre leurs paiements récurrents automatiquement. Leurs transactions récurrentes doivent être arrêtées sur votre plateforme actuelle, et les donateurs devront initier de nouvelles transactions récurrentes via un formulaire Zeffy.

Pour de l'aide sur le transfert de données de paiements récurrents historiques, cliquez ici : Importer des membres et des donateurs mensuels avec paiements récurrents.

Puis-je annuler une importation ?

Oui, vous pouvez annuler une importation. Veuillez noter que les paiements importés ne peuvent pas être supprimés individuellement. Si vous souhaitez supprimer un paiement importé, vous devrez supprimer l'ensemble de l'importation et la refaire sans le paiement que vous souhaitez retirer.

Pour les instructions sur comment annuler ou supprimer une importation de données, consultez : Comment supprimer ou annuler une importation de données