Vous trouverez ci-dessous une liste complète, mais non exhaustive, des raisons pour lesquelles il peut y avoir des divergences entre les différents rapports disponibles sur Zeffy.
Veillez à exclure les transactions hors ligne (manuelles)
Si vous remarquez un écart entre les montants lors de votre comptabilité et que vous essayez de réconcilier vos différents rapports, on vous conseille tout d'abord de vérifier que vous ne comptez pas de transactions hors ligne (chèques, espèces, autres), car celles-ci ne seront pas incluses dans votre virement.
Pour savoir si une transaction a été effectuée hors ligne, vérifiez la colonne "méthode de paiement" dans votre tableau de bord ou dans l'export de "Mes paiements". Si l'un d'entre eux indique "espèce", "chèque" ou "autre", cela confirme que la transaction a été effectuée hors ligne et que le montant n'est donc pas inclus dans le virement.
Pour exclure les transactions hors ligne, filtrez la colonne "Méthode de paiement" de la fiche exportée pour n'afficher que les transactions par carte et par PAD/ACH. La somme de ces montants correspondra à ce qui est inclus dans le rapport de virement.
Un virement hebdomadaire/mensuel n'inclut pas nécessairement toutes les transactions de la semaine/du mois en question
Si vous bénéficiez d'un virement hebdomadaire, vous recevez votre virement à tous les lundis. Toutefois, cela ne signifie pas que toutes les transactions de ce virement ont eu lieu la semaine précédente. Il se peut que des transactions de cette semaine-là soient encore en cours de traitement ou que des transactions de la semaine précédente aient été incluses. Pour filtrer en fonction des dates appropriées, procédez comme suit :- Allez dans l'onglet "Banque" > "Virements" et cliquez sur le virement que vous souhaitez analyser.
- Regardez la première et la dernière date de transaction incluse dans le virement.
- Filtrez votre page "mes paiements" en utilisant les mêmes dates pour obtenir la liste de toutes les transactions reçues.
- Comparer vos rapports de virement et transactions.
Les mêmes conseilles s'appliquent aux virements mensuels. Si vous recevez votre virement le troisième jour de chaque mois, l'export de votre rapport de virement ne comprend pas nécessairement toutes les transactions du dernier mois. Certaines transactions reçues à la fin du mois peuvent être incluses dans le paiement du mois suivant. Certaines transactions du mois précédent peuvent être incluses dans le paiement de ce mois. Une fois de plus, vérifiez les dates dans les détails du virement !
Veillez à exclure les transactions remboursées ou contestées.
Les transactions remboursées et contestées apparaîtront toujours dans l'export "Mes dons / Mes ventes". Pour être sûr de ne prendre en compte que les transactions valides, veillez à exclure celles qui ont été annulées ou remboursées lorsque vous consultez le rapport.
Pour les contestations de paiement : Dans l'export "Mes dons/mes ventes", ajoutez des filtres à la colonne "Statut" pour ne pas montrer les montants contestés (disputé).
(Qu'est-ce qu'une transaction contestée?)
Pour les remboursements : Reportez-vous à la colonne "Montant remboursé" pour déduire les montants remboursés de votre total.
Veillez à comparer les rapports au cours de la même période.
Les rapports exportés à partir des pages "Virements" et "Transactions" sont des rapports mensuels. Si les ventes d'un événement ont été réalisées sur plusieurs mois, veillez à exporter les rapports pour chaque mois au cours duquel les ventes ont été réalisées.
Allez dans l'onglet "Banque" et sous "Transactions", vous pouvez sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez obtenir le rapport à l'extrême droite de votre écran, à côté du bouton "Exporter".
Un paiement par débit pré autorisé (PAD) peut être en cours de traitement
Le traitement d'un paiement effectué par PAD peut prendre jusqu'à 10 jours. La date réelle de la transaction correspondra à la date à laquelle elle a été émise, et non à la date à laquelle elle a été traitée. Si vous comparez un rapport de transaction à votre rapport de paiement, assurez-vous d'omettre les paiements PAD dont le traitement n'est pas terminé ou qui ont été traités trop tard pour être inclus dans le paiement.
Un don supplémentaire effectué lors de l'achat peut être compté deux fois
Si un participant achète un billet et laisse un don supplémentaire à votre organisme, il se peut qu'il soit compté deux fois. Notez que le montant indiqué dans la colonne "Montant payé" comprend déjà le montant du don supplémentaire. Par conséquent, n'ajoutez pas le montant indiqué dans la colonne "Don supplémentaire" pour calculer le total reçu.
Aucune de ces options s'applique à ma situation
Nous comprenons que la réconciliation est une partie très importante de la clôture d'un événement de collecte de fonds, alors n'hésitez pas si vous avez besoin d'aide ou si vous avez d'autres questions ou préoccupations. Si aucune des réponses ci-dessus ne correspond à votre situation, veuillez nous contacter à l'adresse contact@zeffy.com et inclure les éléments suivants, le cas échéant :
- Le nom associé à la transaction concernée
- Le montant que vous n'arrivez pas à réconcilier - veuillez nous indiquer comment vous avez obtenu ce chiffre ou à quel endroit vous avez perçu une anomalie pour que nous puissions suivre vos calculs.
- Les exports auxquelles vous faites référence (précisez si vous avez appliqué une date, un nom de formulaire ou d'autres filtres).