Connecter Zeffy à QuickBooks

Comment ça fonctionne

Lorsque Zeffy émet un virement, il crée automatiquement un Dépôt dans QuickBooks avec une ventilation ligne par ligne des revenus de chaque campagne. Quand votre relevé bancaire importe ce même virement, QuickBooks le rapproche automatiquement du Dépôt déjà créé par Zeffy. Il suffit à votre trésorier de cliquer sur Rapprocher — aucune saisie manuelle n'est nécessaire.

Vous pouvez également synchroniser vos données Zeffy avec QuickBooks via Zapier. Cliquez ici pour plus d'informations.

Configurer l'intégration

La configuration se trouve dans Finances > QuickBooks et vous guide à travers trois étapes. Chaque section se déverrouille une fois la précédente complétée.

Étape 1 — Connecter QuickBooks

1. Accédez à Finances > QuickBooks
2. Cliquez sur Connecter à QuickBooks
3. Complétez la connexion OAuth QuickBooks
4. Une fois connecté, le nom de votre entreprise QuickBooks s'affiche, ainsi qu'un bouton Déconnecter

Note : Se déconnecter met en pause les synchronisations, mais conserve tous vos paramètres (compte bancaire et mappings de campagnes). Se reconnecter au même compte QuickBooks reprend là où vous en étiez. Si vous vous connectez à un autre compte QuickBooks, vos paramètres de compte bancaire et de mapping de campagnes seront réinitialisés — un avertissement s'affichera avant que cela se produise.

Étape 2 — Sélectionner votre compte bancaire

1. Dans la section Compte bancaire QuickBooks, ouvrez le menu déroulant
2. Sélectionnez le compte bancaire sur lequel vos dépôts Zeffy apparaissent dans QuickBooks
3. Cliquez sur Enregistrer

C'est le compte sur lequel Zeffy enregistrera les Dépôts à chaque virement émis.

Étape 3 — Mapper vos campagnes

C'est ici que vous associez chaque campagne Zeffy aux bons comptes de revenus QuickBooks. Le tableau de mapping liste toutes vos campagnes avec jusqu'à trois champs :

• Compte QB (obligatoire) — le Compte de revenus où les recettes de cette campagne sont catégorisées
• Classe QB (optionnel) — classification par département ou programme, si votre organisation utilise les Classes dans QuickBooks
• Produit/Service QB (optionnel) — suivi au niveau des articles, si applicable

Les colonnes Classe et Produit/Service n'apparaissent que si votre compte QuickBooks en dispose.

1. Pour chaque campagne, sélectionnez un Compte QB dans le menu déroulant
2. Assignez optionnellement une Classe et/ou un Produit/Service
3. Cliquez sur Enregistrer — vous pouvez sauvegarder et revenir plus tard même si certaines campagnes ne sont pas encore mappées

Note : Si votre organisation utilise les Fonds, les campagnes de dons sont mappées au niveau du fonds plutôt qu'au niveau de la campagne. Les campagnes de billetterie, d'adhésion et autres sont toujours mappées au niveau de la campagne.

Les campagnes sans Compte QB assigné sont signalées par une icône ⚠️. Les transactions provenant de campagnes non mappées apparaîtront comme « Non catégorisées » dans QuickBooks — la synchronisation ne sera pas bloquée, mais mapper toutes vos campagnes assure une comptabilité propre.

Dons additionnels et portions déductibles fiscalement

Une ligne de mapping par défaut couvre :

• Les dons additionnels collectés sur les formulaires de billetterie et d'adhésion
• Les portions déductibles fiscalement des ventes de billets (le montant au-dessus de la juste valeur marchande)

Configurez-la une seule fois dans le tableau de mapping — elle s'applique automatiquement à toutes les campagnes.

Suivre l'état des synchronisations

Liste des virements

Une fois l'intégration active, une colonne Sync QB apparaît dans Finances > Virements :

Détail d'un virement

Cliquez sur un virement pour voir la ventilation QuickBooks complète. Chaque ligne affiche la campagne, le Compte QB, la Classe, le Produit/Service, le montant et l'état de synchronisation. Cette vue correspond exactement aux lignes du Dépôt créé dans QuickBooks.

Bannières d'avertissement

Si quelque chose nécessite votre attention, un indicateur rouge apparaît sur la section Finances et l'onglet QuickBooks. Les avertissements courants incluent :

• Aucun compte bancaire sélectionné — l'étape 2 doit être complétée avant que les synchronisations puissent s'exécuter
• Campagnes non mappées — une ou plusieurs campagnes ne sont pas associées à un Compte QB ; ces transactions apparaîtront comme Non catégorisées dans QuickBooks
• Mapping invalide — un Compte de revenus assigné à une campagne a été supprimé ou désactivé dans QuickBooks

Notifications par email

Zeffy vous envoie un email si :

• Une synchronisation échoue (par exemple, en raison d'une connexion QuickBooks expirée ou d'une erreur API)
• Un mapping est invalide parce qu'un Compte de revenus QuickBooks a été supprimé ou désactivé
• Un virement synchronisé contenait des transactions provenant de campagnes non mappées

À savoir

• Synchronisation unidirectionnelle — Zeffy envoie les données vers QuickBooks. Les modifications effectuées dans QuickBooks ne se synchronisent pas vers Zeffy.
• Virements futurs uniquement — l'intégration synchronise les virements à partir du moment où elle est activée. Les virements passés ne sont pas synchronisés rétroactivement.
• Pas de synchronisation des remboursements — les remboursements ne sont pas synchronisés automatiquement et doivent être traités via des entrées de journal directement dans QuickBooks.
• Synchronisation au niveau du virement — Zeffy crée un Dépôt par virement, ventilé par campagne ou par fonds. Les transactions individuelles ne sont pas envoyées dans QuickBooks.